Assistant(E) Administratif(Ve) Et Commercial(E)

FICHE DE MISSIONS:
ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET

COMMERCIAL(E)

FINALITE DU POSTE:
Assurer le traitement des processus administratifs et commerciaux de l’entreprise.

ENJEUX DU POSTE:
Optimiser le planning d’intervention du ou des Technicien(nes) de maintenance
Développer la vente des contrats d’entretien auprès des clients
Répondre aux sollicitations client dans les délais impartis
Etre un relai privilégié sur les actes de gestion pour le Dirigeant(e) (‘bras droit’)

RESPONSABLE HIERACHIQUE : Dirigeant(e)

MISSION & ACTIVITES:

- Traiter les demandes clients : o Qualifier et prioriser les demandes clients o Programmer les interventions en fonction des délais impartis (niveau d’urgence ) et des tournées du ou des Technicien(nes) de maintenance o Anticiper les programmation des interventions des clients ayant un contrat o Faire les demandes de prix au fournisseur et établir les devis pour les clients o Suivre la relation client suite aux devis transmis o Confirmer les rendez-vous aux clients avec les instructions nécessaires. o Optimiser le planning du ou des Technicien(nes) de maintenance
- Gérer les commandes et retours des pièces détachées : o Passer les commandes en lien avec les devis clients validés o Suivre la bonne livraison des commandes dans les délais impartis o Gérer les avances sur garanties avec les fournisseurs et les clients o S’assurer du renvoi systématique des pièces détachées au fournisseur o Veiller au remboursement régulier des sommes correspondantes aux avances de garantie des pièces détachées par les fournisseurs o Rembourser les clients des pièces garanties avancées
- Gérer les interventions des Technicien(ne)s : o Éditer les planning hebdomadaires du ou des Technicien(nes) de maintenance o Préparer le dossier pour chaque intervention client (administratif et pièces détachées) o Vérifier le règlement en retour des interventions du ou des Technicien(nes) de maintenance o Analyser les conclusions de l’intervention du Technicien (ne) de maintenance et mettre en œuvre les actions nécessaires (devis, reprogrammation ) o Transmettre au Technicien(ne) de Maintenance les ‘rappels’ de client à faire (hot line téléphonique) avec les consignes associées
- Vendre des prestations et contrats de maintenance : o Analyser le taux de concrétisation des devis de pièces détachées o Faire les relances téléphoniques des clients à la carte selon les échéances définies o Etre force de proposition systématique du contrat annuel au client ‘à la carte’ o Appliquer les consignes commerciales et tarifaires définies par le Dirigeant(e) o Gérer l’enregistrement et le traitement des contrats de maintenance vendus

Fiche de Missions
- Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e)
- Réseau VITAFIRE France Maj du 30_04_21 1

FICHE DE MISSIONS:
ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET

COMMERCIAL(E)
- Assurer la gestion des flux administratifs et financiers : o Gérer le processus de facturation des clients o Vérifier et enregistrer le règlement des factures clients o Gérer les remises de chèques, suivi de carte bleue et d’espèces o Traiter les impayés clients o Enregistrer le pack prélèvement des clients o Vérifier les factures fournisseurs o Traiter le courrier entrant o Rédiger les courriers ou autres informations à la demande du Dirigeant(e) o Assurer l’accueil téléphonique (et physique) de l’entreprise o Être le lien avec le cabinet comptable concernant les éléments comptables client o Assurer le suivi, le classement et l'archivage des dossiers
- S’impliquer dans le bon fonctionnement de l’entreprise o Faire le reporting des activités au Dirigeant(e) o Participer activement à la réunion mensuelle o Adhérer au processus d’intégration et de formation de l’entreprise o Participer à toutes les formations VitaFire France o Respecter les process mis en œuvre par l’entreprise o Être respectueux du matériel fourni par l’entreprise (matériel informatique ) o Être à l’écoute des besoins des acteurs de l’entreprise

POLYVALENCE : Le Dirigeant(e) peut remplacer l'Assistant(e) Administratif(ve) et
Commercial(e) sur la programmation et le suivi administratif des interventions des clients.
L’Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) n’ a pas de polyvalence sur les autres postes de l’entreprise.

INTERFACE EN INTERNE ET EXTERNE:

- En interne : Dirigeant(e), Technicien(ne) de maintenance
- En externe : Clients, VitaFire France, Interlocuteurs comptable et financier (sur la partie client)

QUALIFICATIONS & COMPENTENCES REQUISES:

- Qualifications : o Niveau Bac à Bac +2 en gestion et/ou commerce o Expérience professionnelle minimum 2 ans auprès des clients BtoC o Formation VitaFire France
- Savoir : o Connaître l’argumentaire commercial et technique des services proposés par l’entreprise o Connaitre les CGV des fournisseurs et notamment en terme de prise en charge de garantie o