Responsable administratif

Le Grand PalaisRmn recherche pour le Service Sûreté Sécurité Incendie de sa Sous-direction Sûreté Sécurité Incendie:

Un responsable administratif (F/H) en contrat à durée déterminée pour une durée de 18 mois

La sous-direction Sûreté Sécurité Incendie, chargée de la stratégie de l'établissement en matière de sûreté des biens et des personnes et en matière de sécurité incendie pour l'ensemble des sites où la Rmn-GP est présente, veille au déploiement de cette stratégie et s'assure des moyens humains et matériels nécessaires à l'accomplissement de ces missions. Elle développe une approche transverse qui se traduit notamment par l'étude des menaces et des risques et la mise en place d'actions et de dispositifs nécessaires dans les sites occupés par la Rmn-GP : siège social, autres espaces dont les espaces commerciaux et au Grand Palais pour l'ensemble des activités et des acteurs présents au sein du monument. La sous-direction Sureté-Sécurité Incendie est placée sous la responsabilité d'un sous-directeur en charge de la sureté sécurité qui encadre d'une part un conseiller sécurité incendie et d'autre par un Service Sûreté Sécurité Incendie.

Le Service Sûreté Sécurité Incendie, garantit la bonne adéquation des moyens humains nécessaires à la mise en œuvre des procédures de sécurité, participe à la mise en place des projets d'événements en tant qu'expert sécurité, et conçoit et met en œuvre les moyens matériels et techniques visant à assurer la sécurité des biens et des personnes.

Sous l'autorité hiérarchique du chef de service, la/le responsable administratif assure l'encadrement et la coordination des activités administratives, comptables et budgétaires du service sureté sécurité incendie.

GESTION ADMINISTRATIVE ET BUDGETAIRE DES ACHATS

• Établir les prévisions de dépenses de sécurité des différentes manifestations commerciales et culturelles.
• Réceptionner et contrôler les devis destinés au service Sûreté Sécurité Incendie.
• Établir, centraliser et enregistrer les bons de commandes et en assurer la circulation (signature, transmission aux fournisseurs, visa).
• Rassembler les documents nécessaires au règlement des factures (justificatifs des dépenses, création des comptes de tiers), et s'assurer de leur mise en paiement.
• Élaborer et effectuer le suivi du budget de la direction en collaboration avec le chef de service : recensement, analyse et ajustements des besoins, consolidation et préparation des arbitrages, élaboration tableaux de bord et des synthèses, transmission à la DAF.
• Être le correspondant de la DAF pour tout ce qui concerne la gestion budgétaire et comptable du service sécurité.
• Participer aux réunions préparatoires budgétaires DG/DAF.

SUIVI DES MARCHES PUBLICS

• Préparer les documents administratifs des appels d'offre et des marchés publics : de la rédaction et à la publication des avis d'appels publics à la concurrence, en passant par l'envoi des offres et les réponses aux demandes administratives des entreprises
• Assurer le suivi et le respect des procédures d'appel d'offre : préparation des commissions d'appel d'offres, envoi des courriers aux entreprises.

CONTRIBUER AU SUIVI ADMINISTRAIF DES ACTIVITES DU SERVICE

• Concevoir et élaborer à l'aide des logiciels bureautiques classiques des tableaux, schémas, graphiques, synthèses permettant un suivi dans le temps de données relatives aux activités du service,
• Mettre à jour les différents tableaux de bord correspondant à l'activité du service,
• Etablir un rapport d'activité (tableaux de bord, statistiques, analyses, préconisations),
• Participer à l'élaboration des procédures.

De formation supérieure Bac +3/4 option gestion/finances/administration, vous justifiez d'une expérience d'au moins trois ans sur un poste similaire. Une expérience au sein du secteur public serait un atout. Vous disposez des connaissances budgétaires, comptables et juridiques de base, indispensables à l'exercice du poste, ainsi qu'une bonne maîtrise des notions de commande publique.

Vous savez rédiger de façon claire, précise et adaptée au destinataire ou conforme aux consignes. Vous savez concevoir et élaborer à l'aide des logiciels bureautiques classiques (Word, Excel, P.P.T) des tableaux, schémas, graphiques, synthèses permettant un suivi dans le temps de données. Vous êtes en capacité de présenter de façon argumentée un diagnostic, un projet, une solution et d'apporter une contribution de qualité dans le cadre d'une réunion, d'un groupe de travail.

Vous savez coordonner ou vous coordonner avec des tiers pour produire un travail de qualité et organiser votre travail en travail en fonction de l'ordonnancement des tâches à effectuer, des priorités, aléas et contraintes extérieures. Vous êtes une personne reconnue pour votre autonomie et rigueur dans la gestion de vos dossiers et votre capacité à prendre des décisions. Vous savez établir des relations professionnelles de qualité avec interlocuteurs internes et externes. Vous savez utiliser de façon optimale les outils bureautiques classiques (Word, Excel, PPT), les fonctionnalités d'un progiciel de gestion (type Sage X3).

Caractéristique du poste :

• Travail du lundi au vendredi 7h15 par jour

Votre candidature : Merci de nous faire parvenir votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales