Office Manager
il y a 2 semaines
La Robe Numérique est un cabinet de conseil en croissance.
Notre organisation évolue vite ; nous cherchons un·e Office Manager qui saura sécuriser l'existant, structurer durablement et contribuer à faire monter le cabinet en gamme sur ses méthodes de travail.
Ce poste est clé : tu es garant·e du cadre opérationnel (administratif, RH, facturation, bureau) et de la fiabilité des informations et échéances. Tu travailles en lien direct avec la direction, le cabinet comptable et le DAF externalisé.
Missions
0) Structuration & amélioration continue (mission transverse)
• Mettre à plat, clarifier et fiabiliser l'existant (RH, administratif, finance, opérations internes)
• Formaliser des standards simples et applicables : checklists, modèles, procédures, calendrier d'échéances
1) Administration & facturation (exécution, traçabilité)
• Accueil physique et téléphonique : qualité de relation, orientation, suivi des demandes
• Production et suivi des documents : devis, contrats, bons de commande, mise en signature, archivage
• Émission et suivi des factures : complétude, cohérence, classement, mise à jour des tableaux
• Suivi des encaissements et échéances : anticipation, relances structurées, reporting clair
• Rédaction de comptes rendus et formalisation de points de suivi (internes / prestataires)
• Préparation administrative des réponses à appel d'offre (public / privé), suivi des échanges (Q/R, demandes de précisions) et archivage structuré pour capitalise
• Assurer le suivi administratif des marchés publics après attribution, suivi de facturation
• Assurer le suivi administratif des formations externes organisées par le cabinet
2) Gestion comptable & financière (avec cabinet comptable + DAF externalisé)
• Collecte, contrôle, classement et transmission des pièces comptables
• Suivi des dépenses : justificatifs, catégorisation, rapprochements simples, cohérence globale
• Gestion des notes de frais : contrôle, conformité, archivage
3) RH — administration du personnel & excellence du cadre
• Contrats, avenants, périodes d'essai, onboarding/offboarding, suivi administratif
• Préparation et suivi des variables de paie (absences, congés, titres-restaurant, etc.)
• Pilotage des échéances RH : entretiens annuels/pro, suivi des obligations, collecte et structuration des éléments
• Appui au recrutement : diffusion, tri, pré qualifications téléphoniques, coordination des entretiens
• Support RH du quotidien : réponses aux collaborateurs, confidentialité, sens du service
4) Organisation du bureau & services généraux (co-working)
• Gestion des accès (badges) et procédures d'arrivée/départ
• Gestion des achats, fournitures et besoins du quotidien (réassorts, commandes, suivi prestataires)
• Coordination avec le co-working : incidents, demandes ponctuelles, amélioration de l'expérience équipe
5) Déplacements & événements (support opérationnel)
• Planification et réservations (train/avion/hôtel), centralisation des informations, justificatifs
• Organisation d'événements internes (séminaire, temps d'équipe) et appui événements externes (clients/partenaires)
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Expérience :
3 à 5 ans (ou plus) en Office Management / assistanat de direction / admin & RH, idéalement en environnement de conseil
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Rigueur élevée
: sens du détail, fiabilité, respect des échéances, traçabilité
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Ambition dans le poste
: tu veux être un pilier de l'organisation, faire progresser les standards et prendre de la hauteur
- Excellente capacité de priorisation, autonomie, proactivité, discrétion/confidentialité
- Très bonne communication écrite et orale (emails, synthèses, comptes rendus)
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Outils :
Office 365 & Pennylane, Staffiz apprécié ; aisance avec tableaux de suivi et process
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Ce que tu trouveras chez nous
- Un rôle central, visible, avec une vraie marge de manœuvre
- Une exigence de qualité et de méthode
- Un environnement responsabilisant, où la rigueur est valorisée et l'initiative attendue
Premier entretien teams avec la cofondatrice, en charge des opérations
Deuxième entretien en présentiel, avec les 2 co-fondatrices, intégrant un cas d'étude à préparer en amont et à présenter lors de l'entretien
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office manager h/f
il y a 3 jours
Paris, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 8ème arrondissement, un Office Manager pour une mission longue durée. Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office...
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office manager h/f
il y a 20 heures
Paris, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 8ème arrondissement, un Office Manager pour une mission longue durée. Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office...
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office manager h/f
il y a 1 semaine
Paris, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 2ème arrondissement , un Office Manager H/F pour un CDD de 6 mois. Au sein d'une structure internationale composée de 60 collaborateurs, vous travaillerez en étroite...
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office manager h/f
il y a 3 jours
Paris, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialis sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 2ème arrondissement , un Office Manager H/F pour un CDD de 6 mois. Au sein d'une structure internationale composée de 60 collaborateurs, vous travaillerez en étroite...
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office manager h/f
il y a 1 semaine
Paris, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé dans le 12ème arrondissement de Paris , un Office Manager H/F pour un CDI. Au sein d'une agence spécialisée dans le design, nous recherchons un Office Manager H/F. Vous serez...
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office manager h/f
il y a 22 heures
Paris 15 Vaugirard, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Gnéraux, recherche pour l'un de ses clients situé dans le 8ème arrondissement de Paris , un Office Manager H/F pour un CDI. Au sein d'une start-up, nous recherchons un Office Manager H/F, pour assurer le bon fonctionnement des locaux et...
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Office Manager
il y a 4 jours
Paris, Île-de-France Clearwater Analytics (CWAN) Temps pleinThe Office Manager will be responsible for ensuring the efficient functioning of the office, providing administrative support to team members, and managing reception duties. This role requires a highly organised individual with strong communication skills and the ability to multitask in a fast-paced environment.Key Roles & ResponsibilitiesReception...
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Office Manager
il y a 3 jours
Paris, Île-de-France Inuka Partners Temps pleinOverview:Inuka is working with an American private equity firm to recruit an Office Manager based in Paris. This role will be responsible for ensuring smooth day-to-day office operations, providing administrative and logistical support to local and international teams, and acting as the central point of coordination for office management, vendors, and...
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Office Manager
il y a 7 jours
Paris, Île-de-France CLO Virtual Fashion Temps pleinFounded in 2009, CLO Virtual Fashion is creating a new ecosystem for digital fashion based on its unrivaled technology in 3D clothing simulation algorithms.CLO Virtual Fashion provides all clothing-related services from concept to design, manufacturing, marketing, fitting, and styling based on 3D clothing simulation algorithms.Along with costume design...
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Office manager
il y a 4 jours
Paris, Île-de-France TERCIO RH Temps pleinTERCIO et son bureau de Paris recrutent pour un de leurs clients, un cabinet conseil, un.e office manager expérimenté.e dans le cadre d'un CDI .Parfaite maitrise du pack office et notamment EXCELAnglais souhaitéRémunération en fonction de l'expérience ( entre 45 et 60 k€)Poste a pourvoir dès que possible.
