Assistant Administratif Trilingue

MISSIONS : - Gestion d'un standard international : Accueil des clients et partenaires en Français, Anglais et autre langue européenne (de préférence italien et/ou espagnol) - Transfert des appels au service concerné après vérification de données dans logiciel CRM - Enregistrement de factures d'achat non refacturables dans Excel et logiciel Saas, vérification, validation et enregistrement du règlement - Logistique déplacements hors ADV : Recherche et réservations des meilleures solutions de voyage : billets d'avion, train, taxi, hôtel, demandes de visa, etc - Gestion et suivi des commandes et livraisons des produits de la société (services généraux), réception des livraisons fournisseurs, relations avec les fournisseurs, - Mise à jour des bases de données clients (contacts, adresses, etc.) - Toutes tâches de secrétariat : Envoi de courriers, préparation de colis, classement, etc Soutien administratif des différents services. - Responsabilité logistique accueil : (Visite clients, séminaires, venue des collaborateurs « détachés » ) : o Réservation de taxi, hôtels, recherches de salles de séminaires, traiteur, etc o Être responsable de la gestion des stocks concernant l'accueil et de l'intendance : café, eau, boissons, tasses, serviettes, gobelets plastique, papier toilette, etc S'assurer que tout est prêt pour la réception de visiteurs (gestion des stocks + vérifier installation salle...) - Participation à l'organisation générale du service administration, recherche d'améliorations, etc. LANGUE : Français et anglais courant impératif, la connaissance d'une autre langue européenne (espagnol et/ou italien) serait un vrai +. PROFIL DE POSTE : Expérience impérative (minimum 2 ans), diplôme Bac +2 minimum. Orthographe et français irréprochable, bonne présentation et sens inné de l'accueil téléphonique et physique. Expérience de standard téléphonique : A l'aise avec l'outil téléphonique et capacité à répondre dans un anglais fluide, à gérer les demandes clients en différentes langues, à filtrer les appels, à transmettre les données utiles aux services, et gérer les moments de forte affluence. Bonnes connaissances informatiques, vous maitrisez parfaitement Excel et Word pouvez apprendre facilement l'utilisation de logiciels et d'outils informatiques. Autonomie, sens des responsabilités, implication et bon sens logique sont les atouts indispensables à la bonne réussite de la mission. Vous savez gérer plusieurs tâches en même temps, avez une bonne gestion du stress, faites preuve de réflexion, d'anticipation et de créativité dans la gestion quotidienne des imprévus. Vous savez gérer les priorités et êtes disponible pour les demandes de vos collègues et manager. Votre sens de la confidentialité est irréprochable, vous êtes une personne de confiance. D'un tempérament positif, vous avez à cœur de vous intégrer avec humilité dans une équipe où la bonne ambiance, la bienveillance et l'entraide sont des valeurs essentielles. Poste disponible immédiatement. CDI, Temps plein, salaire selon profil Carte restaurant, mutuelle, prévoyance L'entreprise étant excentrée, la possession du permis de conduire et d'un véhicule est recommandée.
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:2 ans
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Langue(s)**:Anglais
- **Langue(s)**:Italien
- **Compétences recherchées**:

- Gestion administrative du courrier
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Organiser des déplacements professionnels
- Planifier des rendez-vous
- Classer des documents
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- Définir des besoins en approvisionnement
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique
- Organiser le traitement des commandes
- Réaliser des opérations comptables
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données