Secrétaire pédagogique département ICM H/F

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.

La Sorbonne Nouvelle en chiffres :

• 15 570 é (dont un tiers d'é internationaux)
• 710 et 900 chargé.es de cours
• 620 personnels et de bibliothèques
• 83 parcours en Licence et 69 parcours-type en Master
• 5 écoles doctorales
• 29 unités de recherche
• Un réseau de 400 établissements d'enseignement supérieur dans près de 30 pays

Pour en savoir plus : www.sorbonne-

Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Activité générale et / ou transversale du département :

• Accueillir et informer les usagers et les enseignants du département ;
• Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues ;
• Assurer l'assistance technique et logistique des responsables pédagogiques du département ;
• Mise à jour des supports d'informations sur l'offre des formations à charge (site, brochures, fiches diplôme…);
• Procéder à l'archivage des pièces administratives ;
• Préparer les documents et participer aux réunions de rentrée ;
• Accompagner le suivi et le recueil des données de pilotage pour la Direction ;
• Soutien à l'UFR en pic d'activité, renforts ponctuels selon le calendrier des opérations du département, participation aux événements de la vie du département et de l'UFR (cérémonie des diplômes, JPO, Semaine Arts et Médias, etc).

Campagne d'admission des étudiants

• Accompagnement et suivi des campagnes d'admissions (Parcoursup, eCandidat, MonMaster, etc. ...)
• Préparer l'instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative ;
• Préparer et assurer le secrétariat des commissions pédagogiques ; communication des décisions.

Gestion des études et des étudiants

Suivi de la gestion du cursus des étudiants en relation avec l'équipe enseignante pour les formations à charge :

• Gestion des IP : préparation des IP-Web, saisie des IP hors IP-Web et traitement des réclamations, traitement des demandes de dérogations (CTI) et IP Erasmus, etc. ... ;
• Préparation des emplois du temps : accompagnement des équipes pédagogiques à leur élaboration, saisie des emplois du temps dans ADE planning et suivi des enseignements pour le pôle études ;
• Gestion des demandes des enseignants pour les formations à charge : absences, changements de salles et rattrapages
• Suivi des présences des étudiants;
• Suivi de la signature des conventions de stage ;
• Suivi des contrats de professionnalisation et d'apprentissage pour les étudiants alternants

Contrôle des connaissances et gestion des résultats

• Collecter les modalités de contrôles des connaissances et des examens auprès des enseignants ;
• Suivre les propositions de composition de jurys ;

• Suivre la collecte des notes – lancement des calculs d'UE, préparer et assurer le secrétariat des jurys, éditer les relevés de notes et procès-verbaux définitifs d'APOGÉE ;

• Traiter les réclamations contentieuses (liaison Direction UFR - Enseignants- étudiants).

Connaissances :

• Connaître l'organisation de l'UFR Arts & Médias et l'offre de formation du département ;
• Organisation et fonctionnement du système LMD ;
• Connaissances des procédures et des règles administratives des universités ;
• Modes de fonctionnement des administrations publiques ;
• Connaissances des politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention.

Compétences opérationnelles :

• Maîtriser les outils de bureautique, et outils partagés (G-suite) ;
• Connaître les applications dévolues à la gestion de la scolarité (APOGÉE, KSUP, Forma'Link, Ecandidat…) ;
• Savoir rendre compte ; S'exprimer avec aisance à l'oral et à l'écrit ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité à interagir avec différents publics ;
• Capacité à organiser et planifier ses activités ;
• Capacité à concevoir et mettre en place des procédures de gestion ;
• Capacité à coordonner des activités collectives.

Compétences comportementales :

• Savoir être polyvalent
• Sens du service publique et qualités relationnelles
• Savoir être rigoureux, méthodique et disponible.
• Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière appropriée.
• Savoir gérer le stress dans les périodes d'activité intense

Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :

Diplôme équivalent au CAP et/ou BEP, formation administrative dans le domaine du secrétariat, expérience du système de l'enseignement supérieur