Administrative Coordinator Of Public Tenders

Tu es à l'aise avec les candidatures aux appels d'offres, mais ton super-pouvoir, c'est surtout ta capacité à jongler entre 1 000 missions sans perdre le fil ? Viens mettre ton talent au service d'une équipe qui carbure à l'efficacité, à la bienveillance… et au café .

 
Et si vous deveniez le pilier de notre organisation ?

Intégré·e au

pôle Ressources & Moyens
, tu es un véritable 
soutien pour toute l'équipe RESO
 : tu fais le lien, tu organises, tu fluidifies.

Ta priorité ? Gérer de A à Z le suivi administratif des 
marchés publics
. Mais ce n'est pas tout Tu joues un rôle clé dans 
la gestion quotidienne de la vie d'entreprise
, aux côtés des responsables, des équipes et de la direction.

Chez 
RESO
, votre capacité à jongler entre rigueur, autonomie et esprit d'équipe fera toute la différence.

Vos missions principales

Suivi administratif des marchés publics

Vous prenez en charge l'ensemble du cycle administratif des appels d'offres publics :

Avant attribution :

Préparer et actualiser les documents administratifs (Kbis, attestations, DC1, DC2…)

Vérifier la conformité des pièces

Gérer les échéances et les alertes

Pendant la procédure :

Assurer les échanges avec les autorités adjudicatrices

Rédiger les réponses aux demandes complémentaires

Après attribution :

Vérifier les notifications et pièces contractuelles

Mettre à jour les tableaux de suivi

Assurer le suivi et la traçabilité des dossiers

 Constitution de groupements & développement du réseau partenaires

Lorsque

RESO 
est mandataire d'une équipe de maîtrise d'œuvre, vous assurez la constitution et la coordination du groupement :

• Identification des partenaires selon la nature du projet et les attentes du maître d'ouvrage
• Sollicitation, relance et formalisation des engagements (lettres de candidature, DC1, conventions de groupement, etc.)
• Centralisation des pièces administratives des cotraitants
• Suivi des validations, des signatures et de la conformité réglementaire
• Organisation des échanges avec les partenaires tout au long du processus de candidature
• Interface unique entre 
  RESO
  , ses cotraitants et les autorités adjudicatrices

En parallèle, vous contribuez activement à l'enrichissement stratégique de notre base de partenaires, pour garantir une réactivité optimale selon les projets :

• Suivi et mise à jour des contacts (BET, architectes, économistes, AMO, etc.)
• Archivage et analyse des expériences communes (projets, contextes, types de missions)
• Veille active par domaine d'expertise, secteur géographique ou typologie de commande
• Identification et qualification de nouveaux acteurs selon les dynamiques d'appels d'offres
• Structuration de la base pour faciliter les futurs montages d'équipes

Contribution aux propositions d'honoraires & mémoires techniques

En appui aux responsables d'affaires et au pôle Maîtrise d'Œuvre, vous intervenez dans la préparation et la mise en forme des réponses techniques et financières :

• Participation à l'élaboration des propositions d'honoraires (mise en forme, vérification, suivi des grilles financières…)
• Centralisation et organisation des pièces à fournir selon les attendus du DCE
• Mise en page et structuration des mémoires techniques (plans type, éléments de contexte, intégration des données fournies par les équipes techniques)
• Contribution à la cohérence des livrables, en lien avec la charte graphique et les exigences du client
• Participation à la capitalisation : suivi des offres passées, amélioration continue des trames et contenus types

Amélioration continue & retour sur expérience

Dans une logique de progression permanente, vous participez activement à l'analyse des résultats de candidatures et à la mise en place d'actions correctives :

• Veille sur les attributions et résultats des marchés auxquels RESO a candidaté
• Analyse des rejets et identification des causes (note technique, offre financière, équipe, etc.)
• Formalisation de retours d'expérience à chaud et à froid
• Élaboration de plans d'action en lien avec les équipes techniques et commerciales
• Suivi de la mise en œuvre des ajustements pour optimiser les futures réponses

Gestion Administrative quotidienne :

• Appels téléphoniques, mails, accueil physique
• Gestion du courrier (réception, envoi, suivi recommandé)
• Coordination avec les prestataires (comptables, OPCO, banque, etc.)
• Gestion administrative des contrats d'assurance
• Administration des outils numériques (Lucca, Libeo, Sellsy…)

Comptabilité & facturation :

• Suivi et émission de factures clients
• Contrôle et règlement des factures fournisseurs
• Vérification comptable de premier niveau

 
Ressources Humaines :

• Suivi des dossiers RH : contrats, DPAE, mutuelle, médecine du travail, PEE...
• Intégration des nouveaux arrivants
• Organisation logistique des réunions d'équipe
• Mise à jour des documents internes (règlement intérieur, DUERP, chartes…)

 
Soutien aux responsables :

• Aide à la gestion de projets
• Préparation de présentations
• Relecture de documents techniques (CCTP, etc.)

 
Tu es le bras droit de tout le monde... et tout le monde compte sur toi

Ce qu'on aime chez toi :

10 ans d'expérience en assistanat administratif ou de direction

Une connaissance solide des marchés publics

Maîtrise des outils bureautiques (Office 365)

Organisation, autonomie, rigueur et… bonne humeur