Chargé de Projets

The European Society of Cardiology (ESC) is a volunteer-led, not-for-profit, medical society. It is an independent, non-governmental organisation.
The ESC is a source of high quality, evidence-based science that pushes the boundaries of cardiovascular medicine. Our members and decision-makers are healthcare professionals who give their time and expertise freely, while continuing their daily, high-paced clinical and/or research work. ESC volunteers are world-renowned experts; their opinions are routinely sought and their papers regularly published and referenced.

The ESC coordinates observational registries, creates clinical practice guidelines, and organises and endorses educational programmes. We disseminate robust and independent science through our congresses, journals and educational digital tools. We’re the voice of the cardiology community when advocating for heart-health policies, regulations and funding.

All of these things enable us to identify cardiovascular trends, address inequalities, share best practices to improve standards of care for patients

We are:

- 2,500 volunteers
- 57 National Cardiac Societies / 48 Affiliated Cardiac Societies
- Over 102,000 members

We share the latest in cardiovascular science through:

- 17 journals - including our flagship, European Heart Journal
- 14 congresses - including ESC Congress, the largest cardiology congress in the world
- 80+ webinars per year, numerous courses, and 4 post-graduate programmes in collaboration with leading universities

The ESC employs 200 staff, based in Nice and Brussels, who support ESC volunteers in the development and management of these activities.

La Société Européenne de Cardiologie recherche un **Chargé de Projets (administratif) H/F.**

Le poste proposé est un contrat à durée indéterminé (CDI) à temps plein basé à La Société Européenne de Cardiologie située au cœur de la technopole de Sophia-Antipolis.

**Responsabilités principales **:Coordonner les activités globales du service (organisation de réunion, de comité, suivi global de la mise en place des actions du service par rapport aux décisions, rédaction de compte rendus...) et intervenir en support des équipes projets dans la gestion administrative du service (contrats, factures, envoie courrier, relance des centres par mail, suivi documentaire...)
- **Coordonner les activités globales du départment**

En collaboration avec le Team Manager:
Coordination et suivi de la mise en place des actions liées aux décisions prises par le Board

Coordination des activités du services en lien avec les autres départements (finances, industries, communication...)

Organisation des réunions du service, du comités, Task Force dediées... (invitation, rédaction des minutes, réservation des salles de réunion et commandes traiteur ainsi que le suivi de ces contrats et paiements )

Participation à l’amélioration continue de département en aidant à créer ou mettre à jour les procédures internes et en suivant l'implémentation d'un système qualité
- **Supporter les aspects opérationnels et administratifs des activités du département**

En collaboration avec les autres membres du département:
Gestion du système de gestion des études cliniques (CTMS) : coordination et saisie des informations des études et des comptes utilisateurs pour l’utilisation du CRF

Coordination du circuit de signature des contrats ESC/ Site investigateur et d’autres documents formels ou contractuels

Envoi des communications globales aux différents sites investigateurs/ coordinateur nationaux/ membres du comité registres

Collaboration avec le département en charge de la relation avec l’industrie sur le statut du financement industriel par projet

Publication Management and tracking
- **Supporter les chefs de projet cliniques**

En collaboration avec les chefs de projets et les data managers:
Création et maintien du dossier d'étude : suivi et classement des documents essentiels de l’étude et des documents des centres investigateurs (contrats, Autorisations réglementaires...)

Suivi, collecte et traçabilité des autorisations des comités éthiques des centres/pays participant aux études

Suivi, collecte et traçabilité du statut des contrats avec les Sociétés Nationales/centres

Envoi des documents et de communication liés au projet (newsletters, fiche de participation, lettres d’initiation, lettre de clôture )

Préparation et envoi de communication individuelles aux centres investigateurs

Centralisation des informations liées au projet (ex: gestion et mise à jour des fiche de participation investigateurs), construction et utilisation de tableaux de bord tels que tableau de suivi d’étude, liste de contacts

Participer au suivi des budgets des registres en s’assurant de l’envoi régulier des factures à l’ESC, de la gestion des fournisseurs, de la saisie des bons de commandes et de la validation des factures dans le système fi