Gestionnaire de Scolarité Formation Continue

**À propos de nous**:
Le poste est à pouvoir à la Faculté de santé, au sein du Service Universitaire de Développement Professionnel Continu en Santé et Soins (SUDPC2S). Le SUDPC2S est un service transversal collaborant avec les trois départements de la faculté de santé. Il est placé en situation d’interface systématique entre les responsables d’enseignement, les stagiaires/étudiants et la Mission Formation Continue et Apprentissage. Le service est composé d’une équipe administrative de trois personnes : deux gestionnaires de formations et une responsable N+1.

**Mission**:
**Gérer 73 formations universitaires**: Diplômes d’Université (DU), Diplômes Inter-Universitaires (DIU) et Attestations d’Etudes Universitaires (AEU),**en s’assurant du bon déroulement des formations, de leur ouverture à la diplomation.
- Gérer l’ouverture des formations et les diverses démarches d’inscriptions:

- Vérifier les prérequis d’ouverture des formations et des inscriptions administratives (programmes, listes des autorisés à s’inscrire, justificatifs d’inscription) et les déposer sur la plateforme Sharepoint pour la MFCA
- S’assurer de la conformité et du bon déroulement des processus d’inscriptions administratives des stagiaires, réaliser des relances
- Réaliser les inscriptions administratives en formation initiale, éditer les cartes d’étudiant
- Réaliser les inscriptions pédagogiques en formation continue et en formation initiale
- Collecter les émargements et les enquêtes
- Gérer les résultats:

- Rédiger les arrêtés de jurys, les procès-verbaux
- Saisir les résultats, éditer les relevés de notes, les attestations de réussite, les parchemins de diplômes
- Traiter les demandes d’authentification de diplômes

**Effectuer des tâches transversales**
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
- Gérer sa messagerie nominative et ses messageries fonctionnelles
- Saisir, mettre en forme des documents divers
- Classer et archiver les documents (réseau informatique et archives papier)
- Assister la responsable du service
- Participer à la campagne d’habilitation des DU-DIU-AEU
- Participer ponctuellement à des surveillances d’examens ou tenue de bureaux de votes

**Profil**:
**Connaissances**:

- Organisation générale et fonctionnement de l’établissement et de ses composantes
- Connaissance de l’environnement professionnel lié au domaine de la santé
- Connaissance des cursus de santé
- Réglementation relative aux études et aux diplômes

**Savoir faire technique**:

- Maîtrise des logiciels Apogée, Word, Excel, messagerie électronique, édition des cartes d’étudiants
- Maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil (reformuler les demandes, écoute active, apaiser les conflits )
- Maîtrise de l’expression écrite (orthographe, syntaxe, prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres)
- Enregistrer les messages et rendre compte
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage

**Savoirs comportementaux**:

- Ecoute, rigueur et disponibilité
- Analyser et gérer les demandes d’information
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Méthode et organisation
- Réactivité, initiative
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Savoir rendre compte sur l’avancée des dossiers

**Conditions générales du poste**:

- Catégorie du poste : C
- Corps de recrutement : ATRF
- Quotité de travail : 100%
- Date de prise de fonctions souhaitée : Le plus rapidement possible
- Poste ouvert uniquement aux contractuels
- Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : 1 an- Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
- Rémunération: comprise entre1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
- Localisation géographique :133 route de Narbonne - 31062 TOULOUSE