Assistante administrative et financière des médiathèques H/F

La ville d'Oullins-Pierre-Bénite, issue de la fusion entre Oullins et Pierre-Bénite, est une municipalité dynamique comptant environ habitants. Cette union vise non seulement à maintenir la qualité des services offerts aux usagers mais aussi à répondre efficacement à leurs besoins, assurant ainsi un cadre de vie agréable. La Ville bénéficie d'une excellente desserte en transports publics grâce à une gare, deux stations de métro, et un réseau de bus, tout en encourageant un environnement propice à la mobilité douce.

En rejoignant la Ville d'Oullins-Pierre-Bénite, vous bénéficierez de politiques attractives d'accompagnement, de prévention, et de valorisation de votre carrière. Vous disposerez d'une rémunération statutaire, d'un régime indemnitaire spécifique à votre filière de recrutement, et d'une prime annuelle de 1300 € bruts (sous réserve d'éligibilité).

Parmi les actions sociales proposées, vous trouverez des titres-restaurant, une protection sociale complémentaire, ainsi que des activités extra-professionnelles sportives et culturelles, soutenues par des comités d'œuvres sociales (internes ou externes). Il est également possible de bénéficier d'une participation aux frais de transports publics et/ou d'un forfait mobilité durable. De plus, la monétisation du Compte Épargne Temps est envisageable, et des formules de temps de travail adaptées aux besoins du service sont disponibles.

Vous assurerez la gestion administrative et financière des médiathèques La Mémo et Elsa Triolet. Vous serez le régisseur des médiathèques et veillerez au suivi des stocks de fournitures, tout en maintenant le lien avec les services techniques de la ville.

Gestion administrative et financière des médiathèques

• Accueillir téléphoniquement les partenaires et fournisseurs des médiathèques.
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus de réunions, etc.
• Mettre à jour les plannings et organiser les réunions.
• Classer et archiver les documents.
• Suivre les contrats et prestations.
• Gérer le courrier administratif entrant et sortant.
• Assister à la préparation, au suivi (Webdelib), et à la diffusion des documents officiels soumis aux instances municipales.
• Envoyer des lettres de relance pour les retards et gérer le remboursement des documents perdus ou abîmés.
• Servir d'interface avec les services financiers et administratifs de la collectivité.

Gestion financière et comptable

• Participer à l'élaboration du budget prévisionnel de la médiathèque en compilant les besoins et en estimant les dépenses pour les orientations financières.
• Sous la responsabilité de la directrice, suivre et exécuter le budget.
• Saisir les engagements et les bons de commande.
• Suivre les livraisons, vérifier les factures et les pièces justificatives le cas échéant.
• Assurer le suivi de la consommation des crédits.
• Tenir les régies des médiathèques.
• Déclarer et contrôler le droit de prêt à la Sofia, incluant la collecte des données et la vérification des déclarations périodiques pour la rémunération des auteurs et éditeurs.

Accueil et gestion des prêts

• Participer au roulement de gestion des prêts et des retours.
• Accueillir et renseigner le public.

Soutien logistique et organisationnel

• Suivre les stocks de fournitures et gérer les commandes.
• Participer à l'organisation d'événements, animations ou actions culturelles, en s'occupant de la logistique, de la réservation de matériel, et du suivi administratif.
• Assurer l'interface avec les services techniques et informatiques de la collectivité.

Liaisons fonctionnelles

En interne :

• Direction des médiathèques, direction du pôle culture, Sport, Vie Associative , évènementiel

et des élus, services de la collectivité

• Communication permanente avec les collaborateurs et notamment les encadrants

En externe :

• Fournisseurs, partenaires

Techniques :

• Connaitre le cadre juridique et réglementaire du domaine d'activité

• Connaitre le cadre juridique et réglementaire des collectivités, ses enjeux et ses évolutions -

Connaître les règles budgétaires des collectivités ainsi que les règles inhérentes à la commande

publique

Relationnelles

• Capacité à animer une équipe, à fédérer les énergies
• Sens du dialogue et aisance relationnelle, capacité à gérer les conflits
• Adaptabilité, autonomie, créativité, rigueur
• Sens du service public