Assistant.e D’accueil Et de Secrétariat

L’unité de Gestion Savoie Hébergement regroupe 3 résidences (414 places) sur le site du Bourget du lac et 5 résidences (839 places) sur le site de Chambéry (851 places) soit 1265 places.

L’unité de gestion met en oeuvre la politique en matière d'hébergement décidée par la direction du Crous Grenoble Alpes.

Elle assure la gestion administrative, humaine, matérielle et financière des sites. Elle participe à l’optimisation de l'occupation des résidences d'hébergements et contribue à l’amélioration des conditions d'accueil des étudiants. Elle assure le dialogue avec les partenaires locaux (université, écoles, EPLE avec du sup, établissements privés, collectivités territoriales, bailleurs, associations étudiantes ).

Profil du poste:
Placé(e) sous la responsabilité du DUG et DUG Adjoint, l’assistant.e d’accueil et de secrétariat est chargé.e d’assurer l’accueil du public, la gestion et l’administration des résidences universitaires.

Accueil
- Assurer l’accueil du public physique et téléphonique (usagers, partenaires, entreprises),
- Informer, renseigner et orienter le public (accueil physique, téléphonique et gestion des

mails des résidences)
- Être le relai entre l’étudiant et l’administration
- Réception et tri du courrier entrant ;
- Participer à la sécurité des étudiants, des personnels et des biens.

Gestion locative
- Organiser, planifier et assurer les états des lieux d’entrée et de sortie ;
- Encaisser les loyers et travailler en liaison avec les différents services du CROUS et la

CAF ;
- Utiliser un TPE
- Saisir et vérifier les constatations de nuitées, loyers et prestations ;
- Veille à l’occupation optimum de la résidence ;
- Suivi de l’occupation et des affectations (Heberg et l’outil de suivi des réservations) ;
- Effectue toutes les tâches liées à la gestion locative (traitement des dossiers locatifs

(Ebail), gestion et suivi des dossier administratifs (H3Web)
- Vérifie et suit les dossiers (relances, demandes de pièces manquantes, etc.).

Travail en collaboration avec l’ensemble des équipes
- Direction Unité de gestion Savoie Hébergement
- Pole Hébergement du Clous Savoie - Mont-Blanc
- Secrétariats Hébergement
- Agents d’accueil : Travail collaboratif pour l’harmonisation des pratiques, assurer un relais
- Agents de Maintenance : signalements, saisie et suivi des interventions techniques sur

l’outil GLPI ;
- Agents de Service : Surveillance du bon état des locaux et signalement des besoins

d’interventions ;
- Agents de veille : Assure la remontée d’informations par le biais du cahier de rapport.

Savoirs
- Connaissance des techniques d’accueil et de communication
- Connaissance souhaitée de l’anglais
- Connaissance de l’enseignement supérieur et des missions du CROUS
- Connaissances des règles de l’hébergement : contrats de location
- Connaissance des règles budgétaires
- Connaissance de l’organisation intérieure de l’unité d’affectation et de son

environnement (réseaux d’eau, de gaz, de chauffage, d’électricité ; implantation du

matériel de sécurité)
- Connaissance du milieu étudiant
- Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur.

Savoir-faire
- Maîtrise de l’expression écrite et orale ;
- Maîtrise des outils informatiques (Internet, Intranet, courriel, Word, Excel) ;
- Logiciels de gestion locative (H3, Heberg, Suivi de réservation partagé).

Savoir-être
- Sens du service public
- Capacités organisationnelles (priorisation, anticipation, rigueur, méthode)
- Savoir écouter, accueillir, informer et communiquer
- Savoir travailler en équipe, en autonomie,
- Faire preuve de curiosité professionnelle et de polyvalence
- Faire preuve de discrétion
- Savoir rendre-compte auprès de la Direction
- Savoir gérer l’urgence et alerter
- Savoir gérer les conflits et s’adapter aux personnalités

Poste à pourvoir de suite, jusqu'au 31/08/2025, prolongation éventuelle

Du lundi au vendredi - 3 jours : 8h/12h - 13h/16h - 1 journée écourtée : 8h/13h et une journée : 8h/12h - 13h/18h

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 11,88€ par heure

Nombre d'heures : 38 par semaine

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel