Chargé de Projets Formation Et événementiel

**Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général et en collaboration avec lui, co-organiser l’université d’été du CECA dans ses dimensions évènementielles et opérationnelles. En collaboration fonctionnelle avec le responsable du pôle formation et la responsable du pôle conférences contribuer à la définition des programmes et cycles de formation, coordonner les activités d’un point de vue opérationnel et administratif.**

Ø **Ingénierie de formation**
- Co-construire le catalogue en chaque fin d’année : recherche de thèmes, de programmes, d’intervenants, benchmark tarifaire, être le lien avec la graphiste pour la mise en forme du catalogue, effectuer les corrections
- Réaliser le calendrier des sessions inter en collaboration avec les intervenants
- Elaborer des offres sur-mesure en collaboration avec les intervenants, à la demande des clients : RDV d’information (visio ou face à face), budgéter les projets, rédiger les propositions pédagogiques et financières, suivre l’avancée des projets
- Effectuer une veille réglementaire et informative

Ø **Elaboration et mise en œuvre des dispositifs de formation par le suivi administratif et logistique**
- Planifier et organiser les formations : fixer les dates de formation avec les formateurs et les clients, réserver les salles, restaurants, hôtels et transports si besoin
- Etablir les documents contractuels et administratifs client, stagiaire et formateur (convention, convocations, contrats d’intervention, planning, etc.)
- Assurer la préparation pédagogique de chaque session, mettre le matériel nécessaire à disposition des formateurs (sessions inter) OU s’assurer de la bonne préparation des salles chez le client (sessions intra)
- Coordonner les stagiaires et les formateurs : répondre aux besoins des formateurs et des stagiaires, prendre en compte les demandes documentaires
- Faire le lien entre l’intervenant et le client : demande de renseignements, organisation les RDV de préparation si nécessaire

Ø **Suivi opérationnel du cycle « Valoriser le capital humain »**
- Piloter les aspects logistiques des rencontres:

- Réserver, coordonner et assurer le suivi avec les lieux de séminaire
- Organiser la venue des conférenciers : réserver leurs déplacements (train, avion, taxis) et hébergement
- Piloter les aspects administratifs de ces rencontres:

- Saisir les inscriptions (Gescof)
- Préparer et adresser les conventions de formation (via le logiciel Gescof)
- Adresser à J-10 et J-3 et pour chaque session, une convocation individuelle à tous les participants
- Organiser la (re)composition des groupes de chaque session
- Facturer les clients (via le logiciel Gescof)
- Préparer les rencontres en veillant à offrir une expérience fluide et personnalisée à chaque participant:

- Participer à la conception des documents de présentation du cycle
- Participer aux conférences
- Préparer les documents d’accueil : feuille de présence, badges, chevalets
- Organiser les captations vidéos et superviser le rendu final
- Créer, piloter et mettre à jour le cloud dédié au Cycle Valoriser le Capital Humain
- Rédiger et mettre en forme des synthèses
- S’assurer de la satisfaction des participants

Ø **Maintien et développement de la certification Qualiopi**
- Suivre l’ensemble des 7 critères de la certification Qualiopi (25 indicateurs)
- Faire évoluer les process et les programmes de formation éligibles lorsque nécessaire
- S’assurer de la conformité de chaque session de formation et des informations délivrées
- Préparer et participer aux audits

Ø **Communication**
- Assurer le suivi d’un mailing mensuel reprenant les temps forts de l’activité et présentant l’actualité du pôle formation (sessions à venir, information spéciale,)
- Assurer la mise à jour de la partie « formation » du site internet, notamment en fin d’année : nouvelles sessions, informations particulières

Ø **Participation à l’organisation de l’Université d’été du CECA**
- Assurer le suivi de la gestion commerciale et partenariale de l’événement
- Assurer le suivi des inscriptions en lien avec l’équipe
- Participer à la conception et à la réalisation des supports de communication et les éléments scéniques de l’évènement : plaquette de présentation et impressions grands formats
- Participer à la promotion média de l’événement en préparant les éléments de contenu et en les valorisant auprès des réseaux sociaux et médias régionaux
- Assurer la coordination logistique globale de l’évènement
- Participer à la coordination du montage de l’évènement à J-1 en lien avec l’équipe et le stagiaire embauché pour l’événement
- Réaliser le powerpoint de l’évènement
- Coordonner la plateforme web de l’évènement avec le prestataire CECA
- Gérer les enquêtes de satisfaction
- Participer à l’accueil des conférenciers le jour de