Responsable du Pôle Recherches F/H(Nouvelle fenêtre)

Contexte

Assurer l'orientation, l'accompagnement et la réponse aux demandes de recherche des usagers lors de leur venue en salle de lecture ou à distance.

Concevoir, mettre en place, animer ou participer à des projets de diversification des publics sur l'étude, la connaissance et la diffusion des fonds d'archives et de patrimoine bâti.

Assurer la suppléance de la régie de recettes, et superviser la suppléance du standard et de la gestion du courrier.

Mission

Ø Pilote les demandes de recherches

 Traiter/superviser l'ensemble des demandes reçues (site internet, courriers, courriels, téléphone…) et se répartir leur traitement avec le chargé de recherches.

 Formaliser les process de recherches et les faire évoluer dans une logique de transversalité et d'amélioration continue.

 Concevoir et mettre à jour des supports d'aide à la recherche pour les publics et les agents.

 Répondre aux demandes de recherche et orientations scientifiques complexes (usagers, conseils et orientations sur rendez-vous de partenaires travaillant sur des projets de valorisation culturelle ou scientifique en collaboration avec les Archives…).

 Instruire les demandes de dérogation aux règles de communicabilité.

 Compiler des indicateurs et les analyser dans une logique d'amélioration continue. Superviser l'alimentation du tableau chrono de recherche réalisé par le chargé de recherche.

 Alerter sur l'état matériel des fonds communiqués et leur exhaustivité.

 Faire remonter les problèmes techniques pour l'intervention du prestataire logiciel ou de la Direction des systèmes d'information.

 Réaliser une veille sur les évolutions législatives en matière de communicabilité.

Ø Assure la gestion de la salle de lecture

 Veiller à l'application du règlement dans les espaces publics.

 Veiller à l'affichage des informations à l'attention des usagers et des présidents de salle.

 Superviser la surveillance des espaces publics y compris dans le respect des normes de conservation préventive.

 Etablir le planning de salle de lecture et coordonner l'activité des agents y participant (roulement des présidents de salle).

 Participer à la présidence de salle.

 Assurer une formation continue des présidents de salle.

 Vérifier la saisie informatique, dans le logiciel métier, des fiches papier d'inscription, en vue de l'exploitation des données pour les statistiques et l'envoi de la newsletter, et mettre à jour le fichier contact sur le logiciel de messagerie.

 Superviser les demandes d'assermentation des agents nouveaux arrivants.

Ø Développe les relations avec les chercheurs et l'enseignement supérieur en particulier.

 Gérer les relations avec les chercheurs (professionnels, enseignement supérieur, étudiants…).

 Accueillir des étudiants dans le cadre de partenariats noués avec les universités.

 Proposer des sujets de recherches et projets tutorés et coordonner l'encadrement des étudiants en lien avec les responsables de fonds.

 Mettre en place des actions de formation/information d'aide à la recherche scientifique dans les fonds d'archives et de patrimoine bâti.

 Faire des interventions en extérieur (ex : conférences, réunions, représentation de l'institution…).

 Gérer les demandes de stages et les conventions avec l'enseignement supérieur ; veiller à leur mise en œuvre (application des clauses, réalisation des projets cités).

Ø Participe aux actions de diffusion liées à l'étude et la connaissance des fonds archivistiques.

 Sous la supervision du chef du service des Publics, concevoir une programmation autour de la recherche et en assurer la logistique et l'animation : cafés archives, indexation collaborative, journées d'étude….

 Participer aux recherches documentaires dans le cadre de manifestations culturelles de la direction (expositions en particulier).

 Participer à la relecture de la transcription des conférences captées et diffusées.

 Instruire les demandes de prestations de services et de réutilisation des informations publiques détenues par les Archives départementales et les licences afférentes (dossiers administratifs, dossiers des fichiers numériques à fournir, copies papier, suivi et application des licences de réutilisation des données).

 Gérer les demandes de prêts de documents originaux.

Ø Assure des missions de suppléance.

 Être régisseur suppléant de la régie de recettes.

 Le pôle Recherches (2 personnes) assure la suppléance du courrier et du standard téléphonique durant l'absence du responsable du Pôle Administration générale.

Profil

Technique

• Utiliser les logiciels métier (Ligeo pour les archives ; logiciel de la DGFIP pour le compte bancaire de la régie de recette).
• Bien maîtriser la navigation sur Internet : site des Archives (utilisation des formulaires de recherche, connaissance actualisée des contenus scientifiques et culturels), sites culture, patrimoine et ceux de la collectivité.
• Maitriser les principes généraux du classement des archives et les techniques de recherche dans les fonds archivistiques.
• Savoir gérer un planning.
• Maîtriser les bases de la comptabilité publique.

Relationnel

• Avoir des qualités d'accueil, d'expression orale, d'écoute et de dialogue.
• Être professionnel, ponctuel et de bonne présentation.
• Avoir le sens du travail en équipe.
• Avoir le sens de l'organisation et rigueur, tout en sachant gérer l'imprévu avec initiative et autonomie.
• Avoir le sens du service public et du secret professionnel.

Connaissances

• Connaître le fonctionnement des Archives : cadres de classement, contenu et contexte de production, maniement des instruments de recherche papier et électroniques, règles de communicabilité…
• Connaître les institutions dans le département.
• Connaître les règles de conservation préventive.
• Connaître les règles d'hygiène et de sécurité (évacuation du public).
• Maîtriser les procédures internes à la Direction des Archives.

Niveau de formation générale ou titre professionnel requis :

• Diplôme supérieur archivistique.

Spécificités

Port de charges régulier.

Travaux salissants occasionnels.

Poste en mouvement.

Disponibilités horaires ponctuelles lors d'événements dans les locaux.

Horaires fixes en cohérence avec l'ouverture de la salle de lecture.

Coordination des congés avec le chargé de recherches du pôle Recherche et la responsable du Pôle Administration générale.