stage chef de projet evenementiel

À propos du poste

Nous recherchons un ou une stagiaire en événementiel pour rejoindre notre équipe dynamique. En tant que stagiaire, vous participerez activement à la conception, à la planification et à la coordination de divers événements, tout en développant vos compétences dans le domaine de l'organisation et de la gestion d'événements. Ce poste offre une opportunité unique d'acquérir une expérience concrète dans un environnement professionnel stimulant, où votre créativité et votre sens de l'organisation seront valorisés. Vous travaillerez en étroite collaboration avec notre équipe expérimentée, contribuant à la réussite de projets variés et innovants.

1. Gestion de projets événementiels

2. Planification des événements : Le chef de projet événementiel junior aide à définir les objectifs de l'événement (lancement de produit, séminaire, conférence, salon, événement interne, etc.), le public cible et les messages clés. Il participe également à la création du calendrier de l'événement, en planifiant les étapes et les délais à respecter.

3. Budget et ressources : Il participe à l'élaboration du budget et à la gestion des ressources nécessaires, telles que la location des lieux, les prestataires (traiteurs, sécurité, logistique, etc.), le matériel technique (scène, éclairage, sonorisation), et les intervenants. Il doit s'assurer que les coûts sont maîtrisés tout en respectant les exigences de l'événement.

4. Suivi et reporting : Le chef de projet junior doit suivre l'évolution du projet tout au long de sa réalisation, en effectuant un reporting régulier à la direction ou au responsable des événements pour assurer une bonne gestion de l'avancement, du budget et des délais.

5. Coordination logistique

6. Logistique sur place : Il s'occupe de la coordination des aspects logistiques de l'événement : gestion de l'accueil des invités, du matériel (chaises, stands, éclairage, etc.), de la signalétique, et de l'organisation des espaces. Il veille à ce que tout soit en place avant le début de l'événement.

7. Transport et hébergement : Si l'événement implique des déplacements ou des invités de l'extérieur, le chef de projet s'assure que le transport et l'hébergement sont bien organisés.

8. Suivi des prestataires : Il prend en charge la gestion des relations avec les prestataires externes (traiteurs, techniciens, décorateurs, photographes, etc.), et veille à leur coordination pour garantir leur ponctualité et la qualité de leurs services.

9. Création et gestion du contenu de l'événement

10. Concept et programmation : Selon le type d'événement, il peut participer à l'élaboration du programme ou du contenu de l'événement, qu'il s'agisse de conférences, de tables rondes, d'activités ou de discours. Il veille à ce que le contenu soit pertinent et intéressant pour le public cible.

11. Communication visuelle et supports : En fonction de la structure, il peut être amené à travailler avec le designer graphique ou le responsable de la communication pour créer des supports visuels pour l'événement, comme des invitations, des brochures, des visuels pour les réseaux sociaux ou la signalétique.

12. Gestion de la communication et du marketing

13. Promotion de l'événement : Le chef de projet événementiel junior aide à la promotion de l'événement en collaboration avec l'équipe marketing et communication. Cela inclut la gestion des invitations, la communication sur les réseaux sociaux, l'envoi de newsletters ou encore la rédaction de communiqués de presse.

14. Relation presse : Pour certains événements, il peut aussi être responsable de la gestion des relations avec la presse et les influenceurs, ainsi que de l'organisation des interviews ou de la couverture médiatique.

15. Suivi des inscriptions et des invitations : Il s'occupe du suivi des invitations, des inscriptions des participants et de la gestion des listes d'invités, tout en s'assurant que chaque participant reçoit les informations nécessaires pour participer à l'événement.

16. Animation et coordination pendant l'événement

17. Gestion sur site : Pendant l'événement, il supervise l'installation et le bon déroulement des activités. Il doit être disponible pour résoudre les imprévus et s'assurer que les intervenants et les participants sont bien pris en charge.

