Chargé(E) D’accueil Et de Gestion Administrative

**À propos de nous**:
Fondée en 1919, Clermont School of Business (ex-ESC Clermont Business School) est triplement accréditée AACSB, EFMD Bachelor et AMBA. Son plan stratégique « Reveal 2027 » a pour ambition de révéler les talents et les passions d’une nouvelle génération d’acteurs du changement, plaçant l’humain et la planète au cœur de ses choix. Pour cela, l’Ecole affirme une volonté de former et d’accompagner ses apprenants en développant leurs compétences, en aiguisant leur esprit critique et en les encouragent à explorer tous les possibles.

Dotée d’un corps professoral d’une cinquantaine d’enseignants-chercheurs permanents et associant un large réseau d’intervenants experts, l’Ecole accueille plus de 2.000 étudiants (dont un tiers d’internationaux) dans ses programmes de formation initiale : Bachelors, Programme Grande Ecole, Mastère Spécialisé, MBA et Masters of Science. Clermont School of Business dispose également d’une activité de formation continue et de programmes délocalisés à l’étranger.

Le Campus historique de l’Ecole se trouve au centre-ville de Clermont-Ferrand, une ville étudiante reconnue pour sa qualité de vie et son dynamisme culturel et sportif. L’Ecole dispose également d’un campus au Maroc et de deux campus en Chine.

Son Ecole de la Deuxième Chance a pour vocation d’accompagner les jeunes sortis du système scolaire sans diplôme ni qualification. Chaque stagiaire bénéficie d’un parcours individualisé et en alternance pour favoriser son entrée dans le monde du travail. Ancrée dans son territoire, l’E2C 63 a noué, au fil des années, des partenariats solides avec les entreprises permettant de répondre aux projets d’avenir des jeunes.

**Mission**:
Le ou la chargé(e) d’accueil et de gestion administrative joue un rôle crucial en accueillant les visiteurs, physiquement et par téléphone, tout en gérant les tâches administratives quotidiennes pour assurer le bon fonctionnement de l'école de la 2ème chance.

Les principales responsabilités de ce poste incluent:

- l'accueil et l'orientation des visiteurs avec courtoisie et efficacité.
- la gestion des appels entrants et la transmission fluide des messages.
- la prise en charge de la gestion du courrier et des courriels de l’établissement.
- la réalisation des tâches administratives courantes telles que les photocopies, le classement et l'archivage.
- le suivi des commandes de fournitures et d'équipements pour garantir un approvisionnement adéquat.
- la mise à jour les outils informatiques de planification et le suivi des stagiaires pour une gestion optimale.
- la contribution à l’organisation des réunions, événements et assemblées.
- et veiller à ce que les documents administratifs transmis soient conformes et complets.

Dans cette fonction, vous travaillez sous la responsabilité du ou de la responsable de l’école de la 2ème chance et collaborez étroitement avec l’équipe pédagogique pour assurer un environnement harmonieux et efficace.

Les compétences requises sont les suivantes:

- Maîtriser les outils bureautiques et numériques classiques.
- Connaître les processus administratifs liés à l’insertion.
- Connaître les bonnes pratiques en matière d’accueil (posture, courtoisie, confidentialité).
- Maîtriser les techniques de secrétariat et de rédaction professionnelle.
- Gérer les dossiers administratifs complexes.
- Produire des documents de synthèse fiables.
- Suivre les procédures et indicateurs qualité.
- Rédiger correctement des courriers administratifs.
- Gérer les situations d’accueil et de médiation.
- Traiter les commandes et organiser des réunions.
- Avoir le sens du service.
- Être discret et rigoureux.
- Travailler efficacement en équipe.
- Faire preuve d’assiduité, de ponctualité et de fiabilité.
- Être réactif et capable de s’adapter à des priorités changeantes.
- Faire preuve d’éthique et respecter la confidentialité.

**Profil**:
Titulaire d’un Bac+2/3, vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques, connaissez les processus administratifs de l’insertion. Vous appliquez les bonnes pratiques d’accueil (posture, courtoisie, confidentialité) et disposez de solides compétences en secrétariat et rédaction professionnelle.

Doté(e) d’un solide sens du service, vous savez gérer des dossiers administratifs complexes, produire des documents fiables, rédiger des courriers adaptés et organiser réunions ou commandes, tout en faisant preuve de rigueur, de discrétion, d’esprit d’équipe et d’adaptabilité dans le respect de la confidentialité.