Référent Courrier

Un Référent courrier / Assistant administratif (H/F) Catégorie C (cadre d’emplois des Adjoints Administratifs) est recherché.e pour la Direction de l’Administration Générale Service Secrétariat général et Affaires juridique
Publié le 16/08/2024
**MISSIONS**:
1. Traitement du COURRIER entrant
2. Préparation des ACTES ADMINISTRATIFS produits par le service
3. Suivi des LOGICIELS METIERS afférent à la fonction courrier
4. Aide à la préparation des assemblées municipales
**ACTIVITES / TACHES**:
**1. COURRIER**:
Ouverture et lecture
Tri et préparation des diffusions
Signalements particuliers
Scannage
Editions trimestrielles de bordereaux de suivi des courriers des services
**2. ACTES ADMINISTRATIFS**:
Réception et vérification des pièces (bordereau afférent)
Suivi du tableau de charge et délais des actes administratifs
Signature et caractère exécutoire des délibérations ; dématérialisation pour diffusion
Archivage
**3. LOGICIEL METIER**:
Opérations de scannage
Manipulation experte (formulaires, fonctions)
Administration logicielle fonctionnelle (logigramme, entités, profils )
Accompagnement et formation des utilisateurs (poste référent pour la collectivité)
**COMPETENCES ET QUALITES REQUISES**:
Connaissance de l’environnement normatif et du fonctionnement des collectivités territoriales
Pratique des outils informatiques et logiciels bureautiques
Logiciel métier MAARCH
Capacités rédactionnelles
Tri / Sélection / Analyse de données et d’informations
Formalisation de documents et de tableaux
Suivi de procédures et de délais
Organisation de réunions de travail et de formations
Capacités d’organisation et facultés d’adaptation (gestion de l’urgence)
Sens des relations et de la communication avec les interlocuteurs de travail (internes et externes
au service)
Savoir travailler en équipe et soutien aux collègues (polyvalence )
Discrétion professionnelle
Prise de recul et capacités d’analyse et de propositions
Sens du service public et de l’intérêt général