Assistant ADV H/F

La société THUNEVIN, propriétaire de nombreuses propriétés viticoles, dont le château Valandraud, 1er Grand Cru Classé de Saint Emilion, recherche son assistant ADV pour son site de négoce et de conditionnement situé à ST MAGNE DE CASTILLON (33).

À propos du rôle

Assurer la coordination administrative de l'activité commerciale, en collaboration avec les commerciaux, les services logistiques ainsi qu'avec la direction. Assurer la saisie des commandes, la préparation des supports documentaires nécessaires à l'exportation tout en assurant la communication avec le client jusqu'à la réception de la commande par ce dernier.

Principales missions :

Administration Des Ventes

· Coordonner les différents services de l'entreprise (commerciaux, transporteurs-à pour la logistique, service comptable) ;

· Coordonner et administrer l'expédition des commandes à pour la logistique et veiller à la communication, auprès du client, du traitement de sa commande

· Renseigner les clients à propos des prix, délais, nouveaux produits…

· Enregistrer les commandes et leurs délais

· Régler les problèmes ou petits litiges liés aux commandes ou aux livraisons

· Suivi de la clientèle

· Contrôle des encours clients.

· Relance des règlements en attente, après validation du commercial en charge du client.

· Contrôle de la marge lors de l'enregistrement des commandes.

· Suivi des litiges : retours marchandises, avoirs financiers.

Assistance aux commerciaux

· S'assurer des livraisons dans les délais

· S'occuper des démarches liées à l'export, si besoin (CE…)

· Rédiger des correspondances commerciales

· Actualiser les échéanciers et les tableaux de bord : statistiques produits, clients, vendeurs, évolution des groupements…

· Envoyer les échantillons destinés aux clients, salons ou foires

· Participer aux actions de communication, de réception ou à tout autre évènement jugé nécessaire pas la Direction

Remplacements des commerciaux

· Contrôler et enregistrer les contrats de vente ;

· Gestion des commandes par téléphone, courrier, messagerie ou EDI

· Relancer les prospects et les clients

· Assurer les relations avec les courtiers et les agents

Moyens et ressources

· Equipements informatiques et de communication, connectés au réseau de l'entreprise.

· Accès aux documents commerciaux et comptables comme les tarifs, publicités, bons de commandes, bons de livraisons, factures, avoirs, etc.

Compétences techniques

• Bien connaître l'entreprise et l'organisation du travail pour informer le client de manière appropriée

• Connaître les principales caractéristiques techniques des produits

• S'informer et transmettre l'information efficacement : être à l'écoute, poser les questions pertinentes, reformuler, etc.

• Argumenter et négocier en s'adaptant à des personnalités variées

• Synthétiser les informations, les transmettre de manière claire et précise selon les procédures définies

• Résoudre rapidement les problèmes

• Connaître les principales démarches pour l'export (normes douanières, incoterms, flux logistiques, packing list …)

• Rédiger un courrier commercial

• Maîtriser les outils bureautiques : traitement de textes, tableur, base de données, traitement d'images…

• Savoir utiliser les outils de communication

• Parler une ou des langues étrangères, au moins l'anglais (indispensable)

· Maîtrise de l'orthographe et des règles grammaticales

Aptitudes Professionnelles

• Avoir le goût du contact et le sens du service (indispensable).

• S'adapter aux évolutions et réagir rapidement

• Être autonome et polyvalente, prendre des initiatives et gérer les risques

• Faire preuve d'une bonne organisation et de rigueur

• Communiquer avec des interlocuteurs variés, aussi bien de visu qu'au téléphone

• Avoir de la diplomatie et une bonne élocution

• Savoir développer un argumentaire

• Travailler en équipe

Profil :

Une expérience sur un poste similaire est requise. Anglais courant indispensable.

Détails complémentaires :

Salaire selon profil et expérience : 25 k€ à 27 k€ sur 13 mois

Avantages : 13ème mois, tickets restaurants …

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 25 000,00€ à 27 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel