Assistant de direction DGS F/H
il y a 4 heures
Informations générales
Organisme de rattachement
Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de vingt-cinq 27 sites en Ile-de-France et en régions.
Référence
Niveau facultaire / inter-facultaire
Directions inter-facultaires
Versant
Fonction Publique de l'Etat
Catégorie (DGAFP)
B (profession intermédiaire)
Corps
TECH
Domaine / métier
05 - Catégorie B - Technicien (TECH) - J - Gestion et Pilotage - Technicien-ne en gestion administrative
Nature de l'emploi
Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Statut du poste
Susceptible d'être vacant
Intitulé du poste
Assistant de direction DGS F/H
Présentation de la structure recruteuse
La Direction générale des services (DGS) rassemble la directrice générale des services et quatre directeurs généraux des services adjoints qui coordonnent chacun un pôle de directions parmi les 22 directions de niveau interfacultaire. La DGS travaille en étroite collaboration avec les directions générales des trois facultés et la présidence de l'université.
Description du poste
Fonctions : Assistant(e) de Direction DGS
Emploi-type : J4C42 -Technicien(ne) en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J - Gestion et Pilotage
CDD de 6 mois.
Mission :
Placé(e) auprès du/de la Directeur/trice Générale des Services et des directeurs généraux des services adjoints, l'assistant(e) de direction a pour mission de les assister dans l'exécution de leurs activités et d'en optimiser la gestion.
Il ou elle devra travailler en interaction avec le secrétariat de la Présidence, avec les secrétariats des facultés et avec les différentes directions de l'université.
Activités principales :
- Gestion des agendas, organisation des rendez-vous et des réunions et suivi des demandes de la DGS et des DGS adjoints
- Accueil téléphonique, accueil et orientation des visiteurs
- Suivi des demandes adressées à la direction générale des services par des interlocuteurs externes ou internes à Sorbonne Université
- Préparation de dossiers en vue des réunions politiques et administratives
- Archivage de documents et des dossiers
- Gestion de la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture...)
- Commandes de fournitures et de diverses prestations (café d'accueil…) et création des diverses prestations
- Gestion financière de la direction générale des services et de la direction des affaires juridiques institutionnelles
- Organisation de réunions et prises de rendez-vous pour la direction des affaires juridiques et institutionnelles
- Participation pour la DGS à l'organisation logistique d'événements institutionnels
- Suivi et mise à jour des compteurs congés dans GABS
- Suivi des dossiers juridiques
- Intégration des nouveaux agents au sein de la DGS
Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles)
Connaissances transversales requises :
- Connaissance générale des procédures administratives
- Connaissance des techniques de secrétariat
Savoir-faire :
- Savoir organiser et planifier ses activités
- Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance
Savoir-être :
- Excellent relationnel
- Organisation
- Rigueur
- Réactivité
- Disponibilité
- Discrétion
- Autonomie
Durée du contrat (mois)
6
Quotité
Temps plein
Conditions particulières d'exercice
Le secrétariat de la DGS est composé de deux assistant(e)s de direction et en l'absence d'un ou d'une des deux assistant(e)s, l'autre le ou la remplace sur ses missions et activités.
Les fonctions d'assistant(e) de la DGS requièrent une discrétion professionnelle exemplaire en raison du caractère parfois sensibles des dossiers et un excellent relationnel avec l'ensemble des interlocuteurs de la directions générale des services.
Informations complémentairesEncadrement
Non
Télétravail possible
Oui
Critères candidatNiveau d'études
Niveau 4 - Bac
Localisation du poste
Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)
Lieu d'affectation (sans géolocalisation)
4 place Jussieu 75005 Paris
Site
Campus Pierre et Marie Curie - 4 place Jussieu 75005 Paris
Date de vacance de l'emploi
01/03/2026
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