Assistant-e de Poles

**ASSISTANT-E DE POLES**:

- CDI
- GUERET
- NIVEAU 4
- NVHADD76190

**ARS NOUVELLE AQUITAINE**:
**Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine**

Espace Rodesse

103 bis rue Belleville

CS91704

BORDEAUX CEDEX

Direction : Délégation départementale de la Creuse

Poste mutualisé entre le Pôle Protection santé et le Pôle Etablissements et services

**Localisation géographique du poste : Guéret**

Si vous êtes en CDI sous convention collective de la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général:
Catégorie : Employé-e

Niveau : 4 OU 5A

Si vous n'êtes pas concernés par le statut cité ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d'une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable.

Poste d'encadrement : Non

Fonction soumise à DPI : Non

Fonctions télétravaillables : Non

L'ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l'Agence. Elles sont en particulier l'interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements départementales encouragent le développement d'une politique de proximité avec une vision intégrée de l'ensemble du champ de compétence de l'ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d'action de l'ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité.

Ainsi, **la Délégation Départementale de la Creuse** est composée de trois pôles:

- un Pôle santé environnement bi-départemental,
- un Pôle protection santé,
- un Pôle établissements et services

Par ailleurs, les missions médicales sont rattachées directement à la Direction.

Enfin, des missions de prévention promotion de la santé et de projets SEGUR sont assurées de façon interdépartementale.

Relations internes : autres collaborateurs de la Délégation départementale, secrétariats des autres directions.

Relations externes : représentants des professionnels de santé et des établissements, services de l'Etat (préfecture ), élus, Collectivités territoriales, organismes d'Assurance Maladie

**Description du poste**:
Définition du poste : _Assister les responsables des Pôles Etablissements et Services, et, Protection Santé dans l'organisation quotidienne du travail. Assurer l'interface entre les différents interlocuteurs du siège, les acteurs extérieurs et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information._

Activités essentielles:

- **Etre une personne ressource sur l'activité et le fonctionnement des deux pôles**:

- Gérer la planification individuelle et collective (planning, agendas, déplacements, organisation des réunions),
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels,
- Gérer et sécuriser, pour le compte des responsables de pôle, l'organisation quotidienne de leur travail,
- Alerter en cas de dysfonctionnement ou de difficultés,
- Travailler en collaboration avec les secrétariats de la direction générale, des directions métiers, et des autres délégations départementales,
- Veiller en permanence au respect des délais pour la réalisation de documents demandés dans les services ou au niveau de la direction,
- Apporter son appui dans l'organisation du travail des équipes,
- Préparer, suivre, synthétiser, mettre en forme des dossiers et rédiger des comptes rendus de réunions,
- **Gérer et superviser la circulation du courrier**:

- Traiter et gérer le courrier des pôles après distribution de l'assistante de direction,
- Etre garant-e de la qualité du tri du courrier et de la répartition entre les services,
- Rester attentif-ve aux courriers en circulation,
- Assurer un Suivi rapproché des courriers sensibles et faire le lien avec les acteurs ou décideurs concernés,
- Relancer les courriers en attente,
- **Gérer la messagerie et assurer le rôle de référent-e pour la structuration du classement des documents papiers**:

- Gérer quotidiennement la messagerie (suivi, classement, archivage, enregistrement, impression),
- Superviser le plan de classement des documents papiers.

Activités annexes:

- Assurer un suivi des réclamations en lien avec le chargé de mission réfèrent (Suivi, classement, archivage, enregistrement, impression, relance interne/externe),
- Assurer un suivi des inspections (Suivi, classement, archivage, enregistrement, impression, programmation).

Spécificités du poste / Contraintes:

- Travail en collaboration avec les médecins de la Délégation Départementale,
- Articulation nécessaire avec les autres assistantes,
- Continuité de service : suppléer l'assistante de direction en cas d'absence,
- Contraintes horaires ; confidentialité.

Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle étab