18. Coordination en temps réel : Il est souvent l'intermédiaire entre les différents intervenants (présentateurs, techniciens, équipes de sécurité) et veille à ce que l'événement se déroule selon le plan prévu. Il doit également gérer les imprévus et s'assurer que tout se passe dans la bonne humeur.

19. Assistance aux invités : Le chef de projet junior s'assure que l'accueil des invités se fait de manière fluide, en veillant à la bonne gestion de l'enregistrement des participants, des badges et de la distribution des documents (programmes, goodies, etc.).

20. Suivi post-événement

21. Feedback et évaluation : Après l'événement, il recueille les retours des participants, des clients et de l'équipe pour évaluer le succès de l'événement et identifier des axes d'amélioration. Cela inclut souvent la réalisation de sondages de satisfaction, l'analyse des interactions sur les réseaux sociaux ou la couverture médiatique.

22. Rédaction de rapports : Le chef de projet junior peut être chargé de rédiger un rapport récapitulatif de l'événement, incluant des éléments comme la participation, les retombées médiatiques, le respect du budget, les points positifs et les axes d'amélioration.

23. Gestion des remerciements et clôture : Il peut aussi envoyer des remerciements aux participants et aux prestataires, en veillant à clôturer administrativement l'événement, comme le paiement des factures et l'archivage des documents.

24. Veille et recherche de nouveaux fournisseurs ou partenaires

25. Prospection de nouveaux partenaires : Le chef de projet événementiel junior participe à la recherche de nouveaux fournisseurs (traiteurs, lieux, technologies, agences de communication, etc.) pour des futurs événements. Il évalue les options en fonction des besoins de l'entreprise et du budget.

26. Innovation dans les formats d'événements : Dans une jeune structure, il peut aussi être impliqué dans la recherche de nouvelles idées créatives pour des événements (formats innovants, événements hybrides, ou virtuels) afin de se démarquer et de proposer des expériences uniques.

Compétences clés pour un chef de projet événementiel junior :

• Organisation et gestion du temps : La gestion de multiples tâches et la capacité à travailler sous pression sont des compétences essentielles dans ce rôle. Le chef de projet doit savoir gérer des délais serrés et plusieurs aspects d'un événement en même temps.
• Communication et relationnel : Il doit être à l'aise pour communiquer avec différents interlocuteurs (clients, prestataires, participants) et avoir une bonne capacité à gérer les imprévus de manière calme et efficace.
• Créativité et sens du détail : Une bonne dose de créativité est nécessaire pour concevoir des événements attrayants, tout en ayant une attention particulière aux détails afin de garantir une expérience réussie pour les participants.
• Gestion de budget : Le suivi des coûts est crucial, et le chef de projet doit s'assurer de respecter les prévisions budgétaires tout en recherchant des solutions économiques sans compromettre la qualité.
• Adaptabilité et réactivité : L'environnement événementiel est souvent imprévisible, ce qui nécessite de savoir s'adapter rapidement aux changements et de réagir efficacement face aux imprévus.

Profil recherché

Vous êtes étudiant(e) ou en formation dans le domaine de l'événementiel, du marketing ou de la communication. Vous faites preuve d'un excellent sens de l'organisation, de bonnes compétences en communication et d'une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. La maîtrise des outils bureautiques ainsi qu'une expérience préalable dans l'organisation d'événements ou dans le secteur des services sont un plus. Vous êtes reconnu(e) pour votre créativité, votre autonomie et votre capacité à travailler en équipe. Une connaissance du secteur serait appréciée. Les candidat(e)s sélectionné(e)s auront l'opportunité de développer leurs compétences professionnelles tout en participant activement à la réussite de projets variés dans un environnement stimulant.

Type d'emploi : Stage

Statut : Cadre

Durée du contrat : 2 mois

Rémunération : 11,88€ à 34,59€ par heure

Nombre d'heures : 35 par semaine

Avantages :

• Flextime

Lieu du poste : Télétravail hybride Mérignac)