Assistant accueil et en gestion administrative H/F

AFFECTATION

Le service commun de formations continue et par alternance (SEFCA) et plus précisément son département santé avec l'UMDPCS.

En lien avec l'adjoint au responsable administratif, le responsable administratif et le directeur du SEFCA, le poste d'accueil et de Gestionnaire Administratif se charge de la gestion administrative quotidienne du service. Il traite les différentes Inscriptions Administratives (IA) & saisies vacations, dans le logiciel SAGHE. Il alimente en données d'exploitation le système d'information.

Activités principales :

• Réaliser l'accueil physique, téléphonique pour informer, orienter & accompagner les divers publics de la FC (interne & externe) & assurer le lien entre ces usagers & les personnels du service, en établissant la communication entre eux
• Traiter les mails, gérer l'adresse générique avec diffusion des réponses apportées aux différents interlocuteurs correspondants
• Gérer le courrier ; le réceptionner, le distribuer aux intéressés & assurer la traçabilité (tableau de bord) & en assurer son suivi. Dispatcher les commandes suivant le destinataire concerné
• Diffuser, réceptionner les dossiers d'IA & enregistrer ces dossiers. Editer ponctuellement des listes d'émargement vierges (demande des stagiaires)
• Traiter, diffuser des informations internes & externes concernant le fonctionnement du service (oral & écrit)
• Distribuer ces dossiers aux assistants de formations en charge de la formation concernée
• Saisir des IA dans Apogée & gestion & suivi sous EUDONET
• Gérer les contrats & conventions de formation : envoyer aux futurs stagiaires le dossier de formation continue, en assurer le retour & le pointage, établir les devis de formation, subsidiairement aux ingénieurs de formation, établir les contrats, conventions & avenants de formation, relancer les retardataires, suivi des dossiers & des émargements.
• Editer, envoyer (recommandé avec AR) des attestations de réussite, relevés de notes & diplômes
• Réaliser la liaison avec la facturation interne du service (dossiers partagés), gérer le règlement des frais IA & des frais de formation (chèques, espèces)
• Etablir les attestations de suivi & d'assiduité, classement des dossiers, attestations de présence

Gestion des dossiers vacataires dans SAGHE :

• Informer, accompagner les vacataires intervenants dans les formations, afin qu'ils puissent s'enregistrer & établir leurs dossiers vacataires
• Pré-examiner les dossiers vacataires
• Centraliser & saisir les heures prévisionnel des vacataires
• Les valider auprès des Chargés d'ingénierie
• Réajuster les heures réalisées
• Faire valider auprès de la direction du SEFCA les tableaux de bord

Diplôme classé au moins au niveau 3, baccalauréat souhaité

Connaissances

• Cette fonction requiert une grande rigueur, une forte capacité de travail et une très bonne réactivité. Elle exige des connaissances pratiques en matière de formation continue, de la VAP et de la VAE ; de l'alternance associée à une connaissance de la diversité du public de la FC et des besoins de formation.
• Techniques de communication et de secrétariat
• Connaitre les programmes de financement de la formation
• Une connaissance du milieu universitaire ou éducatif serait appréciée.

Compétences

• Maitriser la réalisation de synthèses/ rapports/ documents et Gérer le système de classement
• Maitriser la mise en œuvre des logiciels bureautiques courants (traitement de textes, tableur) pour concevoir et alimenter des tableaux de bord
• Hiérarchiser l'importance des courriers, courriels et appels téléphoniques
• Renseigner des logiciels métiers (Apogée inscription administrative, System Univ pour l'élaboration des contrats et conventions, logiciels partenaires AREF, KAIROS…)

Savoir-faire technique et méthodologique

• Maîtriser les outils informatiques

Savoir-être

• Capacité à travailler en équipe et aisance relationnelle
• Avoir le sens du travail en équipe, de la communication et celui de la confidentialité
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de disponibilité

CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE

• Prise de poste ou début de contrat prévisible : 19/01/2026
• Contrat : catégorie C, CDD 1 an, renouvelable
• Télétravail possible après période d'intégration
• Rémunération : à partir de 1806 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel