Chargé d'accueil et de gestion

Seconde ville de l'agglomération par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique, Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques, le Théâtre Onyx ainsi que la Maison des Arts. Un pôle de service public, le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au cœur d'une métropole de habitants.

Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l'axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d'oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.

Contexte direction/service :

La Maison des Arts est un établissement classé Conservatoire à rayonnement communal pour son enseignement musical. Elle accueille 1300 élèves en musique et arts plastiques, CHAM élémentaire et collège.

Missions

Placé sous la responsabilité de la responsable du pôle administratif et accueil, vous assurerez les missions suivantes :

1/ Accueil physique et téléphonique

accueillir et renseigner les usagers, orienter et donner les informations concernant le fonctionnement administratif et pédagogique de la Maison des Arts (offre de cours, stages artistiques, les projets culturels).

recevoir, filtrer, transmettre les appels téléphoniques, les messages et courriels.

prendre des rendez-vous et organiser les agendas

Participer à la communication auprès des usagers : courriers, messages.

accueillir le public lors des évènements organisés par la Maison des Arts, concerts et vernissages d'exposition, en roulement avec les autres agents du pôle.

2 /Suivi administratif de la scolarité des élèves

assurer le suivi administratif de la Maison des Arts via le logiciel Imuse (scolarité des élèves, des professeurs, des cours, la gestion des salles)

enregistrer les inscriptions des élèves dans le logiciel de suivi de la scolarité des élèves (
Imuse
)

calculer des quotients familiaux, mettre à jour les dossiers des élèves.

éditer et envoyer les factures aux élèves.

saisir et suivre les règlements (chèques, espèces, prélèvements automatiques…).

rédiger des documents administratifs, des courriers à destination des élèves.

3/ Missions administratives

assurer le suivi de la régie principale des recettes liées aux inscriptions : suivi des recettes avec la responsable du pôle et dépôt des fonds à la trésorerie.

préparer la délibération des remboursements des élèves de la Maison des Arts.

réaliser du classement, de l'archivage de documents administratifs.

établir les statistiques via le logiciel Imuse pour le rapport d'activités

participer à différents projets et activités relevant du pôle administratif et accueil.

Profil

• Maîtrise de l'accueil et capacité à instruire des demandes d'usagers
• Bonne connaissance des circuits et procédures administratives
• Maîtrise des règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe
• Capacité à s'organiser, hiérarchiser les priorités
• Rigueur et discrétion
• Capacité à travailler en équipe, qualités relationnelles

Conditions de travail

Cycle de travail annualisé 35h

Travail du lundi au vendredi avec travail ponctuel en soirée et un samedi matin sur 3 en moyenne.

Poste non - télétravaillable

Nos avantages :

-Une participation à la mutuelle et prévoyance

-Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu'aux vacances

-Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo électrique et classique ainsi que le TER)

-Ratio d'avancement de grade fixé à 100%

-Contrat collectif prévoyance à adhésion obligatoire (incapacité temporaire de travail/invalidité permanente)

-Tickets restaurant dématérialisés, pour un montant de 144 € par mois sur 12 mois (prise en charge à hauteur de 60 % par l'employeur).

Rémunération :

Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle

Poste à temps complet, à pourvoir à compter du 1er janvier 2026

Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.

Cadre d'emplois des adjoints administratifs-Catégorie C.

Renseignements :

Anne-Claire Savin, responsable du pôle administratif et accueil –

anne-

Les candidatures (lettre de motivation, curriculum vitae, dernier arrêté administratif ou attestation liste d'aptitude, ou attestation RQTH), sont à adresser par mail à -

Tout dossier incomplet ne sera pas étudié en priorité