Assistant(E) Administratif(Ve) Du Rts

DGA Solidarités territoriales
Pôle action sociale enfance famille
MDS Haut Languedoc Ouest Héraultais
STS St Pons

**Catégorie B**

**Filière**: Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**: Rédacteurs territoriaux

**Lieu**: ST PONS AD FS CE RESEAU VERT

**Description du poste**:
**Missions du métier**:

- Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure

**Missions du poste**:

- Sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial des Solidarités (RTS), et fonctionnelle du Responsable Territorial PMI,
- Membre de l'équipe médico-sociale,
- Participe à la mise en œuvre de la politique départementale en matière d'action sociale et médico-sociale Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en œuvre et à son évaluation collective
- Assiste le RTS et le RTPMI et/ou les équipe médico-sociales et administratives dans leur périmètre d'intervention
- Assure un accueil de qualité par une écoute active.

**Activités métier**:

- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la gestion du courrier
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure

**Activités poste**:
**De façon globale**:

- Assure la continuité de l'accueil du public et à ce titre accueille ponctuellement, informe et oriente les usagers
- Participe au titre du référent(e) à la mise en œuvre de la démarche Qualité Accueil
- Assure la gestion des agendas, prise de messages, RDV, gestion RH pour le RTS et le RTPMI
- Gère le planning des concertations
- Assure la logistique et l'intendance des bâtiments, des véhicules, des fournitures, du parc informatique et téléphonique
- Assure le suivi administratif des demandes de TISF pour l'équipe PMI et ASI
- Alimente les tableaux de bord d'activités dont les données DREESS
- Assure le suivi des actions collectives et du réseau des partenaires
- Assure le reporting
- Assure l'organisation des réunions de service (rédaction ordre du jour, compte rendus, suivi des décisions...)
- Organise l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
- Gère le planning de présence de l'équipe et effectue le suivi des absences

**Assiste le RTS et le RTPMI dans leurs fonctions**:
**Pour le RTS**:

- Assure le suivi des échéances dans les logiciels dédiés des évaluations des IP et des d'entrées dans le dispositif Prévention/Protection de l'enfance
- Saisit les décisions d'aides financières
- Assume les fonctions de sous-régisseur et à ce titre met en place des procédures de contrôle des anomalies
- Assure le suivi des recours gracieux
- Gère et assure le suivi des demandes d'admission en hébergement d'urgence
- Assure le secrétariat du fonds départemental d'aide aux jeunes
- Assiste le RTS dans l'élaboration et le suivi du DUERP

**Pour le RTPMI**:

- Assure les commandes des fournitures médicales, imprimés, jouets, dans le respect des budgets alloués
- Assure la commande et la récupération des vaccins
- Gère la collecte des déchets médicaux
- Veille à l'organisation des consultations planification
- Assure le suivi des échéances des dossiers adultes vulnérables et des MASP
- Assure le suivi administratif des demandes d'appui parental

**Profil recherché**:
**Connaissances**:
Classement et archivage
Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
Technique(s) du domaine d'intervention
Organisation et fonctionnement du Département
Qualité : démarche, méthodes, outils

Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
Offre socio-éducative locale
Secteur médico-social
Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
Dispositif(s) du domaine d'intervention
Données du territoire d'intervention

**Savoir-faire**:
Constituer et suivre des dossiers administratifs
Utiliser les logiciels de bureautique
Respecter la charte graphique
Utiliser les techniques du domaine d'intervention

Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
Appliquer la réglementation
Tenir des tableaux de bord
Répondre aux besoins des usagers
Appliquer les procédures qualité
Transmettre l'information
Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

**Savoirs comportementaux**:
Adaptation (Capacité d')
Communication (Aptitude à la)
Confidentialité (Sens de la)
Disponibilité
Organisation (Sens de l')
Rigueur
Esprit d'équipe

**Poste inscrit dans un périmètre qualité**: OUI
Identification du périmètre : Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre