Assistante de direction-Office Manager

PIBA recherche son Assistante de direction F/H -Office Manager

PIBA, Société à taille humaine intervenant principalement en Ile de France et également en France entière. Nous assistons nos clients, acteurs institutionnels, dans le montage et le pilotage de leurs projets de construction, de transformation et/ou de restructuration lourde en logements (70 % de l'activité), en petits équipements et en tertiaire (30% de notre activité). Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction /Office Manager.

Descriptif du poste :

En étroite collaboration avec la direction, vous êtes le bras droit du directeur général, Vous jouez un rôle moteur dans l'administration et la gestion de la société d'une part, et dans la cohésion et le dynamisme d'une équipe à taille humaine d'autre part. Vous êtes notamment chargé (e) de :

-  Gestion comptable, administrative et financière de la société en coordination avec le directeur d'agence et les prestataires extérieurs ( comptable et pôle social) et les administrations etc…

-  Etablissement de la facturation clients (facture par projet) en relation avec les directeurs de projets et le directeur de l'agence,

-  Contrôle des missions des prestataires et fournisseurs : expert-comptable, prestataire informatique, société de gestion des paies, société de nettoyage, informatique etc… et Gestion et Suivi des contrats, des devis et des factures de tous ces fournisseurs,

-  Transmission des factures aux clients, suivi clients et relances nécessaires en relation avec les directeurs de projets,

-  Gestion des fournitures de l'agence (commandes, rangement, suivi des stocks),

-  Transmission et échanges avec nos prestataires en charge du pôle social et comptabilité : Gestion des notes de frais, tickets restaurant, titre de transport, et des dossiers RH des collaborateurs, recueil de variables de paie et transmission à notre prestataire extérieur

-  Suivi et tenue des tableaux de bord de suivi financier y compris relance de nos clients en retard de règlement,

-  Assistance aux directeurs de projets et au directeur général dans le suivi des appels d'offres, aide à la préparation et montage des dossiers de réponses aux appels d'offres et relations clients

-  Suivi administratifs et financiers des contrats clients jusqu'à la clôture en coordination avec le directeur,

-  Organisation des réunions internes de revue des projets en coordination avec le directeur d'agence : agendas, comptes rendus, etc.

-  Assurer le reporting interne au près du Directeur

Profil recherché :

Vous devez être titulaire d'un diplôme d'études supérieures (Bac+3 minimum) et avoir au moins 3 années d'expérience en tant qu'assistante opérationnelle, office manager dans une PME appréciée. Idéalement, connaissance du secteur immobilier, le logement et de la construction, bureaux d'études, agences d'architecture et plus particulièrement des bailleurs sociaux HLM et du logement social ou dans un environnement similaire.

Maîtrise impérative des logiciels de bureautique indispensable : pack office (Word, Excel, PowerPoint etc.)

Réactivité, Sens de probité, de la confidentialité et esprit d'équipe. Par ailleurs, vous êtes orienté service et êtes attaché à délivrer un travail de qualité.

Qualités principales :

•Organisé(e), Rigueur, Curiosité et Autonomie,

•Sens des priorités et capacité à prendre des initiatives

Un profil rigoureux et organisé, capable de gérer les priorités face à un volume de travail important.

Rattachement

Rattaché au Directeur Général

Rémunération et avantages

Selon profil et expérience : Entre et € bruts annuels + primes + Tickets restaurant + Mutuelle

Type de contrat :

CDI – 39 heures/semaine