Secrétaire de Direction

il y a 6 heures

Armentières, France EPSM Lille-Métropole Temps plein

Description du contexte / environnement du poste:
L’EPSM Lille Métropole, établissement spécialisé en psychiatrie, couvre 9 secteurs de psychiatrie générale et 1 intersecteur de psychiatrie infanto-juvénile.

Implantation de l’établissement sur le territoire:

- Unités d’hospitalisation situées à Armentières, Tourcoing, Seclin et Lille (CHU-Fontan II).
- Près de 70 structures ambulatoires (CMP, CATTP, équipes mobiles ) implantées sur les secteurs.
- Maison d’accueil spécialisé (120 places, dont 10 d’accueil de jour) sur le site d’Armentières.
- Établissement support du GHT Psychiatrie Nord-Pas-de-Calais.
- Nombreuses coopérations avec les partenaires sanitaires, sociaux et médico-sociaux du territoire.

Au 1er janvier 2024, l’EPSM Lille Métropole comptait 1 700 agents non-médicaux et d’une centaine de médecins et internes.

Le service des Ressources Humaines est composé d’une équipe pluridisciplinaire de 20 professionnels chargés du suivi administratif des agents non-médicaux de l’établissement (recrutement, carrière, rémunération, formation, absentéisme, qualité de vie au travail ) dans le respect de la réglementation régissant la fonction publique hospitalière.

Objectifs de la structure:

- Etre à l’écoute et répondre à l’attente des directions fonctionnelles et des professionnels

Missions générales:

- Accueil physique,
- Réception et ventilation du courrier,
- Tenue de l’agenda du Directeur des ressources humaines,
- Filtrage des appels téléphoniques et prise de messages,
- Traitement et mise en forme de documents, courriers, attestations
- Reproduction de documents,
- Classement et archivage des documents (courriers, notes, rapports),
- Préparation des instances : Comité Social d’Etablissement ; Formation Spécialisée en matière de Santé de Sécurité et de Conditions de Travail (réservation de la salle, convocations, préparation de l’ordre du jour, prise de notes et rédactions des procès-verbaux).
- Participation à diverses réunions (prise de notes et rédaction des relevés de conclusions),
- Tâches transversales au sein de la DRHRS,
- Etablissement des dossiers de recrutement pendant l’absence de la gestionnaire en charge du recrutement.
- Sens du travail en commun,
- Contact avec le public,
- Disponibilité,
- Discrétion,
- Rigueur,
- Sens de l’organisation,
- Qualités rédactionnelles.

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

**1. Hiérarchiques : concernent les relations d’autorité**
- Le Directeur des Ressources Humaines et des Relations Sociales
- L’encadrement de proximité de la Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales

**2. Fonctionnelles : concernent les relations liées aux activités exercées**
- Les Directions Fonctionnelles

Compétences attendues et souhaitées
- Organiser et prioriser les activités du secrétariat,
- Utiliser les outils bureautiques,
- Renseigner les interlocuteurs,
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Travailler en équipe.

Outils propres à l’établissement:

- Word
- Excel
- Outlook
- Intranet
- Ennov
- Référence

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : à partir de 2 210,00€ par mois

Avantages:

- Crèche d'entreprise
- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 10/01/2025

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