Secrétaire Sociale

Le Groupe Hospitalier Paris Seine-Saint-Denis comprend 3 établissements : Avicenne, Jean Verdier et René Muret. Une équipe de service social intervient sur chaque site. Présentation de l’équipe sociale 1 cadre socio-éducatif bi-site (Jean Verdier - René Muret) 11 assistants de service social 2 secrétaires sociales 1 agent administratif en charge du partenariat avec la CPAM 93 **Missions permanentes, dans le respect des règles éthiques**: Assurer la continuité des liaisons téléphoniques internes et externes : réception des appels, évaluer la demande et orienter vers le professionnel concerné. Assurer l’accueil et l’orientation des usagers du service social Assurer la continuité des liaisons entre l’équipe sociale, les services de soins et le cadre. Assurer la continuité du lien avec les services extérieurs sur demande des assistants sociaux. Assurer la saisie des rapports sociaux, signalements dans le cadre de la protection de l’enfance et centraliser les rapports. Assurer l’envoi de dossiers et courriers urgents. **Assurer les démarches internes**: aider à la recherche d'informations (documentation interne, internet, téléphone...). **Assurer l’archivage annuel des dossiers sociaux**: centralisation des dossiers destins à la destruction ( >10 ans). Aider à la mise à jour de la documentation du service social (fichier commun) Assurer le secrétariat de plusieurs assistants de service social : déterminer les priorités dans les demandes, organiser une répartition équitable du temps de secrétariat, faciliter la coordination et l’entraide entre secrétaires. Assurer le suivi administratif et l’enregistrement de procédures (tableau de bord CPAM, PASS, etc.) Scanner et enregistrer les dossiers sociaux sur le logiciel commun du service. Gérer l’agenda des assistantes sociales de Maternité Maintenir et développer son niveau de connaissances en participant à des formations, à des conférences. Traiter l’ensemble du courrier technique et administratif. Travailler en réseau avec les partenaires institutionnels et associatifs (récupération et gestion des dons). **Missions ponctuelles ou spécifiques**: Accueillir des stagiaires secrétaires. Assurer la mise à jour du tableau Excel des rapports sociaux, des aides financières et des commandes de lait. Assurer et saisir les commandes mensuelles du matériel sur le logiciel SAP/NSI Assurer le remplacement de la collègue dans le cadre de la continuité de service. Assurer la commande des imprimés spécifiques aux institutions extérieures (CPAM, etc) Assurer les comptes rendus des réunions d’équipe de service social. Etablir un rapport annuel d’activité. Participer à l’élaboration du projet du service social hospitalier. Participer aux études d’activité. Saisir les demandes d’intervention auprès des services techniques. COMPETENCES Savoir-faire requis Connaissances des techniques de secrétariat. Connaissance des règles déontologiques et éthiques du service social Pratique de l’outil informatique (Word, Excel, ORBIS, POWER POINT, TRAJECTOIRE ). Capacité à rédiger des écrits professionnels (lettre d’accompagnement ) Capacité à travailler au quotidien avec les équipes médicales, les services administratifs, services sociaux, médico-sociaux et de soins intra et extra hospitaliers. Capacité à évaluer et réagir rapidement. QUALITES REQUISES Aptitudes relationnelles (accueil, écoute, médiation). Sens des responsabilités. Esprit d’initiative. Discrétion et disponibilité. Capacité à analyser et à gérer les priorités du service. Esprit d’équipe. **Risques professionnels liés à l'activité**: Risques psychosociaux (situations de souffrance et gestion de l’agressivité) **Mesures de prévention prises face à ces risques**: Formations, recours aux professionnels ressources compétents Evolutions possibles du poste et de son environnement Poste pouvant évoluer en fonction du projet médical du Groupe Hospitalier et du service social Hôpital Jean-Verdier L’hôpital universitaire Jean-Verdier est un hôpital de l’AP-HP situé à Bondy, en Seine-Saint-Denis (93). Il exerce une triple mission de soins, de recherche et d’enseignement. Il offre une prise en charge experte de la femme et de l’enfant avec une maternité de niveau 2B, un service de néonatologie et une unité d’hospitalisation pour les grossesses à haut risque. L’hôpital est doté d’un centre d’Assistance Médicale à la Procréation (AMP) à rayonnement européen, d’un CECOS et de consultations de préservation de la fertilité. Le service de pédiatrie propose hospitalisation conventionnelle, hospitalisation de jour, de nombreuses consultations dédiées aux enfants et adolescents, une unité spéciale adolescents ainsi que l’UNIDEP (autisme) et l’UFITAA (troubles du comportement alimentaire). Cet hôpital, ouvert sur la ville, propose 23 consultations médicales sp