Chargé D’accueil Et de Gestion

Direction des Affaires Culturelles, Service maison des arts.

**Contexte**:
La Maison des Arts est un établissement classé Conservatoire à rayonnement communal pour son enseignement musical. Elle accueille 1300 élèves en musique et arts plastiques, CHAM élémentaire et collège.**Missions**:
Placé sous la responsabilité de la responsable du pôle administratif et accueil, vous assurerez les missions suivantes:
**1/ Accueil physique et téléphonique**
- Accueillir et renseigner les usagers, orienter et donner les informations concernant le fonctionnement administratif et pédagogique de la Maison des Arts (offre de cours, stages artistiques, les projets culturels).
- Recevoir, filtrer, transmettre les appels téléphoniques, les messages et courriels.
- Prendre des rendez-vous et organiser les agendas.
- Participer à la communication auprès des usagers : courriers, messages.
- Accueillir le public lors des évènements organisés par la Maison des Arts, concerts et vernissages d’exposition, en roulement avec les autres agents du pôle.

**2 /Suivi administratif de la scolarité des élèves**
- Assurer le suivi administratif de la Maison des Arts via le logiciel _Imuse_ (scolarité des élèves, des professeurs, des cours, la gestion des salles).
- Enregistrer les inscriptions des élèves dans le logiciel de suivi de la scolarité des élèves (_Imuse_).
- Calculer des quotients familiaux, mettre à jour les dossiers des élèves.
- Éditer et envoyer les factures aux élèves.
- Saisir et suivre les règlements (chèques, espèces, prélèvements automatiques ).
- Rédiger des documents administratifs, des courriers à destination des élèves.

**3/ Missions administratives**
- Assurer le suivi de la régie principale des recettes liées aux inscriptions : suivi des recettes avec la responsable du pôle et dépôt des fonds à la trésorerie.
- Préparer la délibération des remboursements des élèves de la Maison des Arts.
- Réaliser du classement, de l’archivage de documents administratifs.
- Établir les statistiques via le logiciel Imuse pour le rapport d’activités.
- Participer à différents projets et activités relevant du pôle administratif et accueil.

**Profil**:
Maîtrise de l’accueil et capacité à instruire des demandes d’usagers

Bonne connaissance des circuits et procédures administratives

Maîtrise des règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe

Capacité à s’organiser, hiérarchiser les priorités

Rigueur et discrétion

Capacité à travailler en équipe, qualités relationnelles

**Renseignements**:
Anne-Claire Savin, responsable du pôle administratif et accueil - 02 28 25 25 83

**Informations complémentaires**:
**Conditions de travail**

Cycle de travail annualisé 35h

Travail du lundi au vendredi avec travail ponctuel en soirée et un samedi matin sur 3 en moyenne.

Poste non - télétravaillable

**Nos avantages**:
**-Une participation à la mutuelle et prévoyance
- Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu’aux vacances
- Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo électrique et classique ainsi que le TER)
- Ratio d’avancement de grade fixé à 100%
- Contrat collectif prévoyance à adhésion obligatoire (incapacité temporaire de travail/invalidité permanente)
- Tickets restaurant dématérialisés, pour un montant de 144 € par mois sur 12 mois (prise en charge à hauteur de 60 % par l’employeur).

** Poste à temps complet, à pourvoir à compter du 1**er** janvier 2026**

** Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.**

** Cadre d’emplois des adjoints administratifs-Catégorie C.**

**Tout dossier incomplet ne sera pas étudié en priorité**

Monsieur le Maire
BP 50167
44802 Saint-Herblain Cedex