Assistant(E) Secrétariat Général

**A PROPOS DE NOUS**:
Le pôle Léonard de Vinci s’organise autour 4 établissements d’enseignement supérieur délivrant des diplômes reconnus qui couvrent des champs disciplinaires complémentaires : une école de management, l’EMLV ; une école d’ingénieurs, l’ESILV ; une école du digital, l’IIM ; ainsi qu’un centre de formation continue, De Vinci Executive Education. Créées en 1995, les écoles sont rassemblées autour de 5 campus situés à Paris-La Défense, Nantes et Dublin, et comptent actuellement plus de 9500 étudiants et apprenants, plus de 12000 diplômés et 450 collaborateurs.

L’ADN du Pôle est porté par des valeurs communes que sont l’hybridation, la professionnalisation, l’internationalisation, le sport et la culture d’entreprise. L’hybridation est le résultat de la transversalité qui existe entre les écoles : cours & projets en commun, développement progressif et intensif des Soft skills, incubateur, FabLab, centre d’innovation et de recherche, institut de recherche innovation et développement, vie associative, activités sportives et double-diplômes. Ingénieurs, managers, designers et développeurs apprennent à vivre et à travailler ensemble au-delà des frontières de leur propre cursus.

**VOS MISSIONS**:
Rattaché.e au Secrétaire Général de l’Association Léonard de Vinci et en étroite collaboration avec la Direction RH, les missions de l’Assistant.e de Secrétariat Général sont les suivantes:
**- Assistanat courant du Secrétaire Général**: gestion de l’agenda, planification d’entretiens, organisation de réunions, comptes-rendus de réunion, accueil et orientation des visiteurs, traitement du courrier

**- Gestion de facturation et suivi budgétaire**: enregistrement des factures sur CEGID - suivi de réception des commandes pour les directions dépendant du périmètre du secrétariat général

**- Accompagnement des directions de services rattachés au secrétariat général**: Recueil des données de reporting, contrôles de cohérence des facturations

**- Assistanat RH**: tenue à jour des panneaux d’affichage obligatoire sur les différents campus, mise à jour de l’organigramme, mise à jour de l’intranet RH, renfort pour création de profils des nouveaux salariés sur le réseau social institutionnel.

**- Organisation des Assemblées Générales et Conseils d’Administration**: convocations, dossiers de présentation, préparation logistique de la séance, transcription du procès-verbal

**- Missions QVT**: participation à l’organisation d’événements à destination des salariés (journée des enfants, semaine du bien-être au travail, cadeaux des salariés pour Noël, cadeaux naissance), proposition de nouvelles actions favorisant l’engagement des salariés, en collaboration avec l’autre établissement

**- Accompagnement à l’intégration des nouveaux salariés**: organisation des Welcome Lunch, mise à jour sur l’intranet groupe, animation éventuelle de sessions d’intégration des nouveaux embauchés internationaux

**- Relation avec les prestataires**: préparation des contrats de prestations, tenue à jour de la liste des contacts chez les partenaires, relance des prestataires

**- Gestion des fournitures**: passer commande, réceptionner la livraison, dispatcher entre les membres du service et au sein des salles de réunion, suivre le stock, suivre les factures fournisseurs (papeterie, café, Centre français de la copie, Infogreffe, abonnements juridiques )

**VOTRE PROFIL**:
En tant que membre clé de notre équipe administrative, vous serez responsable de fournir un soutien administratif essentiel tout en utilisant vos connaissances spécialisées dans le domaine de l’enseignement supérieur. Dans l’idéal, vous avez une bonne connaissance du milieu de l’enseignement supérieur, y compris des pratiques et des processus spécifiques. Vos bases solides du métier de l’assistanat, avec une expérience préalable dans un environnement administratif similaire, seront un atout précieux. Des connaissances juridiques solides, notamment en droit commercial et droit social, seront également nécessaires pour garantir le respect des réglementations et des procédures.

En termes de compétences opérationnelles, vous devrez être capable de recueillir, synthétiser et transmettre l’information de manière claire et concise. Une maîtrise avancée de Word est requise, incluant la création de table des matières, la mise en page dynamique avec des liens internes et externes, ainsi que l’utilisation de l’onglet révision et du mode développeur. Votre niveau avancé en Excel, avec une expertise dans l’utilisation des fonctions de recherche V et des tableaux croisés dynamiques pour analyser et présenter des données de manière précise, sera essentiel pour mener à bien vos tâches. Une maîtrise de Power Point pour la création de présentations professionnelles et percutan