Stage administratif

À propos de nous
Family Sphere Saint Germain en Laye est votre agence spécialisée dans la garde d'enfants à domicile.

Créé en 2006, Family Sphere, réseau spécialiste de la garde d'enfants à domicile, est présent aujourd'hui sur l'ensemble de la France à travers ses 100 agences.

Organismes agréés par l'État, les agences Family Sphere proposent des services sur-mesure. Chaque demande de garde d'enfants est étudiée de façon individuelle et chaque proposition est adaptée aux besoins de la famille. Pour remplir les missions qui lui sont confiées, le réseau met à la disposition des familles des intervenant(e)s qualifié(e)s, qui savent s'adapter aux emplois du temps des parents et apporter sécurité, attention et confort aux enfants.

Mission
En tant que stagiaire assistant administratif, le poste a pour objectif de soutenir le bon fonctionnement quotidien du service en prenant en charge les tâches courantes de gestion administrative, de suivi des dossiers et de coordination interne. La mission contribue à la fluidité de l'information, à la qualité de l'accueil et à la fiabilité des documents nécessaires aux activités de l'équipe.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique : prise de messages, orientation des interlocuteurs, transmission des informations aux personnes concernées.
• Gérer le courrier entrant et sortant : réception, tri, numérisation éventuelle, envoi et classement, en veillant au respect des délais et des procédures internes.
• Participer à la gestion et à la mise à jour des dossiers administratifs : saisie et vérification de données, classement papier et numérique, archivage et recherche de documents.
• Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents : courriers, notes internes, comptes rendus simples, tableaux de suivi, présentations et formulaires.
• Appuyer l'organisation logistique des réunions et événements internes : préparation de documents, envoi de convocations et suivi des présences.
• Effectuer des tâches de gestion courante : suivi de fournitures, mise à jour de bases de données, scans, copies, enregistrement de factures ou de notes selon les procédures.
• Contribuer à la circulation fluide de l'information dans l'équipe en relayant les messages, en mettant à jour les tableaux de bord et en signalant les éléments urgents ou manquants.

Cette mission s'intègre directement dans les objectifs du service en permettant de gagner en efficacité opérationnelle, d'améliorer la traçabilité des informations et de soutenir les équipes dans leurs activités quotidiennes, afin de garantir un fonctionnement administratif fiable et structuré.

Profil
Profil Recherché
Étudiant(e) en gestion ou en secrétariat, démontrant un haut niveau de sérieux, de rigueur et de sens des responsabilités. La personne idéale suit actuellement une formation en gestion, administration, secrétariat ou domaine administratif équivalent et souhaite mettre en pratique ses acquis théoriques dans un environnement professionnel structuré.

Le profil attendu se caractérise par une excellente capacité d'organisation, une gestion efficace des priorités et un sens aigu du détail.

La personne recherchée fait preuve de ponctualité, de discrétion et de professionnalisme, notamment dans la gestion d'informations sensibles ou confidentielles. Une bonne communication, écrite comme orale, ainsi qu'une attitude courtoise et respectueuse envers les interlocuteurs internes et externes sont attendues.

Une première expérience de stage ou de job étudiant dans un service administratif, une structure de gestion ou un secrétariat serait un atout apprécié, mais n'est pas obligatoire si la personne démontre une réelle maturité, une fiabilité éprouvée et un intérêt marqué pour les fonctions administratives et de gestion.

Référence de l'offre : 8wh32kl6ag