Assistant.e Pilotage Du Service Idex

Descriptif du poste

La mission principale du poste consiste à assister le responsable du service sur les différentes activités du service (appels et gestion de projets et d'actions, appui aux porteurs de projets, organisation des instances, suivi budgétaire, indicateurs et reporting, communication,...) en coordonnant ou réalisant des actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Le poste est en lien avec les porteurs d actions ou de projets, les services de Grenoble INP et d autres établissements partenaires.

ACTIVITES PRINCIPALES

**Assister le responsable du service**:

- Préparation de dossiers, révision et actualisation de documents, de procédures.
- Assistance administrative pour les réunions et les instances.
- Gestion et organisation logistique de réunions et d évènements.
- Organisation et gestion de dossiers sur les espaces collaboratifs.
- Collecte, saisie, extraction de données et production de bilans statistiques.
- Réalisation et tenue à jour de tableaux de bord sur les activités gérées.
- Supervision du traitement des commandes gérées par le service.
- Participation à l amélioration continue des processus.

**Gérer les dépenses d un portefeuille d actions ou de projets financés par l IdEx**:

- Appui aux porteurs de projets ou d actions (réception et traitement des demandes, réponses aux questions).
- Engagement de dépenses, traitement du service fait et suivi des opérations traitées.
- Interface entre les porteurs de projets ou d'actions et les services de l'établissement.

**Gérer et coordonner le traitement de dépenses RH des projets ou actions financées**:

- Préparation et actualisation de documents supports et de procédures.
- Gestion des heures de transformation pédagogique.
- Participer à la communication sur les activités
- Mises à jour sur les pages intranet et internet.
- Propositions de structuration de l'information.
- Conception de notes d information et présentations.

Profil recherché

Connaître le milieu universitaire et les principales règles de fonctionnement et d'organisation de l'enseignement supérieur

Connaître les règles de la comptabilité publique

Savoir utiliser le SI budgétaire et financier de Grenoble INP ( SIFAC) serait un plus

Connaître les mécanismes de fonctionnement des appels à projets et de l'octroi de financements serait un plus

Respecter les délais et les procédures

Savoir rechercher l'information et identifier les bons interlocuteurs, savoir se situer dans son environnement professionnel

Savoir rédiger des comptes-rendus, réaliser des synthèses et des analyses, et les présenter

Savoir concevoir des tableaux de bord et les exploiter

Savoir s'organiser pour accomplir ses missions dans un calendrier parfois contraint et un cadre de gestion parfois complexe

Savoir travailler en équipe et savoir rendre compte

Posséder des qualités organisationnelles et relationnelles, respecter la confidentialité

Avoir de bonnes capacités d expression écrite et orale

Avoir une grande capacité d adaptation

Être réactif, s impliquer et être force de propositions

Compétences attendues
- LANGUESAucune langue attendue

SAVOIR-ÊTRE
Capacité d'adaptation
Capacité de communication

**Voir plus**

SAVOIR-FAIRE
Administratif
Amélioration continue

**Voir plus**

Entreprise

Grand établissement public d'enseignement supérieur, pôle de recherche et d innovation reconnu, élément fondateur de l'écosystème grenoblois : Grenoble INP, institut d'ingénierie et de management de l Université Grenoble Alpes, occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.

Dans le cadre des Programmes d Investissement d Avenir (PIA), le projet IdEx UGA (Initiative d Excellence) a été labellisé par le gouvernement en 2016, et confirmé en IdEx « pérenne » en 2021.

L IdEx UGA comporte 5 volets, dont le volet formation, pour lequel Grenoble INP UGA est, par délégation de l UGA, en charge de la direction exécutive.

La direction exécutive du volet formation est assurée par le ou la vice-président.e Formation de Grenoble INP-UGA, qui s appuie sur le service IdEx projets de Formation pour la mise en œuvre opérationnelle.

Rattaché.e à ce service, l assistant au pilotage travaille étroitement avec le responsable du service auquel il apporte un soutien administratif sur l ensemble des activités.

Autres offres de l'entreprise**Personne en charge du recrutement**
Monique BOIZARD-SCHAEFFER
- _Gestionnaire RH_

Salaire

26 - 28 k€ brut annuel

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Tous niveaux d'expérience acceptés

Métier

Responsable administratif et financier

Statut du poste

Cadre du secteur public / Armées

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d’activité du poste

ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR

Télétravail

Partiel possible