Secrétaire de direction H/F

Rejoindre VYV3, c'est intégrer une structure mutualiste privée à but non-lucratif. A travers nos établissements médicosociaux, nous œuvrons pour une santé de qualité pour tous en offrant des réponses de proximité, personnalisées et adaptées à tous les âges de la vie.

Le Groupe VYV cultive une politique en faveur de la diversité, de l'égalité professionnelle et de l'emploi des travailleurs handicapés.

Le foyer d'hébergement Le Grand Chêne - Vernantes est un établissement mutualiste à but non lucratif qui propose à des travailleurs en situation de handicap psychique et/ou mental, un hébergement en colocation (sur 3 maisons de 11 personnes) et un accompagnement au quotidien adapté à leurs envies et à leurs projets. Le foyer d'hébergement permet aux adultes en situation de handicap, bénéficiant d'une certaine autonomie, de vivre une vie sociale la plus proche possible du milieu ordinaire. Apprentissages du quotidien, développement des compétences sociales et activités socioculturelles favorisent l'épanouissement des résidents et leur permettent de se construire en tant qu'individu.

La résidence du Grand Chêne recherche un(e) secrétaire à mi-temps qui saura apporter son dynamisme dans une équipe motivée accompagnant des personnes en situation de handicap. Le poste se situe sur le territoire de VERNANTES, ce qui implique une dynamique territoriale particulière avec des réseaux structurant et exigeant.

Vos missions principales seront :

• Assurer des activités d'accueil physique et téléphonique.

• Relai avec les services supports :

• Services RH : demande de contrats – EVP – formation.

• Système d'Information : demande d'adresses mails de PPA (Bilan MDA).

• Appui au directeur adjoint :

• Contribue à la gestion et la circulation de l'information en interne (note de service, affichage obligatoire) et en externe.

• Participe à la rédaction des rapports d'activités, aux tableaux d'indicateurs et de bord.
• La gestion du Temps des personnels, demandes de contrats,...
• En lien avec le D-A et l'animateur, la rédaction et la préparation et le suivi des CVS FH Le Grand Chêne.

• Assure le suivi du parcours administratif de l'usager :

• Suivi de ViaTrajectoire.

• Suivi du dossier administratif de l'usager tout au long de son parcours : création du dossier, préparation des contrats de séjours, suivi des échéances, des notifications…

• Participe à la gestion administrative de l'établissement :

• Suivi des tableaux d'activité de l'établissement et des services en lien avec le Directeur adjoint.

• Facturation des frais de séjours.
• Assure le suivi de la caisse du FH de Vernantes sous délégation du Directeur Adjoint.
• Rapprochement des factures avec les devis/BC/BL en lien avec la comptable.

• Appui à la gestion de la démarche d'amélioration continue de la qualité :

• Participation au COPIL Qualité.

• Veille sur le déploiement du PE au niveau administratif.
• Développement de l'outil AGEVAL dans le domaine de Gestion Documentaire.
• Commande de fournitures.
• Gestion de caisse avec les outils de traçabilité et une vérification 2 fois par an. Travaux administratifs (facturations, traitement des dossiers d'entrées/sorties ; traitement des aides-sociales).

• Niveau Bac (à minima).
• Maîtrise du Pack Office obligatoire.
• Bonne qualité rédactionnelle.
• Compétences organisationnelles.
• Savoir-être :

Qualités relationnelles indispensables.

Sens de l'accueil / aisance verbale notamment au téléphone.

Autonome dans la gestion de son travail.

• Type de contrat : CDI à pourvoir à partir du 01/12/2025.
• Horaires : à mi-temps soit 17.5 heures hebdomadaire.
• Rémunération selon convention collective 66 avec reprise de l'ancienneté. Prime de gestion de caisse.

Pourquoi choisir de travailler chez VYV 3 Pays de la Loire ?

• Mutuelle attractive avec reste à charge de 27€,
• Prise en charge d'abonnement aux transports en commun à hauteur de 75%,
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