Assistant Médico-administratif Malakoff 92g18

**Description entreprise**:
Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG), établissement support du GHT « Psy Sud Paris », assure une mission de service public en psychiatrie adulte dans le Val-de-Marne et les Hauts-de-Seine. Il comprend une unité pour malades difficiles (UMD) et une unité hospitalière spécialement aménagées (UHSA) spécialisée dans la prise en charge des détenus.

Deux instituts de formation (IFSI & IFAS) y sont rattachés.

**Description du poste**:
Missions du poste:
Assurer le secrétariat médical et administratif de **l'hôpital de Jour de Malakoff **et réaliser différentes tâches favorisant la
gestion pratique de celui-ci.

Activités permanentes:

- Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs accompagnants
- Frappe, mise en forme de différents documents (courrier, lettre de liaison).
- Prise, modification et annulation des rendez-vous médicaux (Gestion de l’agenda des médecins).
- Prendre note des différentes informations transmises par les patients et transmission à l’équipe.
- Lors d’absence de soignant, prévenir les patients.
- Prise en charge des demandes d’admissions (1er contact, rendez-vous)
- Constituer le dossier administratif du patient et transmettre les documents nécessaires au service des admissions.
- Assurer une liaison avec les curateurs/ tuteurs afin de récolter les documents des patients sous mesure de protection juridique.
- Vérifier les éléments d’identité selon la procédure d’idenditovigilance.
- Tenue et mise à jour du tableau « suivi des patients ».
- Création et diffusion d’affichage à destinations des usagers (sorties, repas, activités ).
- Dans le logiciel de facturation CPAGE : les mouvements journaliers de l’hôpital de jour
- Demande d’intervention/travaux et suivi aux services supports du groupe hospitalier (téléphonie, hotline, techniques )
- Saisie des actes médicaux sur le dossier patient informatisé (DXcare)
- Suivi du budget thérapeutique alloué au service en collaboration avec le cadre de santé (dépôt des preuves d’achat à la régie de Villejuif)
- Rédaction et suivi des bons de commandes en lien avec le budget thérapeutique en collaboration avec le cadre de santé
- Recenser et envoyer au service de la régie les demandes de référencement de nouveaux fournisseurs et s’assurer du suivi de celles-ci
- Envoyer un tableau mensuel de suivi des journées de présence des patients à l’HDJ au service des frais de séjour

Activités ponctuelles:

- Etablir sous couvert du cadre des procédures visant à améliorer l’organisation interne.
- Edition du planning annuel de l’équipe
- Réalisation de certificats médicaux
- Commandes diverses (timbres, cartouches, ordonnanciers, bons de de transports, carton de rendez-vous, cahier journaliers, tampons, fournitures, café, papier).
- En l’absence de l’ASH : commande et validation de matériel à usage unique (hygiène).
- Remplacement des secrétaires pendant leur absence sur les autres structures du secteur (CMP Malakoff, CMP Montrouge et intra-hospitalier si nécessaire).
- Aider le cadre à organiser les réunions internes (date, ordres du jour, prise de note, compte-rendu)

Horaire:
Du lundi au vendredi : 9h - 16h36

**Profil recherché**:
Savoirs:
Maitrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques
Règles du secret professionnel en milieu hospitalier
Règles rédactionnelles
Maitrise du langage écrit

Savoir-faire:
Prioriser les tâches et gérer les aléas
Adapter son langage en fonction du public concerné
Filtrer les appels
Respect des procédures d’organisation
Restituer et synthétiser des messages ou des notes

Savoir-être:
Capacité d’adaptation
Respect des usagers
Disponibilité et écoute
Autonomie
Rigueur
Patience
Sens du relationnel et de l’organisation

**Avantages**:
Qualité de vie au travail:
Accompagnement à la prise de poste Plan de formation dynamique et accompagnement personnalisé de vos projets d’évolution professionnelle Mobilité en interne et intra/extra hospitalier possible

Actions sociales:
Accès à la crèche de l'hôpital (100 berceaux). Horaires adaptés pour les soignants. Diverses offres de solution de logement Accès à des activités sportives et culturelles

Assistante sociale et conseillère en économie sociale et familiale Permanence de notaire et d’avocat

Comité de gestion des œuvres sociales