Gestionnaire Examens Et Diplômes

**À propos de nous**:
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose **un modèle d’université inédit** en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour **développer l’excellence de la recherche nantaise** et offrir de **nouvelles opportunités de formations**, dans tous les domaines de la connaissance.

**Durable **et **ouverte sur le monde**, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

**Mission**:
**Environnement et contexte de travail**
- Localisation : Campus Tertre à Nantes

Le service de la scolarité a en charge d’assurer l'organisation des campagnes sélectives, des

inscriptions administratives et pédagogiques, le suivi du cursus de l'étudiant, ainsi que les examens

terminaux écrits et la diplomation des étudiants des cinq composantes du pôle Humanités:
Psychologie - Histoire, Histoire de l'Art et de l'Archéologie - Lettres et langages - IGARUN - Faculté des

Langues et Cultures Étrangères.

Il assure également l'organisation des examens terminaux écrits et le suivi individualisé des étudiants en situation de handicap. L'ensemble représentant environ 9 000 étudiants.

Relations fonctionnelles liées au poste:

- Intra Université : secrétaires pédagogiques, enseignants, étudiants, imprimeurs

1 - Fortes périodes d'activité

2 - Complexité de la pédagogie (5 composantes, gestion des examens pour 9000 étudiants)

3 - Nombre important d'épreuves terminales à organiser (environ 450 par semestre)

**Missions**

Organisation matérielle des examens:

- Calendriers (étude des maquettes et des MCC, élaboration, affichage)
- Sujets (collecte, vérification, tirages)
- Copies (préparation papeterie)
- Toutes missions nécessaires en binôme avec le responsable des examens

Accueil du public (enseignants et étudiants)

Présence aux permanences des examens (janvier, mai et juin)

Délivrance des diplômes

Aide ponctuelle aux bureaux de la scolarité

**Activités principales**
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Classer et archiver des documents

RETROUVEZ LA FICHE DE POSTE ICI

**Profil**:
**Profil recherché**
- Formation et/ou qualification : Bac / Bac + 2
- Expériences antérieures bienvenues en secrétariat et gestion administrative pour occuper le poste

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif).

**Compétences et connaissances requises**

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires:

- Maîtrise du calendrier universitaire
- Connaissance de la réglementation des examens et de la réglementation LMD
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Maîtriser le logiciel Business Objects
- Environnement et réseaux professionnels
- Culture internet

Savoir-faire opérationnels:

- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Rédiger des rapports ou des documents
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Enregistrer et classer les documents
- Utiliser les outils bureautiques
- Accueillir les populations concernées
- Accueillir et prendre des messages

Savoir-être:

- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Rigueur/fiabilité
- Sens de la confidentialité