Coordination administrative et communication

L'école Montessori 21 de Paris-Jaurès est située au 74, quai de la Loire, Elle donne d'un côté sur la bassin de la Villette, et de l'autre sur le jardin de la copropriété de l'immeuble. Elle dispose dans son environnement immédiat d'espaces verts exceptionnels : à 1 min à pied de 2 parcs publics, à 10 min du parc des Buttes-Chaumont, et à 15 minutes du Parc de la Villette, D'une surface de 600m2, l'école comporte en plus des 4 ambiances une salle dédiée aux arts picturaux et une autre à la musique.

Le Poste
Assistant administrative et Communication

FICHE DE POSTE

Grâce à son rôle, d'organisation, de communication et de coordination, l'Assistant Administratif et Communication accompagne la direction au quotidien dans la gestion efficace des ressources et des opérations de l'école.

A ce titre, il prend en charge les missions suivantes :

Ressources Humaines

• Gestion administrative des ressources humaines (planning hebdomadaire type des nouveaux salariés, documents obligatoires, Lucca, médecine du travail…)
• Contribuer à la gestion des absences et remplacements.
• Mettre en place et assurer le suivi des actions choisies pour le développement professionnel du personnel.

Gestion Des Opérations

• Superviser le nettoyage et l'entretien des locaux en assurant le respect des normes d'hygiène et de sécurité.
• Organiser et améliorer les services de restauration tout en garantissant le respect des normes de santé et de sécurité.
• Être en lien avec le bailleur et gérer les travaux de maintenance et d'entretien des installations, en assurant la sécurité et le respect des règlementations.
• Gérer les commandes de fournitures et du matériel pédagogique.
• Organiser des formations et des exercices en matière d'hygiène et de sécurité, de premier secours et de sécurité incendie.
• Élaborer et mettre à jour la procédure de gestion des accès.
• Élaborer et tenir à jour la procédure d'évaluation des risques.
• Respecter les exigences administratives du Rectorat (ex.ONDE, PPMS etc)

Admissions

• Coordonner l'organisation des événements de promotion de l'école tels que des journées portes ouvertes, les réunions des parents et événements.
• Participer au processus d'inscription avec les parents potentiels, y compris le suivi par courrier électronique et par téléphone, la programmation de la visite, le suivi.
• Communiquer les valeurs de Montessori 21 aux familles potentielles lors d'un premier contact téléphonique.

Communication

• Communiquer sur les événements pour les parents (par exemple, des soirées d'information pour les parents, le café des parents…).
• Mettre en page la newsletter mensuelle de l'école ainsi que les documents de communication.
• Participer aux événements de marketing prévus (par exemple, journées portes ouvertes, soirées d'information pour les parents potentiels, foires scolaires).
• Agir en général comme un ambassadeur de l'école.
• Aider à construire des partenariats forts avec des acteurs du quartier, le voisinage, pour contribuer à une implantation positive de l'école.

Santé Financière

• Assister à la gestion des budgets annuels et mensuels en suivant les objectifs d'inscription, ainsi que d'autres éléments clés.
• Soumettre des pièces justificatifs comptables, selon les besoins.
• Assister à la procédure de recouvrement.

Accompagnement Des Enfants

• Contribuer à créer un climat positif et bienveillant où les enfants se sentent en sécurité et valorisés.
• En cas d'accident ou de blessure, prodiguer les premiers secours si nécessaire.

Engagement et collaboration en équipe

• Favoriser un environnement d'équipe collaboratif et dynamique, où chaque membre contribue activement à la vie de l'école.
• Participer activement aux réunions d'équipe.
• Accompagner les stagiaires et les services civiques et contribuer à leur accueil.
• S'engager dans un développement professionnel continu en participant aux formations et séminaires annuels requis, organisés notamment par le Réseau.

Profil Recherché
Très organisé et à l'aise avec les outils informatiques, doté d'une forte capacité de travail, le candidat idéal est une personne qui aime le travail soigné et structuré. Il souhaite travailler pour un projet qui a du sens.