Référent(E) Réservations Et Secrétaire de La Division Des Publics Et de La Programmation

DGA Ville du temps libre

**Secteur d'activité**
- Gestion administrative et secrétariat

**Filière**
- Administrative

**Catégorie**
- C

**Cadre d'emplois**
- Adjoints administratifs territoriaux

**Référence**
- i12149- Description Collectivité

Au sein du Muséum de Marseille, sous l'autorité directe de la Responsable de la division des publics et de la programmation, et sous l'autorité de la Responsable de ce service, vous exercez une fonction de référent(e) réservations et de secrétariat de la Division des Publics et de la Programmation.

La DGA Ville du Temps Libre regroupe les directions suivantes : La Direction de la Culture en charge de l'action culturelle et des équipements culturels, la Direction des Sports, chargée de l'animation et de l'exploitation des équipements sportifs, la Direction de la Mer, en charge de la protection du littoral et des activités liées à la mer, la Direction d'Appui Fonctionnel qui assure la gestion des moyens (RH, budget, juridique, marchés, logistique, informatique travaux/sécurité) de la DGA.

Contexte

Le Muséum d'histoire naturelle de Marseille, service de la Direction de la Culture, est un établissement patrimonial, scientifique et culturel de premier plan, à fort rayonnement. Bicentenaire, labellisé Musée de France, il conserve plus de 610 000 spécimens de toutes disciplines naturalistes. Outil essentiel de partage des savoirs, le Muséum de Marseille place sa mission éducative et ses collections au cœur de son fonctionnement, vecteur d'émancipation et d'épanouissement des publics. Avec plus de 138 000 visiteurs en 2024, dont près de 14 000 scolaires, le Muséum favorise l'accès aux savoirs naturalistes pour toutes et tous, en s'appuyant sur des espaces dédiés à l'animation, la médiation scientifique et l'accueil des publics, des expositions, des manifestations culturelles et scientifiques.

**Missions**

Votre rôle consistera à:

- Réaliser l'accueil téléphonique, l'information et l'inscription des groupes scolaires, CLSH, des publics individuels et autres, y compris pour les événementiels et vacances scolaires ;
- Assurer la gestion et l'édition des calendriers de visites : prise de contact avec les enseignants et suivi de la chaîne d'information avec les médiateurs ;
- Gérer les prestations liées au logiciel SAO en concertation avec le régisseur ;
- Suivre les statistiques de fréquentation ;
- Assurer le secrétariat et l'accompagnement administratif du Département des publics et de la programmation (participation à la gestion des plannings, mise en forme et envoi de documents, courriers, ) ;
- Effectuer le lien entre les équipes d'accueil, de médiation, d'animation au sein de la DPP ainsi qu'avec les autres divisions et missions du Muséum ;
- S'assurer du suivi des programmations éducative et culturelle par les équipes d'accueil et d'animation ;
- Assurer des missions d'accueil physique à l'occasion de temps forts.

**Votre profil**
- Nous avons hâte de vous connaître

Titulaire d'une formation dans le domaine administratif et/ou du grade d'adjoint administratif territorial, vous disposez idéalement d'une bonne connaissance des publics.
Vous maîtrisez les logiciels de bureautique et les logiciels métiers SAFRAN
Doté(e) du sens du travail en équipe, vous possédez une bonne communication orale et écrite.
Rigoureux(euse), polyvalent(e) et organisé(e), vous faites preuve d'adaptabilité, de souplesse et de disponibilité.

Rejoignez-nous

**Vos avantages**
- Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
- Prestations sociales (tickets restaurant, comité d'action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports)

**Lieu de travail**
- Muséum d'Histoire Naturelle - Palais Longchamp - 13004 Marseille

Signataire de la convention avec le Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique (FIPHFP), la Ville de Marseille est résolument engagée en faveur de l'emploi et du handicap.