Chargé.e de Coordination Des Etudes Doctorales

Missions

Assurer et contrôler les actes de gestion du Doctorat de l’INSA Lyon, membre de l'Université de Lyon. Assurer le suivi et l’accompagnement des doctorant(e)s dans leur parcours de formation (~600 doctorant/an). Assurer l’interface avec les 8 Ecoles Doctorales co-accréditées.
- Coordination & suivi des doctorants (~600/an dont ~150 primo-inscrit(e)s), en coordination avec les équipes d’encadrement, les laboratoires, les services internes (scolarité, DRH ) et les écoles doctorales : instructions des dossiers d’inscriptions et de réinscription, orientation et conseils, médiation, suivi du cadre légal et de l’évolution de la politique d’Etablissement et de site.
- Mise en place et suivi des cotutelles de thèse (~50/an dont ~10 primo-inscrit(e)s) : rédaction des documents officiels (conventions) en interaction avec les équipes encadrantes, écoles doctorales, services internes et université partenaire.
- Gestion des différentes enquêtes internes et externes : bilan statistique de la formation doctoral, suivi des docteur(e)s, réponses aux sollicitations externes (3-5/an : SIREDO, SISE ).

Activités

Activités principales
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
- Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

Activités secondaires
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
- Assurer la coordination des activités administratives et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Coordonner les aspects logistiques de la structure

Diplôme : Bac+2/3

Connaissances

1. Organisation de l’enseignement supérieur

2. Gestion des groupes et des conflits

3. Techniques d’élaboration de documents

4. Méthodologie de conduite de projet

5. Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

6. Techniques de communication

Compétences opérationnelles

1. Rédiger des rapports ou des documents

2. Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

3. Réaliser des synthèses

4. Concevoir des tableaux de bord

5. Élaborer des éléments de langage

Compétences comportementales

1. Rigueur / Fiabilité

2. Réactivité

3. Sens relationnel

Compétences autres
- Autonomie et sens des responsabilités
- Analyse et synthèse
- Connaissance de la logistique et du cadre légal du doctorat
- Gérer l’urgence

Administration handi-accueillante et attachée à la mixité et à la diversité, l’INSA Lyon est la première école d’ingénieurs de France. Cet établissement public relevant de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche accueille plus de 6000 étudiants par an et compte environ 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs, plus de 600 personnels administratifs et techniques et 650 doctorants.

La personne occupant le poste est intégrée au département FEDORA (« Formation par la Recherche et les Etudes Doctorales ») de l’INSA Lyon, qui compte 4 personnels et 1 responsable. Elle est la personne référente pour le suivi et l’accompagnement des doctorant(e)s (instruction des dossiers, accompagnement, médiation), hors soutenance qui est gérée par un autre personnel du Département. Le périmètre des missions inclue aussi la gestion et le pilotage des contrats doctoraux Etablissement et des conventions de cotutelles. Elle est ainsi en contact directs avec les doctorant(e)s ainsi qu’avec leurs équipes d’encadrement et les unités et services de l’établissements (laboratoires, scolarité, DRH, service juridique ) et externes (Ecoles Doctorales, universités partenaires dans le cadre de cotutelles, Etablissements du site de l’Université de Lyon). Enfin, la personne occupant ce poste est également en charge des différentes enquêtes et bilans statistiques internes et externes.