Assistant Administratif

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Polyvalent (e) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) Polyvalent (e), vous serez responsable de fournir un soutien administratif essentiel à notre entreprise. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le directeur d'agence, les conducteurs de travaux et les deviseur.

Vous serez également en lien permanent avec le siège social de l'entreprise situé à Nuaillé (49)

Responsabilités:
**SECRETARIAT GENERAL**
- standard téléphonique
- envoi et réception du courrier postal et des colis postaux
- frappe de courriers et mails
- archivage des dossiers
- suivi des mouvements des comptes internes (caisse, carte bancaire et chèques) pour transmission mensuelle au siège
- organisation des salons (commande de mobilier, préparation de la documentation technique, achat et préparation de l’intendance)
- suivi administratif du personnel de l’agence en relation directe avec le service RH du siège (fiche mensuelle pour l’établissement des salaires, vérification des frais et rédaction des fiches de remboursement, suivi des demandes de RTT et congés payés)
- commandes des consommables + achats divers pour l’organisation interne de l’agence

**SECRETARIAT COMMERCIAL**
- dossier d’appel d’offres : création du dossier administratif (DC4, DC5) + établissement des DC8 (actes d’engagement) + dossier de présentation de l’entreprise (fiscale, juridique, moyens humains et matériels, références) et envoie des dossiers sous double-enveloppes
- relances clients régulières en utilisant le tableau de suivi des relances sur le serveur et mis à jour par le Siège + Retour d’informations par mail

**SECRETARIAT TRAVAUX**
- rédaction des déclarations de sous-traitance (en coordination avec Administration Travaux) entre BATIMPRO et les poseurs externes et envoi aux sous-traitants (+ suivi en retour du contrat signé)
- rédaction des demandes d’agrément des sous-traitants en marchés privés et publics
- rédaction des PPSPS et dispatching aux différents intervenants (client, architecte, ingénierie, coordinateur SPS, sous-traitants)
- consultation du PGC pour l’établissement des PPSPS
- rédactions des bons de commande matériel de location (Chariot, nacelles, etc ) (contrats nationaux négociés par le Siège)
- rédactions des bons de commande intérimaires (contrats nationaux négociés par le Siège)
- vérification et acceptation des factures intérimaires
- vérification de l’ensemble des factures fournisseurs et poseurs (présentation, date, échéance, modalités de paiement), dispatching dans les différents parafeurs et distribution aux différents signataires, photocopies, rangement dans les dossiers « bilan de pose », envoie au siège et saisie informatique des factures dans les fiches analytiques de bilan de pose
- vérification de factures sous-traitantes dans les marchés publics (paiement direct par le client)
- récupération des heures des poseurs internes, comptabilisation par chantier et par mois, calcul du coût et saisie dans les fiches analytiques de chantier

**SECRETARIAT FACTURATION**
- à l’aide du tableau interne « Prévisionnel facturation » et en concertation avec le chef d’agence et les deux conducteurs de travaux, établissements des avancements de chantiers pour la facturation (et le cas échéant concertation avec l’architecte ou l’ingénierie)
- établissement des factures d’avancement de travaux, des factures directes et des avoirs sur BATIGEST
- saisie des bordereaux d’avancements des travaux à joindre aux factures directes
- établissement des bordereaux d’envoi à joindre aux factures pour les architectes et les ingénieries (sur support dématérialisé)
- demandes au siège des cautions bancaires de retenue de garantie
- rédaction des délégations de paiement direct à joindre aux factures pour les marchés publics
- saisie des factures dans le tableau interne à l’agence « Prévisionnel facturation »
- suivi et saisie de la gestion interne des dossiers de facturation en marché public (paiement direct, révision de prix, actualisation des prix, demande d’intérêts moratoire

**Compétences requises**:

- Expérience préalable en tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) ou dans un rôle similaire
- Sens aigu de l'organisation et grande attention aux détails
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale
- Maîtrise des outils informatiques tels que Google Suite, Microsoft Office, etc.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
- Connaissance des procédures administratives standard

Si vous êtes une personne motivée, organisée et passionnée par le travail administratif et polyvalent, nous serions ravis de vous rencontrer. Postulez dès maintenant pour rejoindre notre équipe en tant qu'Assistant(e) Polyvalent(e)

Type d'emploi : Temps partiel, CDI

Rémunération : 1 573,00€ à 1 750,00€ par mo