Agent Au Service Des Archives Médicales

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Agent au service des Archives Médicales H/F

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Agent au service des Archives Médicales

Famille : GESTION DE L'INFORMATION

Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale

Code métier : 40M20

Information générale

Définition:
Collecter, classer, conserver, rechercher et communiquer les documents archivés aux demandeurs en appliquant des procédures, protocoles, consignes spécifiques à l'archivage médical des établissements de santé.

Optimiser les espaces de stockage des dossiers médicaux.

Entretenir la propreté sur les différents lieux de stockage.

Déplacements et travail sur les sites extérieurs de Cantaranne et La Vayssière et les sites annexes du CH.

Veiller à l'entretien et à la propreté des outils et moyens de transport mis à disposition par l'établissement.

Prérequis réglementaires pour exercer le métier:
Connaissance de la bureautique : EXCEL / WORD logiciel patient de l'établissement : DX CARE

Connaissance de l'environnement médical

Connaissance des règles de travail et principes appliquées dans un établissement de la FPH

Activités

Répondre aux demandes de dossiers patients par courriel ou téléphone des secrétariats médicaux.

Rechercher informatiquement via le logiciel DX CARE la localisation des DU

Fiche de poste : Agent au service des Archives Médicales

Extraire des rangs les DU demandés par les secrétariats médicaux (Bourran/La Vayssière/Cantaranne)

Effectuer le tracing de la localisation des DU en indiquant leur changement de localisation dans DX CARE

Distribuer les DU demandés dans les différents secrétariats médicaux

Recueillir physiquement et effectuer le tracing de la localisation des DU récupérés auprès des secrétariats médicaux dans DX CARE

Gérer la modification et la fusion d'identité d'un patient si nécessaire avec le BDE et le SIH

Gérer le stock du matériel bureautique du service et s'approvisionner auprès du magasin central

Traiter les demandes de reprographie ou le traitement des enquêtes si absence des agents de la reprographie/réactualisation

Optimiser la gestion des espaces de stockage des dossiers médicaux : resserrage, transfert d'un local à un autre ou sur sites extérieurs

Effectuer l'évacuation des dossiers médicaux dont la DUA est atteinte dans des cartons dédiés lors de la destruction programmée et coordonnée par la responsable du service et une entreprise extérieure

Effectuer et actualiser la recherche des DU non trouvés dans les rangs

Insérer dans le flux commun des dossiers médicaux ceux des services de pédopsychiatrie

Effectuer le traitement des dossiers spécifiques dits « violets » afin de les réactualiser et si nécessaire les soumettre à la destruction

Effectuer le traitement des dossiers des patients décédés : classement dans les rangs du site de La Vayssière, tracing dans DX CARE et identification de ces derniers

Effectuer le traitement des dossiers spécifiques des patients transfusés : identification sur la pochette et tracing dans DX CARE

Effectuer le traitement des dossiers des patients décédés sur le site des Peyrières en collaboration avec les secrétaires médicales

Insertion des dossiers de consultations externes dans les dossiers médicaux uniques sur les différents sites : Bourran/La Vayssière/Cantaranne

Effectuer le transfert, le classement alpha numérique ou alphabétique et l'optimisation du stockage sur les sites extérieurs des dossiers médicaux spécifiques (ACP/ PEDO/MEDECINE NUCLEAIRE) ou documents médicaux spécifiques (transports sanitaires)

Effectuer et actualiser un plan détaillé des sites extérieurs de stockage des DU avec l'identification précise de leur localisation et de leur année d'archivage

Effectuer l'identification claire et le classement archivistique chronologique des différents registres sur le site de Cantaranne dont la DUA est très importante

Savoirs et savoir-faire
- Connaitre et respecter le secret professionnel
- Respecter la hiérarchie ainsi que les règles de fonctionnement en vigueur dans l'établissement
- Utiliser les techniques gestes et postures/manutention
- Classer et archiver selon les protocoles en vigueur dans l'établissement
- Identifier les fonds d'archives à collecter
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau, appliquer les savoirs être et savoir vivre au sein de l'équipe du service et envers tout le personnel de l'établissement
- Utiliser le logiciel patient et les outils bureautiques
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Former les nouveaux arrivants sur le service
- Effectuer