Assistant-e Administratif-ve Du Service Traitement

**Assistant-e administratif-ve du service traitement administratif - Réf : SD_1441**:
Fonction RIFSEEP : Instructeur administratif
Groupe : B2
IFSE Poste : 435,67 €
SEGUR : 100 €

DGA Solidarités Départementales
Maison départementale de l'autonomie
Direction parcours à domicile
Service traitement administratif

**Catégorie B**

**Filière**:

- Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**:

- Rédacteurs territoriaux

**Lieu**: Montpellier Alco

**Description du poste**:
**Missions**:

- Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
- Participer à la mise en œuvre des missions de service ainsi qu'à l'élaboration des objectifs annuels, sous l'autorité du chef de service.
- Coordonner les informations relatives aux affaires traitées par le chef de service en lien avec les autres services et directions de la MDA ainsi qu’au niveau des relations partenariales.
- Participe à la mise en œuvre de la politique départementale de l'autonomie en matière d'action médico-sociale en faveur des personnes âgées en situation de perte d'autonomie ou des personnes en situation de handicap.

**Activités**:

- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la gestion du courrier
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
- Assiste le chef de service dans ses missions de gestion administrative et de gestion RH
- Intervient en soutien de l’équipe dans les missions de gestion administrative et assure le suivi administratif de certains dossiers usagers suivis par le STA.
- Elabore, optimise et met en œuvre les outils et procédures liés au bon fonctionnement de service, en appui sur les logiciels spécifiques (tableur Excel, power point, etc.)
- Assure la tenue des tableaux de bord enregistrant la répartition, la traçabilité des interventions de service ainsi que la saisie de données à visée statistiques.
- Rédige et diffuse les notes et comptes rendus de réunion du service ainsi que les courriers réponses aux usagers et partenaires du service.
- Assure la circulation de l'information tant au sein de la maison de l'autonomie qu'à destination du partenariat.
- Assiste le chef de service dans la gestion administrative et logistique des ressources humaines (plannings, gestion et suivi de l’effectif, gestion des besoins matériels)
- Assiste le chef de service dans le traitement des dossiers complexes, dans la mise en place et le suivi des dispositifs spécifiques en tenant compte du cadre juridique
- Répond aux demandes des usagers dans le cadre de la charte qualité accueil (accueil physique et téléphonique), peut participer à la permanence d’accueil physique et téléphonique.
- Participe aux travaux liés au paramétrage du logiciel métier SOLIS
- Assure la gestion des frais de déplacements sur le logiciel ULYSSE
- Coordonne l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires, Assure l'ouverture des droits aux logiciels métiers.

Utilisation des outils informatiques:

- Word, Excel, Powerpoint, Business Object Iodas (puis Solis), Oodrive, Chronos

**Profil recherché**:
**Connaissances**:

- Classement et archivage
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Organisation et fonctionnement du Département
- Qualité : démarche, méthodes, outils
- Partenaires du domaine d'intervention
- Dispositif(s) du domaine d'intervention
- Données du territoire d'intervention
- Politique(s) publique(s) du domaine d'intervention
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention

**Savoir-faire**:

- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Respecter la charte graphique
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Animer des groupes de travail
- Tenir des tableaux de bord
- Concevoir des tableaux de bord
- Conduire une réunion
- Conseiller dans son domaine d'intervention

**Savoirs comportementaux**:

- Capacité d'adaptation
- Aptitude à la communication
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Esprit d'initiative
- Esprit de synthèse

**Informations complémentaires**:

- Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
- Poste inscrit dans un périmètre projet : NON
- Identification du périmètre : Accueil du public
- Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre : Référent Relais

**Autres informations sur le poste**

**Chiffres clés**
- Gestion d’un budget : NON
- Encadrement d’équip