Agent d'accueil standardiste

Objectif général du poste

• Accueil physique des usagers :

Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché

• Accueil téléphonique des usagers :

Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et / ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature

• Traitement du courrier entrant et sortant

• Etre support dans le déploiement des actions de la Direction de la communication (Signalétique /accueil des participants /mise en place matériel /affichage)

• Participer aux admissions des patients (Renseigner sur les parcours patients et les modalités d'admission, création de dossiers administratifs patient en relai du service admissions/facturation & préparation des dossiers de pré-admission en hôpital de jour)

Responsabilités et missions

• Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)

• Accompagnement des personnes dans les locaux, lieux internes (services, lieux de prise en charge.) ou externes

• Contrôle d'identité des visiteurs (visiteurs médicaux, représentants commerciaux,...)

• Information et conseil à des tiers (agents, patients, familles, etc.)

• Création des dossiers administratifs et l'admission des patients non connus (en dehors des heures d'ouverture du service admissions facturation)

• Participer à l'admission des patients pris en charge en hôpital de jour oncologie (préparation des dossiers patients et validation des préadmissions)

• Participation à la gestion de la permanence des soins (Transferts des appels internes à destination des professionnels d'astreinte, Disposer des informations utiles à la gestion des appels : tableau de permanence des soins & répertoire en lien à jour à disposition immédiate)

• Participation à la bonne diffusion de l'information auprès des usagers (Diffusion auprès des professionnels, mise à jour de l'affichage institutionnel et événementiel, réassort des informations en libre-service dans le hall après définition des outils en accord avec le N+1)

• Apporte un soutien organisationnel et logistique aux initiatives de la Direction de la communication

• Tenue d'un suivi des clés de salles de réunions de l'établissement

• Mise à disposition de fauteuils roulants au bénéfice des usagers de l'établissement

• Tenue du document de recueil des transmissions

• Gestion quotidienne du parc de tablettes tactiles mis à disposition des patients (Gestion du planning de réservation, entretien hygiène des tablettes, mise à jour des applications et du système)

• Gestion accès lieu de recueillement / Espace des associations & tenue du registre

• Renseigner les patients sur les modalités de souscription à l'offre multimédia

• Accompagnement des volontaires en service civique en mission dans l'établissement

• Savoir renseigner sur les modalités d'accès à un interprète qu'il soit issu de ou

professionnel

• Vérification de l'identité, des circulations/conditions de visite et d'accès et des personnes souhaitant être en contact avec des professionnels de l'établissement ou des patients

Liens hiérarchiques et fonctionnels / Relations extérieures

Lien hiérarchique :

Responsable accueil-standard & ERI | Direction de la communication

Liens fonctionnels :

• Patients, usagers, familles, professionnels du Centre Paul Strauss, prestataires

Compétences

Savoir-faire

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes,

• Gérer ses émotions, son stress

• Identifier / analyser des situations d'urgence et définir des actions

• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

• Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle

• S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes

• Maitrise des outils bureautiques et les différents logiciels métiers propres à chacun des postes

Savoir être

• Avoir un bon relationnel

• Patience

• Discrétion

Aptitudes

• Rigueur

• Sens de l'organisation

• Polyvalence

• Travail en équipe

Formation Diplômes et expérience

• Bac pro métiers de l'accueil

• Une première expérience dans le secteur hospitalier serait un plus

Spécificités du poste

• Amplitude horaire : 7h – 20h en semaine : poste matin et poste soir en roulement

• Week-end et jour férié travaillés selon roulement

Statut et conditions de travail

Le poste est basé sur le site de l'ICANS - Institut de Cancérologie Strasbourg Europe