Responsable hébergement H/F

Le Terrass' Hôtel recherche actuellement un(e) Responsable Hébergement

Votre mission
Le/la responsable Hébergement encadre, coordonne et contrôle l'ensemble du personnel et les différents services liés à l'hébergement. Il/elle participe à l'organisation et au développement de l'activité hébergement sous le contrôle du de l'hôtel. Il/elle assiste la direction de l'hôtel sur les missions diverses liées à la communication, à la commercialisation de différents points de ventes tels que fitness, spa, boutique et conciergerie, et aux travaux prévus.

Vos responsabilités au quotidien

1. Management et gestion des collaborateurs :

   Encadrer les équipes :

   • Etages

   • Réservation

   • Réception

   Participer au recrutement du personnel et à son intégration au sein de l'hôtel en accord avec les procédures en place ;

   Gestion de l'on-boarding des nouveaux collaborateurs sur le département hébergement ; (suivi uniformes, casiers, création de badge, pass, intégration)

   Gestion des plannings des chefs de services et validation des salaires ;

   Peut être amené à se substituer à des chefs de service ponctuellement ;

   Maintenir la motivation de ses équipes au travail ;

   Emmener ses équipes avec elle dans une démarche toujours positive ;

   Formation des équipes sur l'ensemble des services de l'hébergement si nécessaire ;

   Savoir se faire respecter auprès de ses équipes et savoir prendre la bonne décision en cas de conflit en accord avec la Direction.

   Accompagner le référent concierge, mettre les outils en place pour l'aider au développement du service, suivre les outils Lougeup

   Faire en sorte que le Social Club et tous les marqueurs d'expérience Terrass et Biografy vivent dans le temps

2. Commercialisation

   Gérer et développer les différentes situations de la relation client (face à face, en ligne - site web, Chatbot, pré-séjour, post-séjour, Whatsapp…) ;

   Accueillir, informer, renseigner et conseiller les clients hôtel, spa, boutique, et restaurant afin de répondre au mieux à leur demande ;

   Cerner les demandes des clients et faire toujours progresser les équipes et l'infrastructure afin d'augmenter les ventes sur les points suivants :

   • Hôtel

   • Boutique

   • Spa

   • Fitness

   • Ateliers

   • Room service

   • Mini bar

   • Restaurant (en envoyant des clients hôtels et en accueillant dans le lobby les clients du restaurant) ;

   • Bar (en envoyant des clients hôtels et en accueillant dans le lobby les clients du bar)

   Peut être amené à enregistrer des réservations et doit optimiser l'occupation des chambres tout en respectant le prix moyen en accord avec la direction ;

   Travailler main dans la main avec le service commercial du siège Biografy afin de booster la visibilité de l'hôtel (site web, site OTA et autres canaux de distribution, réseaux sociaux…).

   Travailler au quotidien avec le service Réservation et évènementiel afin de s'assurer que toute l'équipe aie toutes les informations pour que les évènements prévus se passent dans les meilleures conditions.

3. Communication :

   Communiquer au quotidien avec ses équipes et transmettre les informations nécessaires leur permettant d'effectuer leurs tâches ;

   Communiquer avec les autres services de l'hôtel, la direction et le personnel du siège Biografy ;

   Améliorer la communication intra-services (Hopr ou autre tasking système utilisé ainsi que la communication humaine au quotidien entre les équipes) ;

   Améliorer et développer la communication avec les clients (Lounge up, hopr, prestay, réponses aux reviewpro et tripadvisor/google…etc, réponses sur les OTA aux commentaires clients);

   Être support de la direction sur le lancement de nouveaux évènements en faisant le relais avec le département communication du siège- 3 évènement annuel prévus par la direction en début d'année à piloter;

   Travailler main dans la main avec le service communication du siège pour fluidifier les échanges et pour booster les points de vente suivants : spa, fitness, ateliers, boutique et conciergerie;

4. Qualité, sécurité et environnement :

   Veiller au bon respect de la réglementation en matière d'installation et de sécurité publique ;

   Veiller aux bonnes conditions d'accueil du public et au respect des procédures qualité, hygiène et sécurité ;

   Veiller aux bonnes conditions de travail de ses équipes (respect de l'ergonomie au travail, des procédures en place…) et s'assurer que les outils de travail soient toujours en bon état ;

   Contrôler l'entretien des équipements, matériels et installations et identifier les besoins de renouvellement ou de réparation ;

   S'assurer du respect des normes en matière de sécurité et sûreté ;

   Faire le suivi des équipes concernant les procédures en matière de RSE (animation des associations)

   Suivi des process développement durable engagées à l'hôtel et aller toujours plus loin en accord avec la direction (Label clef verte) ;

   Animer des groupes de travail avec ses équipes sur les procédures relatives à l'assurance de la qualité en matière de satisfaction client, satisfaction des employés, développement durable…etc.

   Gagner en qualité pour tirer l'établissement vers le haut et faire vivre une expérience unique à nos clients (GRI, QS, Trip advisor, note booking…etc.).

5. Gestion courante et administration de l'activité :

   Faire le suivi logistique et l'approvisionnement des stocks (faire appel au responsable achat) ;

   Suivre activement la progression du chiffre d'affaire Hébergement sur tous les points de vente et essayer de l'améliorer en permanence ;

   Respecter les objectifs donnés par la direction au mieux ;

   S'assurer au quotidien que l'hôtel soit propre conformément aux exigences d'un hôtel 4 étoiles aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur ;

   S'assurer que l'hôtel soit entretenu à long terme en mettant en place des procédures de nettoyage ou maintenance récurrentes ;

   Valider des devis en consultation avec la direction tout en respectant le budget alloué en début d'année ;

   Réaliser toutes tâches annexes émises par la Direction (administratif, recherche de produits, sourcing, procédures…etc.) ;

   Faire le suivi des tâches liées à l'hébergement et les parties communes avec le Service technique tout en validant avec la direction quand il s'agit de faire appel à des sociétés externes

   Optimiser la planification des tâches techniques qui dépendent des prestataires externes et faire en sorte que celle-ci soient résolus rapidement tout en prenant en compte l'occupation/commercialisation de l'hôtel