Gestionnaire Administration des Ventes

Bona fidé recherche un(e) gestionnaire Administration des ventes (ADV) et Office manager pour rejoindre son équipe.

Nous sommes une
agence de conseil en communication et influence
, qui accompagne un grand nombre de clients privés et d'organisations publiques, à taille humaine, basée à proximité du Canal Saint-Martin (Paris 10
ème
).

Nous vous proposons d'intégrer notre
équipe d'une trentaine de personnes
, dans un environnement qui encourage
l'autonomie, la rigueur et la prise d'initiative
, et dans laquelle l'équipe dirigeante travaille en échange permanent avec les collaborateurs.

L'agence connaît une
activité en croissance
et souhaite
structurer ses fonctions administratives et de support pour gagner en performance.

Descriptif du poste

Encadré(e) par la directrice des opérations, et en lien rapproché avec la directrice administrative et financière, vous effectuerez des missions d'administration des ventes et d'office management au service du Président et de la Direction générale mais aussi de l'ensemble de l'équipe et de l'environnement de travail.

Véritable
pivot entre les équipes
, la direction des opérations, la direction administrative et financière, la direction générale et les clients,
il/elle assure la gestion de l'administration des ventes, le support aux équipes internes via l'office management et le soutien administratif et informatique, dans un environnement exigeant et dynamique.

Détail des missions :

Administration des ventes (ADV)

• Gestion du
  cycle de vente
  administratif :

·
Enregistrement des clients et fournisseurs dans le logiciel de gestion

·
Suivi des devis et réception des bons de commande, en lien avec les chefs de projet

· 
Facturation clients (honoraires, projets, récurrents)

· 
Suivi des encaissements et relances clients.

• Gestion des
  contrats et avenants
  : veiller au respect des conditions contractuelles négociées avec les clients, notamment en termes de tarifs et délais.
• Suivi des
  appels d'offres
  sur la partie administrative.
• Coordination
  : collaborer avec les équipes projet, la direction administrative et financière et la direction des opérations pour assurer la fluidité des opérations et résoudre les éventuels problèmes.

Office management

• Supervision des
  services généraux
  (accueil des prestataires et visiteurs, distribution du courrier, gestion des stocks, services internes…).
• Gestion des
  fournitures
  de bureau et des équipements (commande, recensement des besoins, rangement en cas de besoin…).
• Gestion des
  prestataires et fournisseurs
  de l'agence (nettoyage, sécurité, maintenance…) et liés à l'environnement de travail (abonnements presse, achats livres et documentation).
• Gestion des
  relations avec le bailleur
  , en lien avec la direction générale (organisation des interventions en lien avec les personnes concernées, information aux équipes…).
• Mise en place et être garant(e) du respect des
  procédures internes
  (sécurité, hygiène, organisation des espaces…)
• Appui à l'organisation d'événements
   d'équipe, clients ou de développement, au sein de l'agence ou à l'extérieur : petits-déjeuners, dîners clients, soirée d'agence (+300 invités), conférences, réunions d'équipe, séminaires d'équipes, etc...
• Contribution à la gestion de la
  base de contacts
  de l'agence (mise à jour, ajout des contacts du Président…).

Soutien administratif et informatique

• Gestion des agendas, réunions et déplacements
  du Président et de la Direction générale
• Rédaction des
  comptes-rendus
  des réunions internes et/ou externes
• Organisation
  logistique de réunions internes et clients
• Gestion des
  besoins informatiques simples
  du Président ou remontée à l'équipe technique.

Compétences requises

• Excellente maîtrise des
  outils bureautiques
  (en particulier Excel)
• Excellente maîtrise du
  français écrit et oral
• Capacité à être
  flexible
  , à gérer les priorités et à travailler dans l'urgence
• Sens de l'organisation,
  rigueur
  et
  autonomie
• Discrétion
  et sens de la
  confidentialité
• Bon relationnel
  , diplomatie et esprit d'équipe

Mais aussi :

• Vous êtes
  disponible
  immédiatement (ou presque )
• Vous avez
  entre 3 à 5 ans d'expérience
  sur un poste similaire
• Vous avez un
  Bac +2 minimum
  en gestion des entreprises ou commerciale, management, ou équivalent.

Conditions

• Durée
  : Contrat à durée indéterminée
• Lieu
  : 47 bis rue des Vinaigriers 75010 Paris
• Disponibilité
  :
  immédiate
• Avantages
  : prime et participation annuelles, mutuelle, carte SWILE, forfait mobilité durable, séances de sport.
• Indemnité
   : entre 32K€ et 35K€ bruts annuels selon expérience et profil

Postuler

Merci de nous adresser
un CV et une lettre de candidature à

Si votre profil nous semble en affinité avec le poste que nous proposons, nous vous contacterons pour pouvoir nous rencontrer. L'entretien se déroulera dans nos locaux.

Nous prévoyons entre un entretien avec la Directrice des opérations, un deuxième entretien avec un représentant de la Direction générale et un troisième entretien avec le Président de Bona fidé.