Secrétaire médical(e) multi-sites

Gynea accompagne les femmes à tous les moments importants de leur vie : puberté, maternité, post-partum, ménopause - sur le terrain physique mais aussi mental.

Les espaces Gynea sont des lieux chaleureux dans lesquels les professionnels de santé et thérapeutes travaillent ensemble et dans la bienveillance afin de proposer une prise en charge optimale.

Les équipes chez Gynea sont constituées de :

• Gynécologues médicaux
• Gynécologues obstétriciens
• Sages-femmes
• Psychologues
• Diététiciennes
• Ostéopathes
• Masseur-kinésithérapeutes
• Sexothérapeute

Nous recherchons un(e) secrétaire médical(e) volante pour rejoindre notre équipe, disponible pour assurer l'accueil sur nos 3 sites (Pantin, Clichy et Paris 18) selon nos besoins (absences, congés, surplus d'activité).

En tant que secrétaire médical(e) volante chez Gynea, vous serez le premier point de contact des patientes, l'allié(e) des praticiens et le garant(e) d'un environnement fluide et bien organisé.

Vos missions principales :

• Accueillir les patientes : vous les renseignerez sur l'offre de soins proposée au cabinet, en leur fournissant les informations nécessaires pour se sentir à l'aise dès leur arrivée.
• Gestion des rendez-vous : utilisez Doctolib pour organiser les plannings, valider les données administratives et assurer une expérience fluide pour chaque patiente.
• Collecte d'informations médicales : vous recueillerez les antécédents médicaux des patientes, garantissant une prise en charge personnalisée et adaptée.
• Soutien administratif : vous assurerez le codage, l'encaissement et la télétransmission des consultations et actes effectués par les praticiens (formation prévue à cet effet).
• Stérilisation des instruments médicaux : vous veillerez à la stérilisation d'instruments médicaux pour assurer la sécurité des soins (formation prévue à cet effet).
• Assistance lors d'interventions médicales : vous apporterez votre aide aux professionnels de santé lors de certaines interventions, devenant un maillon essentiel de l'équipe.
• Organisation et rangement : vous participerez à l'organisation du stockage, du rangement des fournitures, ainsi qu'à la gestion du courrier.
• Création d'un environnement accueillant : vous vous assurerez que le cabinet reste un lieu agréable pour les patientes en procédant à des rangements et nettoyages tout au long de la journée.
• Coordination avec les services administratifs : Vous contribuerez à une communication fluide et à une collaboration efficace entre les différents services administratifs du cabinet.

• Disponibilité horaire et flexibilité du lieu de travail : vous pouvez vous rendre facilement dans les 3 cabinets (moins de 45mn de trajet), et vous faites preuve de flexibilité sur les changements de planning de dernière minute (du jour pour le lendemain par exemple). Vous êtes disponible pour travailler à des horaires variables (début dès 8h/8h30 certains jours, et jusqu'à 19h30 d'autres jours).

• Première expérience significative en secrétariat ou en accueil : vous avez déjà travaillé dans un contexte où vous deviez gérer un flux important de clients et savez maintenir un service de qualité, même sous pression.

• Aisance avec les outils informatiques : vous êtes à l'aise avec des logiciels de gestion médicale (ex. Doctolib) et vous savez faire preuve de rigueur dans la gestion des dossiers administratifs.
• Empathie et amabilité : vous avez à cœur d'offrir une expérience positive aux patientes. Vous savez réagir avec calme et bienveillance face à des situations délicates (ex. gestion des retards de consultations ou patientes en situation de stress).
• Capacité à travailler en équipe : vous aimez travailler en collaboration avec vos collègues, et savez faire preuve de solidarité et d'adaptabilité dans une équipe pluridisciplinaire.

Ce que vous trouverez chez nous :

• Un poste en CDI (35h sur 5 jours, cela peut être moins selon vos disponibilités), dans un cabinet moderne et bienveillant
• Une équipe dynamique et soudée, où l'entraide est un véritable moteur.
• Un environnement de travail axé sur l'humain, où chaque journée est différente, chaque patiente est unique, et où votre rôle fait la différence.