Assistant(e) administratif et de direction H/F

Institution de droit privé chargée d'une mission de service public, l'Ordre assure la régulation déontologique de la profession médicale. Présent sur tous les territoires l'Ordre agit au plus près des médecins dans leur exercice. Il leur apporte un éclairage déontologique, des conseils juridiques, accompagne leur installation, les guide dans leurs démarches administratives, les soutient en cas de difficultés. L'Ordre veille également à préserver l'intérêt du patient et la relation médecin-patient est au cœur de ses préoccupations. Il dispose à cet égard d'instances disciplinaires.

Le service Formation et compétences médicales (FCM) gère les commissions de qualification, examine les questions liées à la formation initiale et continue, à la certification périodique des médecins, à l'évolution des carrières des médecins et au développement professionnel continu.

À propos du poste

Au sein du service FCM, nous recherchons un ou une assistant ou assistante dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. Vous serez le soutien essentiel à la gestion quotidienne de nos activités administratives et organisationnelles. Vous aurez l'opportunité d'évoluer dans un environnement professionnel stimulant, où vos compétences en gestion et votre sens du service seront valorisés. La maîtrise des outils numériques et une excellente capacité d'organisation seront indispensables pour réussir dans ce poste.

Les missions principales

• Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions (internes et externes) y compris institutionnelles ;

• Préparer les supports nécessaires aux réunions, en formats papier et numérique (présentations, documents, comptes rendus) ;

• Gérer simultanément plusieurs agendas (élus et collaborateurs) et veiller à leur coordination optimale ;

• Assurer le suivi des dossiers liés aux réunions ;

• Prendre en charge le suivi complet de certains dossiers en autonomie (par exemple le droit au titre) ;

• Fournir un premier niveau de réponse aux sollicitations des différents interlocuteurs (internes comme externes) en lien avec les juristes du service ;

• Réaliser toute autre mission, en lien avec les activités du service, selon les demandes du responsable

Tâches classiques de secrétariat :

• Gestion du courrier/courriels : enregistrement, mise en forme, suivi du processus de validation, envoi et classement ;

• Frappe et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus ;

• Gestion des appels téléphoniques (filtre les appels, répond aux demandes dans la limite de ses compétences ou transmet l'appel aux juristes ou à un autre service) ...

Profil recherché

- Formation Bac+2 minimum ;

• Expérience confirmée dans l'assistanat ou similaire : 5 ans (Requis) ;

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et organisation ;

• Compétences rédactionnelles avec une excellente orthographe ;

• Bonnes connaissances de l'environnement Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Teams…) ;

• Capacité à travailler efficacement et à établir des priorités dans les tâches à accomplir en fonction des délais ;

• Capacité à gérer les urgences ;

• Sens du relationnel ;

• Attrait pour la polyvalence ;

• Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à son interlocuteur ;

• Respect de la confidentialité.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 45 000,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT
• Travail à domicile occasionnel

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

• Assistanat: 5 ans (Optionnel)

Lieu du poste : Télétravail hybride Paris)