Secrétaire Assistant

**Secrétaire Assistant de Strasbourg/Vauban (H/F)**

**Métier : Secrétaire assistant**

**Affectation**: Secrétariat général

**Localisation**: Strasbourg

**Supérieur hiérarchique**: Directrice adjointe/Secrétaire générale

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**Missions**

Sous l’autorité de la Secrétaire générale, dans le cadre des missions de l’ATIP:

- Il apporte une assistance solide et permanente à l’équipe de Strasbourg en matière d’organisation professionnelle
- Il accompagne sa responsable et la directrice dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels
- Il assure l’accueil et l’information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
- Il est le relais logistique pour toute question d’organisation du site de Vauban
- Il est membre du réseau des assistants de l’ATIP et participe aux intérims et solidarités mis en œuvre.

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**Activités principales**

**Tâches de secrétariat**:

- Il gère et organise l’agenda de la Directrice ainsi que ses déplacements en tenant compte de l’ensemble de ses contraintes et obligations. Il organise ses réunions et assure son accueil téléphonique
- Il assure la gestion de l’agenda général en lien avec tous les services de l’ATIP
- Il participe aux activités du secrétariat général : instruction administrative simple, élaboration de formulaires, organisation d’instances, préparation de salles, diffusion d’informations aux agents
- Il gère le courrier (ventilation, enregistrement, suivi des délais de réponse et des échéances, classement) pour le site de Vauban, et veille à la fluidité des circuits de signatures
- Il réalise et met en forme des travaux de bureautique : publipostages, comptes-rendus de réunions, courriers, rapports....
- Il assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocations, prestations...)
- Il organise et planifie des réunions et la tenue des instances, en lien avec les services concernés
- Il participe à la vie collective du site de Vauban et y apporte sa contribution au quotidien.

**Accueil**
- Il assure l’accueil téléphonique et physique du site de Vauban
- Il filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir.

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**CADRE DES RELATIONS**

**Relations hiérarchiques** : La Directrice adjointe/Secrétaire générale

**Relations fonctionnelles internes**:

- La direction
- Le secrétariat général
- Les agents de Vauban
- Les assistants des territoires
- L’ensemble des agents de l’ATIP
- Les élus du comité syndical, du bureau, des commissions et des instances paritaires

**Relations fonctionnelles externes**:

- Les partenaires et les membres de l’ATIP
- Les fournisseurs
- Les services de la Collectivité européenne d’Alsace

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**SPÉCIFICITÉS DU POSTE**
- **Permis obligatoire(s)** : Permis B
- **Poste** : À temps complet
- **Déplacements** : Ponctuels
- **Résidence administrative** : Strasbourg

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**PROFIL**
- **Cadres d’emplois cible** : Rédacteur
- **Niveau et domaine d’études** : Bac + 2, secrétariat, assistanat
- **Expérience** : Souhaitée

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**COMPETENCES**

**Savoirs**:

- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Windows, Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

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**Savoir-faire**:

- Capacité à gérer les urgences, à respecter les délais et à signaler les difficultés
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Très bonne expression écrite et orale
- Capacité à produire un travail rapide, fiable et de qualité
- Capacité à assurer une bonne transmission de l’information
- Savoir s’adapter à la diversité des interlocuteurs

**Savoir-être**:

- Sens du contact et de la communication
- Dynamisme, réactivité, disponibilité
- Créativité
- Faire preuve de rigueur et d’organisation
- Grande discrétion professionnelle
- Capacité d’adaptation, sens de la diplomatie
- Sens et goût du travail en équipe
- Avoir le sens de l’accueil, participer à la valorisation de l’image de l’ATIP

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**Formations métier et tutorat** sont assurés à la prise de poste au sein des équipes de l’ATIP.

**Avantages**: Régime indemnitaire, CNAS, participation à la protection sociale complémentaire, remboursement 75% abonnement transport domicile-travail.

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**L'Agence Territoriale d'Ingénierie Publique**est un syndicat mixte qui rassemble 501 communes, 20 communautés de communes, 1 communauté d’agglomération, 48 autres établissements et la Collectivité Européenne d’Alsace.

Le siège de l’ATIP est situé à Strasbourg, et regroupe les fonctions de direction, le secrétariat général et le service ressources métiers, soit une quarantaine de personnes. Le poste de secrétaire assistant de Strasbourg est à pourvoir d’ici début novembre.

Type d'emploi : Temps plein

Avantages:

- Flextime
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Lieu du poste : En présentiel