Secrétaire - Accueil Et Gestion Administrative - Direction Des Services Techniques - Coulommiers

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire - Accueil et Gestion administrative - Direction des Services Techniques - Coulommiers

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

SECRÉTAIRE - Accueil et Gestion Administrative
- Direction des Services Techniques - Site de Coulommiers

1. Accueil des personnes
1.1 Assure un accueil physique adapté aux différents partenaires de l'institution (agents, fournisseurs, partenaires extérieurs, etc.) et valorisant l'image de l'institution auprès des différents interlocuteurs
1.2 Réalise un rôle d'interface entre les interlocuteurs et les décideurs institutionnels en apportant des éléments de réponse sécurisés, en prenant note des demandes et en les relayant, mais également en expliquant avec tact l'indisponibilité des directions sollicitées
1.3 Identifie le besoin de l'interlocuteur et apporte la réponse appropriée ou le cas échéant l'oriente vers l'interlocuteur qualifié ou habilité à délivrer l'information.
1.4 Analyse l'importance et l'urgence de la demande et le cas échéant prend des initiatives dans un cadre sécurisé, en respect des limites de sa fonction et en informant systématiquement et dans les meilleurs délais les personnes ressources concernées
1.5 Respecte scrupuleusement le secret professionnel inhérent à son métier et veille à ne pas laisser filtrer d'informations qu'elle détient au titre de son positionnement au sein de l'institution
1.6 Supervise le confort et l'hygiène des espaces d'accueil pour garantir une expérience positive aux visiteurs.

2. Gestion des stocks de produits, de matériel, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
2.1 Gère les stocks de consommables inhérents à son activité de secrétariat pour le service technique, estime les besoins en réassort, passe les commandes dont elle assure le suivi, la réception et le contrôle qualité

3. Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisés

3.1 Assure la logistique inhérente aux différentes réunions et évènements institutionnels
3.2 Gère le planning de réservation des salles et/ou procède aux réservations des salles requises pour la tenue des évènements organisés par l'établissement
3.3 Planifie les interventions des services techniques, en coordonnant les équipes et les prestataires externes.

4. Prise de notes, frappe et mise en forme de documents

4.1 Emet des propositions de rédaction relatives à son domaine d'activités (procès verbaux, compte-rendu de réunion, courriers, etc.)
4.2 Réalise la frappe des différents documents relatifs à son domaine d'activité.
4.3 Assure la transmission des documents qu'elle formalise aux principaux acteurs concernés, organise le circuit des documents et s'assure de leurs retours (courriers, etc.) dans les délais impartis et selon le formalisme requis.

5. Prise de rendez-vous / gestion des agendas

5.1 Consulte les agendas et/ou l'agenda partagé afin de renseigner les interlocuteurs sur les possibilités de rendez-vous et planifie le rendez-vous en lien avec les acteurs concernés
5.2 Actualise autant que de besoin l'agenda et informe systématiquement l'ensemble des acteurs concernés

6. Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

6.1 Assure un accueil téléphonique adapté aux différents partenaires de l'institution (agents, fournisseurs, partenaires extérieurs, etc.) permettant l'identification et la valorisation de l'institution et du service.
6.2 Identifie le besoin de l'interlocuteur et apporte la réponse appropriée ou le cas échéant l'oriente vers l'interlocuteur qualifié ou habilité à délivrer l'information
6.3 Synthétise les informations pertinentes et prioritaires à transmettre à un interlocuteur absent et s'assure de leur bonne réception.
6.4 Assure la gestion des courriels en priorisant l'importance et/ou l'urgence.
6.5 Tient à jour le registre des documents reçus au secrétariat de Direction
6.6 Suit, rédige et transmet en s'assurant que les partenaires internes concernés en soient informés lorsque la situation le nécessite.

7. Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

7.1 Prépare et reproduit les documents de travail nécessaires aux différentes réunions institutionnelles conformément aux obligations réglementaires et aux règles institutionnelles de présentation et de composition des documents.
7.2 Assure la diffusion des documents reproduits aux différents acteurs concernés (internes, externes, membres des instances et tutelles) dans les délais impartis par la réglementation en vigueur ou demandé par la direction de l'établissement, en recourant au mode de diffusion défini (mail, courrier postal, courrier déposé,...)

8. Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusions, archivage)
8.1 Enregistre informatiquement le courrier entrant et sortant et gère les flux de courrier et d'information en provenance ou à destination de la Direction
8.2 Emet des propositions de