Assistant.e de Direction

**La commune de Neuville-sur-Saône recrute un-e assistant-e de direction**

Sous l’autorité directe du Maire et du DGS, l’assistant-e de direction est chargé-e d’assurer l’assistance administrative du DGS, du Maire et des élus, l’organisation des assemblées, la gestion d’agendas et d’évènements, la supervision des réclamations usagers.

**Missions**:
**Assistance administrative du DGS et des élus**
- Gestion des flux de courrier entrants et sortants. Diffusion du courrier entrant dans les services. Traitement spécifique des courriers sensibles et d’intérêt Maire / Direction générale. Administration de la messagerie courriel Cabinet.
- Rédaction et mise en forme de courriers à la signature des élus.
- Gestion des parapheurs à la signature du DGS, du Maire et des élus délégués.
- Assistance à la gestion de l’agenda du Maire, des élus délégués et du DGS, : prise de RV, gestion des absences, planification de réunions, réservation de salles, organisation de déplacements.
- Constitution de dossiers à destination du Maire ou du DGS, en lien avec les services concernés.
- Filtrage des sollicitations auprès du Maire, des élus et du DGS.
- Secrétariat de cabinet : veille sur évènements communaux, préparation de lettres de félicitations, de condoléances, de remerciements
- Elections : organisation de la composition des bureaux de vote, assistance aux élus et au DGS lors des opérations électorales (présence lors des scrutins et élaboration des PV).
- Relecture / mise en forme de documents divers.
- Gestion de plannings : salles municipales et véhicules mutualisés.

**Organisation des assemblées**
- La fonction concerne le Conseil municipal (minimum 8 réunions par an) et les Comités syndicaux du syndicat du gymnase du lycée et de la gendarmerie (minimum 2 réunions de chaque syndicat par an), ainsi que le suivi des décisions du Maire prises sur délégation du Conseil et des arrêtés (hors voirie).
- Elaboration et diffusion du retroplanning aux services rédacteurs.
- Ordonnancement de l’ordre du jour, des rapports et annexes.
- Envoi des convocations et pièces afférentes, gestion des pouvoirs et des absences des élus.
- Publicité des séances et des actes : affichage, publication internet.
- Secrétariat administratif de la séance : prise de notes, vérification du quorum et du résultat des votes, élaboration et lancement des diaporamas de présentation des rapports.
- Elaboration du procès-verbal des séances.
- Télétransmission des actes en Préfecture.
- Notification des délibérations émanant de la Direction générale, organisation des signatures afférentes.
- Supervision des notifications et signatures des autres services.
- Gestion des registres : délibérations et arrêtés du Maire.

**Organisation de réunions et d’évènements**
- Montage de réunions de toute nature impliquant les élus et/ou le DGS : gestion des agendas partagés, réservation de salle, convocations et invitations, transmission de supports et de comptes-rendus.
- Secrétariat du Comité de direction bimensuel : planning des réunions, participation aux échanges, compte-rendu analytique.
- Secrétariat des commissions municipales : agenda, convocations, envoi de documents.
- Organisation des cérémonies patriotiques et commémorations (une dizaine d’évènements par an) : agenda, invitations, message ministériel, dispositions d’intendance.
- Organisation de toute manifestation ou réunion ponctuelle à l’initiative des élus ou du DGS.

**Supervision des réclamations usagers**
- Transmission des réclamations (reçues au téléphone, via internet, courrier ou mail) aux élus et services concernés.
- Transmission de certaines réponses aux usagers pour le compte du Maire ou des élus.
- Suivi du traitement des réclamations par un tableau de bord. Relance des demandes non traitées.

**Activités assurées dans le cadre de la polyvalence interne à l’unité ou au service**
- Participation et secrétariat du Comité de direction bimensuel.

**Zones d’autonomie et de responsabilité**
- Autonomie dans l’organisation du service.

**Profil recherché**:
**Connaissances**
- Connaissance de l’environnement territorial.
- Connaissances en matière de production et de publication des actes des collectivités.
- Intérêt pour la vie de la collectivité.

**Méthodes et techniques**
- Informatique : maitrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint), notions en publication sur site internet.
- Planification et organisation des activités.
- Prise de note et rédaction de comptes-rendus.

**Comportements et attitudes**
- Discrétion professionnelle.
- Sens politique.
- Qualités relationnelles.
- Qualités rédactionnelles, excellente orthographe.
- Rigueur et organisation.

**Caractéristiques requises pour tenir le poste**
- Statut : titulaire
- Formation (nature, niveau) : Bac, BTS ou DUT tertiaire / administratif / carrières pu