Business Coordinator

Christie's, maison de ventes aux enchères, leader sur le marché de l'art international, recherche un(e) Business Coordinator en CDI pour le département Art d'Afrique, d'Océanie et d'Amérique du Nord de Paris.

Le/la Business Coordinator soutient le département dans l’administration de ses ventes ainsi que dans le quotidien du département. Il/elle est le point d’entrée et l’interlocuteur privilégié (e) pour toute question relative à la vie du département.

Sa mission s’articule autour de 3 axes : l’avant-vente / l’après-vente / le soutien au département.

Missions principales- Sur la partie Avant-Vente:
Création des comptes des vendeurs et gestion des KYC

Création, envoi et suivi des documents de vente (vendeur et apporteur d’affaire)

Tenue du document Excel de la vente et des lots en expertise

Gestion des mouvements des œuvres (arrivée, tours, expertise, restauration, etc)

Gestion des photos et des deadlines en lien avec les spécialistes et les départements support

Gestion des promesses marketing

Aide à la création du catalogue (numérotation, symboles)

Rappel aux spécialistes de vérifier images sur nos systèmes informatiques

Envoi des textes au département concerné

Gestion de la liste des lots à particularités en collaboration avec le département Transport

Suivi des certificats de bien culturel pour les ventes de Paris

Envoi des catalogues et des avis de vente aux vendeurs

Distribution des signatures Outlook / Lien Internet vers les Ecatalogues

Coordination et distribution des talking points et informations sur les ventes

Gestion des prix de réserve

Gestions des lots retirés et renvoi aux vendeurs avant-vente

Envoi informations et catalogues aux acheteurs potentiels en collaboration avec le catalogueur

Coordination avec le bureau des enchères

Gestion de la liste d'intérêt + réunion d'intérêt

Gestion des demandes de termes de paiement

Création et mise à jour des avis de salle non liés au cataloguing

Revue du frais de vente avec les spécialistes

Gestion des rapports pour les ventes online- Sur la partie Après-Vente:
Vérification des factures acheteurs après-vente

Gestion des offres après-vente jusqu'à leur facturation

Gestion des charges vendeurs

Suivi des lots vendus et de leur paiement après la vente

Gestions des actions après-vente pour les lots invendus

Discussion sur les BI et sur les lots held en collaboration avec les spécialistes

Suivi des documents manquants pour le paiement

Validation des relevés de règlement et envoi

Gestion des litiges après-vente avec le catalogueur, le département juridique et le business manager de la vente.- Soutien au département:
Gestion des publicités

Edition et suivi des bons de commande et suivi des factures fournisseurs

Préparation des documents de transport

Gestion des mouvements internes

Gestion de l’inventaire du département

Gestion des nouveaux fournisseurs

Coordination des dossiers multi-site/multi-départements et suivi des résultats

Recrutement des stagiaires de départements, intégration dans l’entreprise (incluant la création des accès nécessaires) et formation en collaboration avec spécialiste

Suivi en temps réel des ventes Christie’s et de la concurrence- Autre

Enchères téléphoniques, clerc Christie’s live

Profil recherché

Excellentes compétences en gestion de la relation clients, notamment, excellentes capacités d'expression écrite et orale.

Grande capacité d’organisation, forte attention aux détails et au suivi des actions planifiées.

Excellente capacité à collaborer avec plusieurs départements, groupes de départements ou sites.

Capacité à garder son calme dans des situations stressantes et à résoudre les problèmes et conflits.

Très bon niveau d’anglais.

Très bonne connaissance de Word, Excel et Outlook, connaissance élémentaire de JDE serait un plus.