Chargé(E) de Coordination Logistique Des Manifestations Exceptionnelles

**À propos de nous**:
L’université de Caen Normandie (UNICAEN) est un acteur majeur et un moteur de développement de l’enseignement supérieur et de la recherche en Normandie. UNICAEN est membre de la communauté d’universités et d’établissements Normandie Université.

Pluridisciplinaire, elle accueille plus de 33 000 étudiants au sein de 12 composantes (UFR, écoles, instituts ). Elle propose des diplômes reconnus et contrôlés par l’État et transférables dans de nombreux pays européens grâce au système Licence-master-doctorat (LMD).

Afin de mener ces missions, elle s’appuie sur 2 700 professionnels, dont 1 600 personnels enseignants (1 060 enseignant.es-chercheur.ses et 540 enseignant.es) et 1 100 personnels des bibliothèques, ingénieur.es, administratif.ves, techniques, sociaux et de santé (BIATSS).

**Mission**:
**Positionnement hiérarchique**: Sous l'autorité du responsable du pôle logistique de la direction du patrimoine et de la logistique, et en lien avec les différents services intervenant sur l’événementiel (DPL, DP, DAJI, DRP, Dircom).

**Missions**:
De nombreuses manifestations se déroulent au sein de l’université. Elles peuvent être portées par des personnels ou usagers et parfois par des organismes extérieurs.

Aujourd’hui, il convient de renforcer la coordination logistique de la mise en place de ces manifestations exceptionnelles (MANEX) pour mieux connaitre la typologie d’événements organisés, pour évaluer les besoins et les conditions d’accompagnement de ces manifestations, et pour optimiser les recettes liées à cette activité tout en confortant une politique de valorisation viable.

Rattaché à la direction du patrimoine et de la logistique au sein du pôle logistique, le chargé ou la chargée de coordination logistique des manifestations exceptionnelles gérera l’ensemble des dossiers de demandes d’événements exceptionnels en s’assurant de la complétude du dossier, en vérifiant la disponibilité des espaces et des équipes d’appui, en faisant la gestion administrative et financière des demandes, et en présentant les dossiers à l’instance de coordination qui validera les demandes. Il ou elle sera en charge d’élaborer un tableau de bord permettant de mieux analyser l’activité liée aux MANEX et de conforter les circuits de prise en charge des dossiers. Une analyse rapide de pertinence de chaque demande (impact sur l’image de l’établissement / cohérence avec les missions de service public / conformité aux règles de déontologie et de mise en concurrence...) devra être présentée à chaque instance de coordination pour les demandes externes.

Le ou la chargé(e) de coordination devra:
S’assurer de la complétude du dossier de demande de réservation et accompagner le cas échéant les porteurs pour le compléter;
Etablir les devis et les documents contractuels et s’assurer de leur suivi (circuit de signature, fourniture des pièces administratives, suivi des recettes);
Coordonner les différents services pour vérifier la faisabilité de la manifestation:

- Disponibilité des espaces_
- Disponibilité d’équipes d’appui logistique_
- Moyens audiovisuels_
- Signalétique_
- Communication_
- Sécurité et prévention_

Assurer la coordination entre l’université et les porteurs / organisateurs dans le cas des locations, notamment en centralisant les besoins logistiques et/ou audiovisuels imprévus lors de la manifestation ;
Élaborer un tableau de suivi permettant d’évaluer l’activité et les besoins associés;
Faire des propositions d’amélioration des circuits d’instruction des dossiers.

**Conditions particulières d'exercice**:
Disponibilité même en dehors des horaires habituels de travail (Week-End ) lors des manifestations exceptionnelles.

**Profil**:
**Catégorie d'emploi**: A

**Compétences attendues**:
**_ Connaissance_**

Sécurité des ERP

Organisation d'évènements

Rédaction de contrats

La maitrise de l'anglais est un plus

**_ Savoir-faire_**

Elaborer, piloter un budget

Recueillir le besoin

Négocier

Planifier différentes tâches nécessaires à la réalisation d’un événement

Etablir des tableaux de bord

**_ Savoir être_**

Travailler en équipe

Aisance relationnelle et sens de la diplomatie

Rigueur et organisation

Disponibilité et réactivité

Capacité à travailler dans des délais contraints

Sens du service

Force de proposition et de conviction

Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle

**Conditions de recrutement**:
Recrutement sur contrat de projet, à temps complet, ouvert uniquement aux contractuels (CDD)

Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l’expérience professionnelle

A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi.

Poste à pourvoir : du 01/04/2025 au 31/12/2026