chargee de la gestion locative

L'entreprise

La SIGUY et la SIMKO, filiales du Groupe CDC Habitat, sont les principaux bailleurs sociaux de la Guyane, avec un parc de logements répartis sur le territoire. Comptant plus de 250 salariés, elles interviennent dans les domaines de l'aménagement, la construction, la gestion locative, la maintenance et la réhabilitation. Avec un chiffre d'affaires de près de 119 M€, elles offrent des logements adaptés à tous les budgets.

Description du poste

Sous la direction du Responsable d'Agence Adjoint, le collaborateur/la collaboratrice sera en charge de la relation avec les clients locataires :

FINALITE DU POSTE

Accompagner les clients locataires tout au long de la vie du bail dans un souci de qualité de service, de satisfaction client et de performance

LES MISSIONS DU POSTE

MISSIONS PRINCIPALES

A ce titre, il/elle doit :

Assurer la gestion des baux de son secteur conformément aux procédures internes

Gérer les relations avec les clients (réclamations, appels, demandes IDEAL, messages, mails,

courriers, relances…)

Garantir la bonne exécution du contrat de location en mettant en œuvre les mesures nécessaires à la

bonne installation du client dans le logement en lien avec les différents services

Gérer et mettre à jour les informations dans le SI de gestion immobilière selon les procédures internes

Assurer le recouvrement amiable et précontentieux des impayés des clients présents et en assurer la

gestion administrative

Participer à la promotion de la culture client en apportant une attention quotidienne à la qualité des

réponses apportées

Rendre compte à sa hiérarchie

GESTION DE LA RELATION CLIENTS

Gérer la relation avec les prospects (signature du bail) et les locataires

Percevoir les dépôts de garantie

Accompagner les locataires pour le règlement des loyers

Sensibiliser les locataires sur les règles de vie commune au sein des résidences

Gérer les réclamations administratives (assurer le suivi des demandes et réclamations dans le SI) et y

apporter les premières réponses dans la limite de ses compétences et relayer toute autre réclamation au

service concerné

Participer à l'intégration des personnels de proximité de son secteur dans son domaine d'activité

Participer à la dynamique d'équipe de l'agence en assurant la bonne transversalité des actions et des

informations avec les collègues et la proximité

Veiller à l'état d'avancement des liquidations de compte dans les délais réglementaires

RESPONSABLE D'AGENCE ADJOINT F/H CHARGE DE GESTION LOCATIVE F/H

GESTION ADMINISTRATIVE LIEE A LA VIE DU BAIL

Préparer le bail, effectuer les contrôles règlementaires (surface, tarifs, plafonds…), contrôler et

s'assurer de la complétude des pièces du dossier client

Organiser avec les services dédiés l'accueil des nouveaux clients lors de la livraison de patrimoine

Promouvoir la mise en place du prélèvement automatique et du compte extranet auprès des clients

Accompagner le locataire pour une bonne insertion dans son logement et procéder à l'ouverture des

droits AL à l'entrée sous la plateforme IDEAL

Assurer le suivi administratif des baux (avenants, rétablissement de bail, transfert…), contrôler et

s'assurer de la complétude des pièces du dossier du client

Scanner tous les documents liés à la vie du bail dans la GED conformément à la charte d'archivage

Participer à la relance pour le renseignement des enquêtes OPS en lien avec la proximité et mettre à

mise à jour les bases de données (saisie) notamment dans le cadre d'enquêtes diverses (OPS, SLS)

Gérer, enregistrer et saisir les contrats d'assurance des locataires

Traiter les congés et établir les liquidations de compte dans le délai imparti et mettre à jour le tableau

de suivi de la vacance

Assurer la mise à jour et l'exhaustivité de la base de données client dans le respect du RGPD

Assurer la constitution et le suivi des dossiers de troubles de jouissances et mettre en œuvre la

procédure avant contentieux en collaboration avec les responsables de secteur, le service social et le

service contentieux

PRECONTENTIEUX

Définir des actions de recouvrement adaptées en lien avec la proximité et mettre en place les dispositifs

de solvabilisation

Effectuer les relances par tous moyens afin de recouvrer les impayés

Vérifier et suivre les règlements clients et partenaires (CAF, CTG…) en lien avec le service social

Travailler en lien avec le/la conseiller(e) social(e) et/ou le Responsable d'Agence et/ou adjoint pour

décider de l'orientation à donner au dossier (mise à l'huissier, suivi social…)

Préparer et participer aux commissions mensuelles de suivi et de prévention des impayés (CIP)

Transmettre la liste des dossiers au service contentieux en vue de la délivrance du commandement de

payer à l'issue du CIP

SUIVI DES INDICATEURS DE RESULTATS

Recenser les informations nécessaires à la mise à jour des reporting d'activité

Alerter en cas de dérive constatée et proposer des actions correctives

Analyser les indicateurs de gestion de son secteur et proposer au Responsable Adjoint ou d'Agence les

actions d'amélioration à mettre en œuvre

Gérer les tableaux de suivi de la vacance en collaboration avec les responsables de secteur et les

techniciens d'agence

RELATIONS INTERNES ET EXTERNES

Communication interne en adéquation avec la politique de l'entreprise :

Tableau de suivi de la vacance

Tableau de suivi des départs, des entrées et de la durée des travaux

Dossiers locataires (contentieux, social)

Tableau de suivi des impayés

Tableau de relances Communication externe en adéquation avec la politique de l'entreprise :

Conventions

Baux et annexes

Courriers divers (troubles de jouissance, congé locataire…

Profil recherché

Destiné(e) à rencontrer des personnes internes et externes et à porter les valeurs de l'entreprise, le collaborateur/la collaboratrice doit avoir la volonté de mettre la qualité de service et la satisfaction des clients au centre de ses préoccupations.

Compétences techniques – Les « savoirs » :

Maîtrise de l'outil informatique et du logiciel de gestion immobilière

Maîtrise de la règlementation et de la législation du logement social

Connaissance des procédures de recouvrement et d'encaissement

Connaissance des techniques de gestion de conflit, régulation et résolutions de problèmes

Compétences professionnelles – Les « savoir-faire » :

Capacité à rendre compte

Capacité rédactionnelle

Capacité à gérer les imprévus

Capacité à suivre efficacement les demandes et réclamations des locataires

Rigueur

Sens de l'organisation

Esprit de synthèse

Méthodologie

Compétences comportementales – Les « savoir-être » :

Aisance relationnelle

Disponibilité

Bienveillance

Ecoute

Autonomie

Dynamisme

Esprit d'initiative

Esprit d'équipe

Empathie

Sens des responsabilités

Domaine/spécialité : Immobilier/Profession Immobilière

Niveau de formation initial : Bac+2 Expérience : Débutant ou 1 an d'expérience dans le secteur de l'immobilier pour les BAC