Un Assistant de Direction

Le **CHU Grenoble Alpes** recrute pour sa Direction des Finances et de la Transformation

**Un assistant de direction & agent administratif régie - (H/F) - Direction des Finances et de la Transformation - (Réf : 010723)**:
**Pour organiser pour un responsable hiérarchique et pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information (courriers, courriels, téléphone), Organiser la gestion logistique (organisation de réunions, réservation de salles, envoi d’invitation ; organisation des déplacements professionnels). Prendre en charge la gestion des Régies et le suivi de la Taxe d’apprentissage.**

Lieu de travail : Site Nord - Direction des Finances et de la Transformation.

Temps de travail : 100%

Poste ouvert:

- Aux titulaires de la fonction publique hospitalière par voie de mutation ou de détachement, aux titulaires des autres fonctions publiques par voie de détachement
- Aux contractuels en Contrat à Durée déterminée (CDD)

Conditions de travail dans le poste
- Horaires : 8h30 -16h20 ou 9h-16h50
- Contraintes particulières : Assurer la permanence téléphonique/physique les jours ouvrés, en binôme avec une collègue.
- Gardes et astreintes, Travail dimanches et jours fériés : non

Contrat en forfait heure (15 jours de RTT par an)

Congés annuels : jusqu'à 29 jours.

**Missions**:
**Contexte**:

- Organiser pour un responsable hiérarchique et pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information (courriers, courriels, téléphone).
- Organiser la gestion logistique : organisation de réunions, réservation de salles, envoi d’invitation ; organisation des déplacements professionnels.

**Les activités spécifiques au poste**:
**Missions principales**:

- Prise de rendez-vous / gestion des agendas des directeurs
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées y compris installation des matériels de Visio conférence (recherche de dates communes, envoi invitations, rappel, etc ).
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques et/ou du courrier (enregistrement dans un chronos arrivé/départ, tri, traitement, diffusion, gestion des parapheurs et signatures, archivage électronique)
- Gestion des congés de équipes finances et contrôle de gestion, des heures supplémentaires et des absences sur un fichier excel et dans le logiciel CHRONOS
- Préparation et envoi des dossiers comptables et budgétaires aux instances et aux tutelles

**Missions secondaires**:

- Accueil physique dans le service
- Gestion des congés des directeurs
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers, reliure
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) : Commande de papeterie et fournitures (LYRECO-SCOOP)
- Accueil des nouveaux agents ou stagiaires en lien avec la DRH, la DSN (habilitations)
- Mise à jour du site intranet de la direction des finances et de la transformation, ainsi que de l’organigramme

**Mi-temps agent administratif Direction des finances et de la transformation**

**Gestion des Régies**:

- Création ou modification des décisions d’institution ou de nomination
- Contrôler les états des régies d’avances, faire les ordres de paiement et mandater (C-PAGE I)
- Gérer les fins de mandats et les décisions afférentes
- Après vérification du Trésor public, émission des titres de recettes pour les régies de recettes (PASTEL)
- Tenir à jour les tableaux EXCEL pour les dépenses et recettes de l’année de certaines régies
- Assurer la fonction de régisseur de la régie de la direction des finances et de la transformation, et de sa sous régie Dossiers médicaux
- Traitement des dossiers ponctuels en lien avec les régies (changement de procédures, organisationnels, installation de terminaux de paiements, autorisation de détention de CB )

**Taxe apprentissage**:

- Suivi et contrôle des taxes d’apprentissage accordées aux différentes écoles

**Profil**:
**Exigence du poste**:
**Connaissances et compétences requises**
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire numérique
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ; assurer un suivi et une traçabilité.
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe/en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) : Word, PowerPoint, Excel et Outlook et système de visioconférence
- Connaissances opérationnelles de l’organisation et fonctionnement interne de l'établissemen