Chargé·e de prestations seniors

Située au cœur de la vallée de la Seine à la lisière de l'Île-de-France et aux portes de la Normandie, pivot de l'Axe Paris-Rouen-Le Havre, Mantes-la-Jolie se partage entre un Centre-ville dense économiquement, des espaces résidentiels et des grands ensembles en pleine métamorphose.MissionMissions générales :· Assurer l'accueil du public senior et le soutien administratif des pôles (priorité Pôle Seniors), avec référence conformité pour le portage de repas (documents usagers, mentions légales, médiation, attestation fiscale).· Garantir une facturation fiable et conforme (portage, téléassistance) et l'alignement intégral : grilles tarifaires CCAS marché public logiciel Millésimes/Ciril.· Piloter et améliorer l'organisation : procédures écrites, check-lists, tableau de bord, et suivi prestataire pour sécuriser la qualité de service et la conformité.Activités principales :1) Accueil, information et orientation des usagers seniorsAccueil physique et téléphonique des usagers et de leurs proches.Présentation claire des prestations (portage de repas, téléassistance) : contenu, modalités d'inscription, pièces à fournir, tarifs et tranches, conditions de résiliation/suspension.Remise et explication des documents obligatoires : fiche précontractuelle, devis (obligatoire si > 100 €/mois), règlement de service, RGPD/SEPA.2) Réclamations et médiation (traitement de 1er niveau)Enregistrement systématique des demandes et réclamations (registre, accusé de réception).Instruction et réponse, suivi des correctifs (avoir, relivraison, geste commercial si prévu).Escalade au prestataire si blocage ; information sur le médiateur en dernier recours (conformément aux textes).3) Interface opérationnelle avec le prestataire (levée des freins)Point de contact pour lever rapidement les freins (qualité, substitutions, retards, planning).Remontée d'incidents structurée (fiches incident + preuves), suivi des engagements du prestataire jusqu'à clôture.Réunions de suivi régulières et comptes rendus (actions, délais, responsables).Coordination avec Marchés/Finances (en lien avec le chef de Pôle Seniors) lorsque les sujets touchent aux prix, pénalités ou facturation.4) Portage de repas — conformité & facturationMise à jour et contrôle des modèles et supports (devis, factures, affiches, fiche, site) avec mentions obligatoiresFacturation et contrôle qualité mensuel (échantillon de factures, check-list), corrections immédiates.5) Logiciel de facturation (Millésimes/Ciril)Référent·e fonctionnel·le : demandes de paramétrage, tests de recette, suivi des correctifs.Alignement intégral grille CCAS logiciel (zéro écart), préparation des attestations fiscales (clé de ventilation appliquée).6) Révision tarifaire annuelle (01/09)Relance du titulaire pour transmission des prix révisés ; à défaut, coordination avec Marchés/Finances pour le calcul officiel.Mise à jour logiciel/affiches/site, courrier aux usagers, préparation des éléments pour le CA.7) TéléassistanceGestion des dossiers, facturation, bilans d'activité, supports usagers conformes.8) Gestion administrative & financière transversaleSaisie/mandatement, certification des factures, tableaux de bord, pièces budgétaires, archivage horodaté (piste d'audit).Préparation des documents de réunions/CA (notes, délibérations, annexes tarifaires).Statistiques & reporting d'activité (qualité, incidents, délais de facturation, écarts grille/logiciel) ; propositions d'amélioration.ProfileConditions de travail :· Poste sédentaire à dominante téléphonique : accueil et information des seniors et de leurs proches tout au long de la journée.· Volume d'appels régulier et organisé : scripts d'appel et modèles de réponses disponibles ; casque téléphonique fourni.· Accueil physique sur rendez-vous ou selon planning, en relais avec l'équipe.· Travail sur écran (logiciel métier Millésimes/Arche et bureautique).· Organisation du temps : créneaux identifiés pour traiter les dossiers en dehors des pics d'appels ; relais d'équipe en cas d'affluence.· Périodes plus denses : rentrée (révision tarifaire au 01/09), préparation des Conseils d'administration, envoi des attestations (janvier), événements seniors.· Horaires : 37 h/semaine (RTT), plages fixes avec ajustements ponctuels liés au service public ; déplacements rares.· Appui et formation : accompagnement à la prise de poste, formation aux outils et aux procédures ; soutien du manager pour les situations urgentes ou sensibles.Profil du candidat :Qualifications et compétences requises :· Diplôme niveau IV/V (gestion/administration/comptabilité) ou équivalent.· Outils de comptabilité publique (CIRIL, CHORUS) et bureautique (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).· Connaissance comptabilité publique et procédures des collectivités.· Pratique des logiciels de facturation (idéalement Millésimes/Ciril) : paramétrage et tests,· Contrôle interne et traçabilité (archivage daté des supports).· Connaissance des règles de comptabilité publique et des procédures administratives des collectivités territoriales.· Expérience souhaitée dans un poste similaire (assistant comptable ou administratif).Qualités attendues :· Rigueur, méthode, sens du contrôle et de la preuve.· Clarté et pédagogie avec les usagers ; fermeté constructive avec les prestataires.· Organisation, priorisation, travail en interface (Seniors, Marchés, Finances, prestataires).· Proactivité / force de proposition, fiabilité des écrits.Statut et conditions de rémunération :Poste ouvert aux fonctionnaires de catégorie C (filière administrative) ou aux contractuels (CDD).Rémunération statutaire + IFSE.Temps de travail : 37h/semaine avec RTT.Avantages : accès CNAS/COS, restaurant d'entreprise.